你要了解的最首要的問(wèn)題是，項(xiàng)目通常受制于三個(gè)因素：范圍、日程表和成本。項(xiàng)目的管理者負(fù)責(zé)確保妥善平衡這三個(gè)因素。
在執(zhí)行項(xiàng)目時(shí)，總有一些特定的問(wèn)題會(huì)影響到備用方案、目標(biāo)和結(jié)果。同時(shí)還存在一些會(huì)干擾決策的常見(jiàn)陷阱。此外，項(xiàng)目的利益相關(guān)人會(huì)受到項(xiàng)目決策的影響，而其中有些常常希望控制決策結(jié)果。而且，項(xiàng)目的不確定性也會(huì)干擾管理者必須開(kāi)展的大部分工作。
我們需要了解影響流程的所有因素，因?yàn)檎l(shuí)也不希望采用好的流程之后卻做出了糟糕的決策。項(xiàng)目決策有什么獨(dú)特之處?你的決策也要成為項(xiàng)目管理的一部分，而項(xiàng)目管理的考量因素也需要在這些決策中得以體現(xiàn)。接下來(lái)，我們一個(gè)一個(gè)說(shuō)。
互動(dòng)話(huà)題：你在項(xiàng)目決策時(shí)遇到哪些陷阱?受制因素、利益相關(guān)人及不確定性
三大限制：范圍、日程表和成本劃定了項(xiàng)目的邊界。所有的決策要么必須將項(xiàng)目限制在邊界之內(nèi)，要么在理由充足的前提下超出這個(gè)邊界。沒(méi)有項(xiàng)目管理經(jīng)驗(yàn)的人是沒(méi)法充分理解這三大限制的重要性的。沒(méi)有完全劃定范圍之前就討論項(xiàng)目日程表是毫無(wú)意義的，如果有人不明白這一點(diǎn)，那么跟這樣的人打交道就會(huì)讓人極為郁悶。
不信的話(huà)可以看看我曾經(jīng)收到的一封電子郵件：“上周我們沒(méi)時(shí)間討論第1 和第2 階段，但在這方面達(dá)成共識(shí)是非常重要的。我希望先把資源問(wèn)題放在一邊，重點(diǎn)討論(a) 我們應(yīng)該交付什么樣的成果和(b)應(yīng)該按什么樣的時(shí)間框架走。”
把資源問(wèn)題放在一邊是因?yàn)檫@是個(gè)大問(wèn)題!我沒(méi)有足夠的資源，也缺乏關(guān)鍵技能。不管怎么制定時(shí)間框架我都完不成必要的任務(wù)。所需的資源已經(jīng)被投入到其他項(xiàng)目。因此，討論范圍和時(shí)間不僅毫無(wú)意義，還會(huì)讓管理者產(chǎn)生不切實(shí)際的期望。哪怕我只是暗示某個(gè)特定的日期或許有那么一點(diǎn)點(diǎn)機(jī)會(huì)定下來(lái)，這種表述也會(huì)被當(dāng)成一種承諾!
這可不是個(gè)例。多年來(lái)，我跟許多管理者打過(guò)交道，他們急于在日程表上做出承諾，接著就想討論項(xiàng)目范圍。項(xiàng)目管理者如果不能改掉這一做法，往往會(huì)在夸下?？诤箅y以?xún)冬F(xiàn)。
因此，如果你在做一項(xiàng)重大決策時(shí)，發(fā)現(xiàn)這三大限制存在問(wèn)題，就應(yīng)該明確提出來(lái)。
利益相關(guān)人：利益相關(guān)人也會(huì)影響決策。如果項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)中沒(méi)有人代表利益相關(guān)人，很容易就會(huì)做出不考慮他們立場(chǎng)的決策。比如，工程部門(mén)傾向于忽視運(yùn)營(yíng)或QA。旨在實(shí)施的決策可能會(huì)導(dǎo)致某種產(chǎn)品難以制造、檢驗(yàn)或提供現(xiàn)場(chǎng)支持。如果組織的文化不重視一致的工程設(shè)計(jì)，那么項(xiàng)目管理者就有責(zé)任確保重大決策能夠代表所有利益相關(guān)人的立場(chǎng)。
利益相關(guān)人也會(huì)試圖影響與其相關(guān)的決策。如果利益相關(guān)人觀(guān)點(diǎn)偏狹，卻有著熱切的需求—即使他們的需求在優(yōu)先級(jí)清單上的排位較靠后—與之打交道難度就很大。我經(jīng)常聽(tīng)到有人提出“我不明白為什么我們不能? .?”一類(lèi)的問(wèn)題，我知道當(dāng)人們聲稱(chēng)他們不明白時(shí)，可能是他們確實(shí)沒(méi)弄明白，但也有可能只是不愿意弄明白。
不管是哪一種，按照他們狹隘的想法，無(wú)知是“一種特權(quán)”。安排周密、記錄完備的決策流程能在無(wú)法滿(mǎn)足這些人的需求時(shí)給出原因。遺憾的是，你可能還得花時(shí)間來(lái)向他們灌輸這些知識(shí)，而且他們或許還對(duì)你提供的這些信息不屑一顧。
有些利益相關(guān)人會(huì)試圖繞過(guò)決策流程，直接找上團(tuán)隊(duì)成員來(lái)達(dá)成其目的。他們可能一開(kāi)始會(huì)提一個(gè)簡(jiǎn)單的請(qǐng)求：“要添加這個(gè)簡(jiǎn)單的功能需要付出什么代價(jià)?”開(kāi)發(fā)人員可能會(huì)說(shuō)他需要幾個(gè)小時(shí)或者幾天。結(jié)果這個(gè)簡(jiǎn)單的請(qǐng)求就提了出來(lái)，仿佛只是朋友之間的舉手之勞。但是，這個(gè)估算并沒(méi)有考慮到對(duì)整個(gè)項(xiàng)目的影響—設(shè)計(jì)文檔、測(cè)試、用戶(hù)文檔等。因此這類(lèi)非正式的決策會(huì)讓你的時(shí)間線(xiàn)變成