作為一名項目經(jīng)理，經(jīng)常會遇到很多意想不到的情況。有些情況本不應該出現(xiàn)問題，可是突發(fā)情況下卻出現(xiàn)了問題。比如，項目團隊成員因突然感冒無法來上班;客戶對項目設計審批后，還需要變動技術(shù)設計要求;項目使用的實驗設備突然出現(xiàn)故障;等等很多意外的情況發(fā)生。我們把這種情況歸結(jié)為“救火”問題。雖然“救火”問題不應該是經(jīng)常性的問題，但是項目經(jīng)理必須要有“救火”隊員的素質(zhì)和從容處理“救火”問題的能力。
對于項目經(jīng)理來說，要處理好緊急情況，首先要具有項目經(jīng)理的責任和擔當。嚴格意義來說，項目經(jīng)理對項目負責，其職責范圍涉及項目合同在執(zhí)行的各個階段，包括技術(shù)設計，生產(chǎn)和檢驗，安裝和調(diào)試，驗收和質(zhì)保等，同時并負責這些階段中的各個環(huán)節(jié)的狀態(tài)跟蹤和問題處理。試想，如果各階段中發(fā)生的問題得不到解決，必然最終影響項目的交貨延遲，進而影響項目的回款，最終還影響客戶的滿意度。
項目經(jīng)理如何實施“救火”問題解決呢?在項目管理中，出現(xiàn)問題是很正常的一件事情。但是項目經(jīng)理在接到需要“救火”處理時，需要遵循如下一些原則和方法：
1、項目經(jīng)理需要第一時間到達“救火”現(xiàn)場，負責協(xié)調(diào)和溝通工作，以最快的方式解決問題。
本人曾在負責的項目管理中，出現(xiàn)了這么一個緊急的問題，項目設備經(jīng)貨運公司到達現(xiàn)場后，因道路狹窄和司機對進門的支架估計不夠，貨車把整個進門的架子給頂起并變形(如下圖所示)。雖然這件事與項目沒有多大的關系，但是作為自己公司的送貨車，因這件事被卡在這里。經(jīng)過2個多小時的協(xié)商處理，最后多方達成最終處理方案，解決了此問題。
2、項目經(jīng)理需要協(xié)調(diào)一切可以使用的資源來解決 “救火”問題。
任何突發(fā)事件之所以稱為“救火”問題，說明這個問題具有突發(fā)性，嚴重性，重要性，困難性等特點。這些問題有可能是發(fā)生客戶現(xiàn)場，有可能發(fā)生在生產(chǎn)中，也有可能發(fā)生在項目隊員自己身上。當項目團隊隊員無法自己解決時，才想到請項目經(jīng)理來幫助協(xié)調(diào)。當然，如果項目經(jīng)理也解決不了時，項目經(jīng)理需要向上司匯報，以獲得支持。
比如，當工程師在偶然情況下，發(fā)現(xiàn)該項目的某個產(chǎn)品的訂貨在采購申請時，出現(xiàn)了錯誤，這時項目經(jīng)理將會與采購團隊一起，盡全力與供應商商量并換上正確的產(chǎn)品型號，這種情況下，有時甚至會支付額外的費用。
3、項目經(jīng)理需要敢于根據(jù)問題承擔相應的責任。
在項目執(zhí)行過程中，任何一個環(huán)節(jié)在出現(xiàn)問題時，經(jīng)過大家交流時，如果判斷是項目經(jīng)理管理的問題，項目經(jīng)理必須干脆果斷的做出承擔屬于自己部分的責任。比如，當項目為了滿足客戶的變更要求時，客戶并不同意改變交貨期時，項目團隊的加班趕工出現(xiàn)的問題，或許是因為加班導致的，或許是由于溝通不暢通引起的。這些問題的根源都來至于項目經(jīng)理的承諾，但也是團隊付出的一種隱形的代價。
4、項目經(jīng)理需要在處理完成“救火”問題后，總結(jié)如何處理和解決“救火”問題的整個過程，并匯報給領導和分享給項目團隊。
因為“救火”問題雖然暫時解決了當前的問題，但如何避免將來團隊再次出現(xiàn)同樣的問題，項目經(jīng)理需要與團隊共同總結(jié)和分享“救火”過程。有的時候，在生產(chǎn)制造的各個不同崗位上，大家會看見很多圖文并茂的歷史問題警醒提示時，企業(yè)正在通過這種提示在警示：這個環(huán)節(jié)中，生產(chǎn)員工一定要避免這個提示的問題!
總之，作為項目負責人
的項目經(jīng)理，不能靠“救火”式的工作方式來工作。因為“救火”式的工作方式，一方面說明項目管理的工作還未做到位，以及項目風險控制未做不好。如果項目經(jīng)理的50%以上的時間，都被“救火”問題所占有，項目經(jīng)理一定不是一個合格的項目管理者。