項(xiàng)目管理工作十分繁雜，計(jì)劃的協(xié)調(diào)、匯總與溝通、項(xiàng)目方案制定與推進(jìn)、成本控制和財(cái)務(wù)管理等等都可能牽一發(fā)而動全身，不容輕視。對企業(yè)而言，項(xiàng)目代表著可觀的收益，出于利益最大化的考慮，企業(yè)往往對項(xiàng)目管理投入大量的人力物力，以期達(dá)到最優(yōu)的結(jié)果。
然而，項(xiàng)目管理并非人越多越好，效率和效果才是管理者們需要重視的問題。項(xiàng)目進(jìn)行效果的跟蹤來自于對項(xiàng)目的管理和監(jiān)控，這是在項(xiàng)目計(jì)劃階段就需要審慎思考的問題。對項(xiàng)目進(jìn)行管理和監(jiān)控，可以從以下幾方面加以考慮：
1、項(xiàng)目計(jì)劃和執(zhí)行全跟蹤
項(xiàng)目能否圓滿完成，跟縝密的項(xiàng)目計(jì)劃、高效的落實(shí)行動是密不可分的。對項(xiàng)目計(jì)劃和執(zhí)行過程進(jìn)行跟蹤，能及時發(fā)現(xiàn)項(xiàng)目中出現(xiàn)的問題并落實(shí)到相關(guān)責(zé)任人，有效減少項(xiàng)目后續(xù)風(fēng)險，提高項(xiàng)目執(zhí)行效率。
2、明晰所有人責(zé)任和資源分配
一個項(xiàng)目，在項(xiàng)目啟動、計(jì)劃實(shí)施、控制、驗(yàn)收等不同的實(shí)施階段，通常由不同的人員負(fù)責(zé)，而當(dāng)多個項(xiàng)目同時推進(jìn)時，人員構(gòu)成更加復(fù)雜，如果不加以管理，很容易造成資源浪費(fèi)，增大溝通難度。這時候，就需要明晰每個項(xiàng)目負(fù)責(zé)人的目標(biāo)、責(zé)任，并進(jìn)行恰當(dāng)?shù)馁Y源分配，讓所有參與者能明確自己在項(xiàng)目工作中的目標(biāo)及任務(wù)，減少溝通摩擦，更好地推進(jìn)項(xiàng)目工作。
3、加強(qiáng)成本控制和財(cái)務(wù)管理
隨著智能辦公時代的到來，信息化技術(shù)提高了人們的辦公效率，大數(shù)據(jù)帶給人們更廣闊的視野。利用高效的信息化解決方案，如8Manage PPM（項(xiàng)目管理系統(tǒng)）——新一代的企業(yè)項(xiàng)目管理系統(tǒng)，避免了人力資源浪費(fèi)，有效提高項(xiàng)目工作效率，降低項(xiàng)目成本，可以從風(fēng)險管理、項(xiàng)目執(zhí)行管理、溝通管理、資源管理等多方面對項(xiàng)目進(jìn)行監(jiān)控和管理，通過共享實(shí)時信息，及時發(fā)現(xiàn)項(xiàng)目中出現(xiàn)的問題，有效規(guī)避風(fēng)險，使團(tuán)隊(duì)能迅速作出明智決策并采取正確行動。
成本控制和財(cái)務(wù)管理應(yīng)當(dāng)貫穿項(xiàng)目的整個流程，合理的管理機(jī)制有利于項(xiàng)目的平穩(wěn)推進(jìn)，避免因成本失控而造成資金鏈斷裂。當(dāng)數(shù)據(jù)繁雜，財(cái)務(wù)管理難度變大時，利用8Manage PPM（項(xiàng)目管理系統(tǒng)）可有效解決這個問題。一旦支出超出限制或財(cái)務(wù)出現(xiàn)問題，可通過項(xiàng)目管理系統(tǒng)定位到具體子項(xiàng)，分析原因并找出解決辦法。
4、加強(qiáng)內(nèi)外協(xié)調(diào)
對內(nèi)跟企業(yè)內(nèi)部的各個部門，對外跟合作伙伴也要保持順暢溝通，爭取對項(xiàng)目的理解和支持。合理規(guī)劃配置項(xiàng)目資源，建立順暢的溝通機(jī)制，使項(xiàng)目人員能夠在理念、行動方式上互相協(xié)調(diào)。