為什么范圍蔓延經(jīng)常發(fā)生？該做些什么事情才能管理好范圍？ 

你是否曾在邊界擴(kuò)大了的項(xiàng)目里工作過？

或者更為重要是，你是否曾在范圍沒有擴(kuò)大的項(xiàng)目里工作過？

范圍蔓延通常被定義為：計(jì)劃之外的項(xiàng)目規(guī)模擴(kuò)大。我們?nèi)绾伪苊馑?？是否可以既有效率又有效果地控制和管理我們的業(yè)務(wù)流程改進(jìn)項(xiàng)目？答案是，完全可以！幾乎每個(gè)參與過項(xiàng)目工作中的人都遇到過項(xiàng)目范圍蔓延的問題。這就像壓縮海綿，當(dāng)它掉入水中時(shí)會(huì)發(fā)生膨脹，變成原來尺寸的10-20倍，這是因?yàn)樗倪吔纾ㄋ芰夏z囊）被溶解了。同樣，項(xiàng)目邊界的消失也會(huì)導(dǎo)致項(xiàng)目范圍蔓延。為了防止范圍蔓延，我們有必要正確地去定義問題根源。

如果我們分析范圍蔓延的根本原因，可以發(fā)現(xiàn)以下主要問題：

錯(cuò)誤地定義了流程以及沒有認(rèn)識(shí)到所有流程都是相互連接的。 

錯(cuò)誤的人在定義范圍。 

與項(xiàng)目相關(guān)的術(shù)語沒有被定義。 

沒有定義流程之間的高層次界面。 

忽略了對(duì)這些分界面的“體檢”工作。 

 沒有意識(shí)到這樣一個(gè)問題：項(xiàng)目的某些方面會(huì)使項(xiàng)目規(guī)模變得很大以至于無法管理。 

1、 錯(cuò)誤地定義了流程以及沒有認(rèn)識(shí)到所有流程都是相互連接的。

這些問題不是與我們做過的工作有關(guān)，而是與沒做過的有關(guān)。所有問題皆始于組織如何定義業(yè)務(wù)流程。當(dāng)問及業(yè)務(wù)流程如何定義時(shí)，我經(jīng)常得到這樣一些回答：它是使輸入變成生產(chǎn)結(jié)果的一組業(yè)務(wù)活動(dòng)。流程有兩個(gè)特點(diǎn)很少被提到：第一，幾乎所有的流程都是跨職能的。第二，幾乎所有流程都是相互連接的。如果你項(xiàng)目中的一個(gè)“流程”只包含了一個(gè)職能部門，那么極有可能是：你原始的項(xiàng)目范圍只包含了流程的一部分，到最后，項(xiàng)目范圍將包含整個(gè)流程。

比如一個(gè)公司希望改進(jìn)應(yīng)付賬款“流程”，這做得到么？應(yīng)付賬款確實(shí)是使輸入變成生產(chǎn)結(jié)果的一組業(yè)務(wù)活動(dòng)。但是，我們必須要問：為什么非要一個(gè)輸入？當(dāng)每月信用卡賬單寄來的時(shí)候，我也不得不問同樣的問題。我有賬單，因?yàn)橘徺I了物品。因此，在一個(gè)公司里，如果我們想改進(jìn)應(yīng)付賬款，就必須檢查在采購這個(gè)環(huán)節(jié)上發(fā)生了什么。然后，如果我們購買了物品，接下來發(fā)生了什么？我們接收了這項(xiàng)物品?，F(xiàn)在，我們也應(yīng)該把接收包含在內(nèi)，因?yàn)槲覀儾辉敢鉃槟切]有接收到的物品付錢。當(dāng)我們接收到物品后，如不直接使用的話，它們就會(huì)入庫。那么我們就要同庫存人員溝通，以確保不出現(xiàn)庫存問題。在使應(yīng)付賬款“流程”確實(shí)有效之前，我們必須確保充分利用了所有協(xié)商好的折扣條款。這些條款是通過合法協(xié)商而得到的，這樣的話，就需要法務(wù)部參與到項(xiàng)目中。最后一個(gè)問題：誰來選擇供應(yīng)商？有供應(yīng)商篩選流程么？我們可以暫且認(rèn)為篩選流程發(fā)生在市場(chǎng)部。我們還可以列出更多的情況，但在這里只是舉個(gè)簡單的例子。項(xiàng)目的范圍變化了多少？從一個(gè)職能部門內(nèi)的應(yīng)付賬款開始，拓展到采購、接收、庫存控制、法務(wù)、市場(chǎng)。現(xiàn)在，我們的項(xiàng)目與一開始相比大了5倍。

另一方面，我們可以僅僅改進(jìn)應(yīng)付賬款，畢竟包含其他類別的話會(huì)讓項(xiàng)目更加復(fù)雜，那意味著有人不得不去協(xié)調(diào)跨職能所需的資源。在這種情況下，我們要對(duì)應(yīng)付賬款“流程”進(jìn)行重新設(shè)計(jì)以便產(chǎn)生更有效率的付帳單。然而，我們從來沒有充分利用折扣，我們從十個(gè)供應(yīng)商那里購買辦公用品，為我們從來沒有接收到的物品付款，或者為我們接收了但漏到了不合適的組織部門里的物品付款。有人會(huì)產(chǎn)生疑問：為什么沒有從應(yīng)付賬款改進(jìn)項(xiàng)目中獲得商業(yè)利益？

2、錯(cuò)誤的人在定義范圍。

引起流程改進(jìn)項(xiàng)目范圍蔓延的第