對于國際項(xiàng)目的項(xiàng)目經(jīng)理而言，定期估算每項(xiàng)任務(wù)的完成率是一項(xiàng)艱難的工作，因?yàn)轫?xiàng)目進(jìn)度和成本績效指標(biāo)都依賴我們的估算準(zhǔn)確度。這些績效指標(biāo)展示了項(xiàng)目進(jìn)展是否順利，從中我們可以看出哪些任務(wù)存在問題。
有些任務(wù)的進(jìn)度可能落后于計(jì)劃，也有一些任務(wù)的進(jìn)度可能超前于計(jì)劃;有些任務(wù)的成本超支，也有一些任務(wù)的成本節(jié)省。而且，我們每月至少向公司高管層和客戶匯報(bào)一次這些績效指標(biāo)。
如果條件允許，我每月都會(huì)和相關(guān)任務(wù)的責(zé)任人坐下來一塊討論任務(wù)完成率。估算國外任務(wù)責(zé)任人及分包商的任務(wù)完成率相對更加困難一些。很多情況下，為了做出更值得信賴的完成率估算，我不得不到任務(wù)責(zé)任人的工作地進(jìn)行實(shí)地考察。
根據(jù)我項(xiàng)目管理職業(yè)生涯的經(jīng)驗(yàn)，我發(fā)現(xiàn)，大多數(shù)任務(wù)責(zé)任人為了顯示任務(wù)進(jìn)展良好，會(huì)高估他們的任務(wù)完成率。而當(dāng)我們對他的任務(wù)進(jìn)行層層梳理，有時(shí)精確到分鐘級別才能估算出更加可靠的任務(wù)完成率。
兩類任務(wù)難估算
我曾遇到的最大困難就是估算軟件設(shè)計(jì)工程師的任務(wù)完成率。軟件設(shè)計(jì)任務(wù)是一回事，而測試軟件及修改軟件和文檔是另一回事。大多數(shù)情況下，軟件設(shè)計(jì)人員和測試人員配對開展工作。
當(dāng)他們告訴我已經(jīng)完成了90%時(shí)，我始終不敢相信他們，因?yàn)槭Ｏ碌?/span>10%可能永遠(yuǎn)也完不成。我讓他們把軟件結(jié)構(gòu)分解成可供管理的模塊或子結(jié)構(gòu)，然后逐一檢查每個(gè)模塊的狀態(tài)。
如果我在軟件設(shè)計(jì)環(huán)節(jié)察覺到任何問題，我必須立即采取激進(jìn)的措施。為了按時(shí)完成項(xiàng)目，有幾次甚至成本超支，我也不得不請資深的軟件設(shè)計(jì)高級工程師接手剩下的任務(wù)。
另一個(gè)難于估算任務(wù)完成率的領(lǐng)域是工程設(shè)計(jì)計(jì)算。我曾在項(xiàng)目計(jì)劃里分別對設(shè)計(jì)計(jì)算和計(jì)算檢查做了任務(wù)工期估算。大多情況下，檢查人員會(huì)找到設(shè)計(jì)計(jì)算中的一些錯(cuò)誤或缺失項(xiàng)。然后，設(shè)計(jì)人員將根據(jù)檢查人員的建議和檢查結(jié)果更新計(jì)算。
之后，更新后的計(jì)算將返回給檢查人員進(jìn)行重新檢查。這個(gè)循環(huán)有時(shí)會(huì)持續(xù)四到五次，特別是用內(nèi)部新研發(fā)的軟件進(jìn)行復(fù)雜的精細(xì)計(jì)算時(shí)。一旦我的項(xiàng)目有大量的工程設(shè)計(jì)計(jì)算，總是會(huì)發(fā)生進(jìn)度延誤和成本超支。
兩類人員要關(guān)注
任務(wù)完成率也會(huì)受到客戶評審設(shè)計(jì)圖紙的顯著影響。大多數(shù)情況下， 客戶可能會(huì)延誤圖紙的評審和批準(zhǔn)。每當(dāng)我們收到延誤的評審反饋，總是會(huì)有一些不至于改變項(xiàng)目規(guī)格要求的圖紙小修意見，我們的設(shè)計(jì)人員不得不更新圖紙并重新提交客戶進(jìn)行批準(zhǔn)。
這個(gè)循環(huán)不受我的控制，畢竟我不能像給團(tuán)隊(duì)成員一樣給客戶施加推力。所以，一旦涉及客戶，任務(wù)完成率估算往往變得困難。
分包商也會(huì)給估算任務(wù)完成率帶來難題。一旦分包商的進(jìn)度落后于計(jì)劃而我又沒有及時(shí)獲悉，我們就無法一起制定糾偏措施進(jìn)而消除延誤。所以，我經(jīng)常不得不派駐工程師或采購代理商到分包商處，以便能輕松地跟蹤項(xiàng)目任務(wù)的進(jìn)展。
最不可靠的任務(wù)完成率估算來自外國分包商。根據(jù)分包商領(lǐng)導(dǎo)人的說法，特別是發(fā)展中國家的分包商，一切都“風(fēng)平浪靜”，但是每當(dāng)我考察他們或者派美國的工程師現(xiàn)場檢查他們時(shí)，我總是能收到對任務(wù)完成情況理解不一致的反饋。為了確保任務(wù)按時(shí)且在預(yù)算內(nèi)完成，需要對發(fā)展中國家分包商的進(jìn)度進(jìn)行持續(xù)監(jiān)控。
從本項(xiàng)目中吸取的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)
1.務(wù)必注意團(tuán)隊(duì)成員對任務(wù)完成率的高估。
2.對在國外實(shí)施的任務(wù)的完成率，項(xiàng)目經(jīng)理可能會(huì)遇到出乎意料的誤解。
3.軟件設(shè)計(jì)工程師和機(jī)械產(chǎn)品設(shè)計(jì)工程師容易高估他們的任務(wù)完成率。
4.估算任務(wù)完成率
時(shí)必須高度關(guān)注客戶和分包商。