當(dāng)一個項目被提出來以后，你很難對于你可能需要的所有資源有一個很全面的概念，但是，只有當(dāng)項目結(jié)束了之后你才能夠知道該項目所用的工作量，費(fèi)用和時間,你開始進(jìn)行確定范圍，假設(shè)，交付方法等等問題。 到那個時候，你要處理預(yù)計中的不確定和風(fēng)險問題。就如同你所知道的，你預(yù)先進(jìn)行的估計只是一個估計。
下面是對于偶然性計劃的一個簡單介紹，以及在什么時候必須要使用它們。這里給了你估計進(jìn)行該項目所需要的工作量和其他資源的一個方法。這樣你就可以估計項目持續(xù)時間和項目費(fèi)用，獲得認(rèn)可，然后開始工作。
1、估計偶然性
所有的項目都有一定程度的不確定性。如果可能，你通過使用一個偶然性預(yù)算來解決估計的不確定問題。如果你相信你的估計有80%的準(zhǔn)確性，你就需要20%的偶然性預(yù)算。
例如，如果你的項目預(yù)計要花費(fèi)$100,000，你可能需要$20,000的偶然性預(yù)算來解決估計錯誤以及完成那些應(yīng)該在范圍以內(nèi)，但是在你最初的估計中遺漏掉的工作。偶然性預(yù)算中剩下來的所有的錢都會在項目結(jié)束后歸還給客戶。
2、計劃好的儲備
很多時候你需要對于儲備資源提前作好計劃。比如下面的例子：
(1)獲得增加的資源的高成本
你可能會遇到有些資源批量購買的時候會比較便宜，但如果追加采購的話就會比較貴。例如，如果你的解決方案需要新的硬件，你會發(fā)現(xiàn)如果你購買的數(shù)量比較多的話，單價會比較便宜。讓我們假設(shè)你估計你會需要100套硬件。由于你估計中的不確定性，你可能會采購110套，留10套作為余量。你這樣做是因?yàn)槟悻F(xiàn)在購買這10套硬件的價格(作為批量采購的一部分)比以后單獨(dú)購買10套硬件要便宜得多。
(2)時間
在一個典型的項目里，如果你發(fā)現(xiàn)項目比你預(yù)期的時間要長，你可能會要求延長時間，并增加費(fèi)用預(yù)算。但是如果最后期限已經(jīng)定死，不能推遲，而你第一次意識到你需要新的資源的時候，你可能就沒有時間去找它們了。你需要一個已經(jīng)準(zhǔn)備好的計劃來告訴你這些資源在哪里，以及如何能夠獲得它們。
一些項目需要項目經(jīng)理把對于意外做好更充足的準(zhǔn)備。對于一些項目，你必須為偶然需要的資源以及在需要時你怎樣能夠獲得它們做好準(zhǔn)備。你需要制定一個策略來保證需要的時候能夠獲得儲備的資源。它們可能是人力資源也可能是非人力資源，比如硬件、設(shè)備或者補(bǔ)給等。
例如，讓我們看看幾年前的Y2K項目。如果你進(jìn)入了1999年的最后六個月，而同時又還剩下很多工作，只有你有一個大膽的計劃保證項目能夠按時完成，以及一個在需要的時候能夠獲得額外人手的計劃，你才有機(jī)會成功。進(jìn)行內(nèi)部員工鑒別和備用能夠讓你在需要額外的資源的時候做出快速反應(yīng)。