近日，聽到行業(yè)同仁質疑項目例會的作用，認為此環(huán)節(jié)可以省掉、也節(jié)省了大家的時間。在此，我們再來探討下項目例會的作用以及如何有效的召開項目例會。
為什么要召開項目例會？
（一）形成利益共同體
項目自正式啟動后，組建了項目團隊，推進項目各項工作。在啟動會上，官方制定項目經理，明確項目團隊成員，明確項目目標。在某種程度上來說，項目團隊向組織立了軍令狀，要在計劃時間、成本內，實現(xiàn)業(yè)務目標。
自啟動會，項目團隊形成了一個利益共同體，項目成功代表著團隊成功，映射到團隊優(yōu)秀績效；反之，項目失敗也意味著團隊失敗，團隊也不會拿到好的績效。
（二）項目信息公開共享
經歷過項目實施的項目經理們都清楚，項目要取得成功，必須做好溝通工作，確保相關方對項目信息的一致認識。在項目執(zhí)行過程中，經常出現(xiàn)成員A認為要采用Plan A，而成員B認為要采用Plan B，成員C是A和B的下游，不清楚要沿著哪條路走的現(xiàn)象。很明顯，這是溝通出了問題！
采用發(fā)送郵件形式，將項目信息通知項目成員是不是就可以了？
郵件也是一種常用溝通方式，但會出現(xiàn)項目成員未讀郵件、讀了不辦理的現(xiàn)象，達不到有效溝通的目的。這時，有人說，郵件發(fā)了，看不看、辦不辦是他的責任，我已經做了我應該做的了。
這是及其錯誤的，因為項目團隊是一個利益共同體！什么是有效的傳達項目信息呢？能使項目成員及相關方真正獲取到、并準確理解信息，才可稱之為有效的。我們不僅要關注有這個活動，還要關注執(zhí)行該活動后的結果。
經前輩們實踐，項目例會就是一種很好的方式。面對面的項目例會要比在線會議效果好。面對面?zhèn)鬟_信息時，可以觀察到成員的表情，能夠感知到是理解？贊同？質疑？還是反對？這種情況下，就可以當面給出進一步的回應。
（三）風險問題全面影響分析
項目執(zhí)行過程中，成員A提出了一個風險，認為采用Plan A，可能會對開發(fā)進度造成延遲，開發(fā)工作量增加。項目經理基于此，與A成員溝通，制定了風險的應對與跟蹤計劃。隨著項目推進，風險轉化為了問題，測試團隊、運維團隊也受到了影響，帶來工期延長、工作量增加的結果。
很明顯，是風險問題影響分析不充分！
如果我們在各方都參會的項目例會上，給所有團隊成員講解該風險，并征求團隊成員意見，有無沒有考慮到的影響，是不是就避免了這個問題呢？
（四）增進團隊感情，增加項目成功概率
執(zhí)行項目的都是人，人都是有感情的。我們也知道，同樣做一件事，我愿意做的話，用一天的時間可以做到100分，我不愿意做的話，我會在Dealine時刻完成，并且只達到60分。
在某種程度上，項目例會也起到了團隊建設的作用。例會上，各條線、各領域的成員都在，共同參與項目問題討論，共同制定方案，不知不覺中，營造一種有事大家抗、有利大家分的氛圍。
如何召開項目例會？
關于如何召開項目例會，我們需要根據第一部分來規(guī)劃。三個關鍵詞，“高效”、“參與感”、“成就感”。
（一）高效
事先準備好會議議題，最好是形成制式模板。通常包括進度計劃概覽與執(zhí)行情況、變更情況（需求變更、計劃變更、資源變更等）、問題風險情況、待決策事項情況以及按需開展的專項議題。
會上不發(fā)散、不扯閑篇。項目經理控制好會議節(jié)奏，不應發(fā)散的地方及時收住，控制好愛扯閑篇的成員。
（二）參與感、成就感
及時捕獲團隊成員在項目執(zhí)行過程中的亮點，并由成員做分享，增強
參與感，給予成就感，同時在項目內營造“比學趕幫超”的氛圍。
綜上，我們必須要召開項目例會，并且需要項目經理們開動腦筋組織好項目例會，為項目成功助力！