變更是無法避免的，“項目一旦啟動，變更也就隨之而來?！弊鳛橐粋€合格的項目經理，我們應該有有效的方法來管理項目變更。
先來看一個小案例：
A公司正在實施一個業(yè)務系統(tǒng)項目，該項目包括人事行政部、信息部、業(yè)務部、財務部、生產部等多個部門人員。
系統(tǒng)采取外包的形式，雇傭了某知名軟件B公司的10名開發(fā)人員。
系統(tǒng)實施時，出現(xiàn)了下述情況：A公司一個系統(tǒng)的用戶向他所認識的B公司一個項目開發(fā)人員抱怨系統(tǒng)軟件中的一項功能問題，并且表示希望能夠進行修改。于是，該開發(fā)人員就直接對系統(tǒng)軟件進行了修改，并告訴A已經解決了該項功能問題。
在分析案例的問題前，我們先看看，什么是項目變更。
當項目的某些基準發(fā)生變化時，項目的質量、成本和范圍等隨之發(fā)生變化，為了保證項目目標實現(xiàn)，就必須對項目發(fā)生的各種變化采取必要的應變措施，這種行為就是項目變更。
項目變更產生的原因是多樣的。以下是一些常見原因：
(1)項目外部環(huán)境發(fā)生變化;
(2)項目總體設計，項目需求分析不夠周密詳細;
(3)新技術的出現(xiàn)、設計人員提出新的設計方案或者新的實現(xiàn)手段;
(4)建設單位由于業(yè)務變化、機構重組等原因造成業(yè)務流程變化。
(5)其它原因
我們再來仔細分析一下，上面的案例中的做法，會出現(xiàn)怎么樣的問題。
開發(fā)人員在聽到用戶的口頭抱怨后，就直接對系統(tǒng)軟件進行了修改，解決用戶的問題，顯然是不符合流程的。下面列舉三條不合理的地方：
首先，開發(fā)人員沒有書面記錄用戶的變更需求，可能會導致對系統(tǒng)軟件變更的歷史無法追溯;
其次，沒有認真評估用戶的變更需求是否合理，這樣可能會導致與項目現(xiàn)有的工作可能不一致，導致影響成本、進度或者項目質量;
再次，進行變更時，沒有與其他項目相關成員進行溝通，可能會導致其他項目成員的工作不一致。
那么我們應該怎樣來處理項目中出現(xiàn)的變更需求呢?最好的辦法是建立一套正規(guī)的程序對項目的變更進行有效的控制。
簡單地說，管理變更的程序包括以下幾個步驟：
(1)識別變更：分析項目中出現(xiàn)的問題是否屬于變更需求，區(qū)分是否為變更需求的標準就是，某項工作是否不在項目工作基準中;
(2)評價變更對項目的影響：如果屬于變更需求，進行分析，變更會對項目成本、進度、質量等因素產生哪些影響;
(3)設計變更的備選方案：列出幾種可能的變更處理方案，比如說非常緊急的變更需求馬上批準，而對項目影響較少的變更可以稍后再處理;
(4)提出變更申請：正式提出書面的變更申請需求;
(5)批準或否決變更:提交相關項目管理人員，批準或者否則項目變更;
(6)追蹤實施情況:在變更得到批準后，我們需要要將執(zhí)行情況記錄在案，隨時跟蹤變更的執(zhí)行情況；
(7)征求項目干系人的意見:所有與變更有關的項目干系人(注：項目干系人指所有與項目有正面與負責利益的人之和)都應該參與項目變更。