對(duì)于項(xiàng)目的各階段需要建立不同的溝通層次，設(shè)定規(guī)范的溝通節(jié)點(diǎn)流程，通知項(xiàng)目各干系人按照制定的方案執(zhí)行，從而規(guī)范操作，提升溝通效率，避免了多頭匯報(bào)，溝通不統(tǒng)一，浪費(fèi)溝通資源和人員精力。
與客戶約定的溝通程序往往在項(xiàng)目展開的過程中，往往會(huì)被項(xiàng)目甲乙雙方忽視掉，原因是項(xiàng)目瑣事太多，顧不過來，諸如之類的其他原因。溝通層次混亂會(huì)引發(fā)嚴(yán)重消耗項(xiàng)目組人員的溝通成本，會(huì)不斷有人就同一個(gè)問題來找你溝通，對(duì)于確定的成果由于沒有有效的上傳或者下達(dá)，又出現(xiàn)反復(fù)，推翻，又論證，又確定的問題。這是不亞于一場(chǎng)災(zāi)難。
所以在日常項(xiàng)目運(yùn)作的過程中，要建立有效的溝通機(jī)制，高屋建瓴需要堅(jiān)實(shí)的地基支撐，出現(xiàn)溝通對(duì)應(yīng)不到相應(yīng)接口人的時(shí)候，立即查看溝通計(jì)劃，通知相關(guān)人查看溝通計(jì)劃，按流程辦事。
項(xiàng)目管理過程的溝通主線為類似組織結(jié)構(gòu)圖的上下級(jí)關(guān)系(縱向)，項(xiàng)目甲乙方保持橫向溝通，同時(shí)偶爾需要交叉跨職級(jí)了解項(xiàng)目其他人員的真實(shí)想法，所以可以理解為‘一條主線，按點(diǎn)發(fā)散’，當(dāng)然隨著項(xiàng)目目標(biāo)的調(diào)整，客戶部門職能的變動(dòng)要調(diào)整你的溝通樹。
針對(duì)溝通主要的項(xiàng)目階段：
需求收集
工作確認(rèn)
培訓(xùn)客戶
變更流程
對(duì)于項(xiàng)目中不同階段，不同事務(wù)要靈活處理，有所變通，在上面沒有提及項(xiàng)目組直接和普通用戶接觸，這也非常重要，因?yàn)橄到y(tǒng)最終接受者是他們，需要時(shí)常聆聽他們的聲音，也許你的一個(gè)很小的改變，會(huì)解放他們很大的精力，雖然有鍍金之嫌，但是會(huì)贏得他們的認(rèn)同和支持，這一點(diǎn)項(xiàng)目經(jīng)理最好在項(xiàng)目不忙的階段花一點(diǎn)時(shí)間，你一定會(huì)感受到事半功倍的效果!