在執(zhí)行項(xiàng)目的過程中，最讓人感到頭疼的事情就是項(xiàng)目的變更。項(xiàng)目經(jīng)理一定要重視對變更的管理。由于項(xiàng)目本身的復(fù)雜性和各種要素，任何變更都可能導(dǎo)致項(xiàng)目在至少一個方面的既有計(jì)劃被打亂，嚴(yán)重的甚至可能威脅到項(xiàng)目本身的安全性，直至引起項(xiàng)目中止或失敗。對于變更的控制管理過程，可以使用“九陰真經(jīng)”進(jìn)行管控，“九陰真經(jīng)”人為地增加了變更的摩擦系數(shù)，讓變更變得困難，客觀上降低了變更的頻率。具體步驟如下。
1、評估信息的準(zhǔn)確性，確認(rèn)項(xiàng)目變更事實(shí)
也許客戶并非真的需要這個新功能，只是因?yàn)槟承┱我蛩貙?dǎo)致了利益相關(guān)方不滿意。如果是這種情況，估計(jì)無論怎樣變更都不會得到好的結(jié)果。這種變更就是所謂的“用正確方法解決一個錯誤問題”。因此，在此時(shí)最應(yīng)該做的是利益相關(guān)方管理，而非變更管理。
一次又一次的修復(fù)，每一次都不探究問題的根源，久而久之就形成了一個危險(xiǎn)的沼澤地，最終會吞噬整個項(xiàng)目的生命。所以，切記，定義問題比解決問題難。
2、提供變更申請的書面記錄
原則上講，誰提出變更就應(yīng)由誰提供書面申請。不得不面對的一個現(xiàn)實(shí)是，在一個不成熟的商業(yè)環(huán)境中，我們的客戶一般都位于相對強(qiáng)勢的位置——不愿意甚至不提供書面申請!
怎么辦?既然客戶不愿意提供，那么由就我們來寫好了。當(dāng)我們完成了書面文件以后，這樣呈現(xiàn)給客戶：“領(lǐng)導(dǎo)，這是根據(jù)我理解的您的意思所起草的文件，請審閱。如果我的理解是正確的，就請您給我確認(rèn)下;如果我的理解有問題，請您批評指正，然后我修改后再給您匯報(bào)?！?/span>
一般而言，當(dāng)我們這樣跟客戶溝通時(shí)，客戶會認(rèn)可并確認(rèn)的——因?yàn)榭蛻粢蚕氚秧?xiàng)目做好——畢竟項(xiàng)目是客戶業(yè)績的來源。
3、分析變更對范圍、進(jìn)度、成本、質(zhì)量等方面的影響
項(xiàng)目的十大知識領(lǐng)域之間是一個相互聯(lián)系的系統(tǒng)，一個方面的改變，會對至少一個項(xiàng)目目標(biāo)造成影響;所以，需要分析變更對范圍、進(jìn)度、成本、質(zhì)量等諸多方面的影響。
4、與利益相關(guān)方溝通變更影響，確認(rèn)是否取消變更
對項(xiàng)目問題討論和探索過程中，誰先找到最好的結(jié)論并不重要，重要的是尋找最佳結(jié)論的過程。如果你能給那些試圖說服你的人一個信號，表明在這個探索過程中你是他們的伙伴，這個探索過程對雙方都有益，也許他們就會把你的批判性問題看作是對雙方都不可缺少的工具。
5、針對變更請求，提出相應(yīng)的解決方案
項(xiàng)目范圍變更很可能需要額外的項(xiàng)目資金、額外的資源與時(shí)間，因此，應(yīng)建立包括來自不同領(lǐng)域的項(xiàng)目利益相關(guān)方在內(nèi)的變更控制委員(Change Control Board，CCB)，以批準(zhǔn)或否決變更。這個委員會應(yīng)當(dāng)由具有代表性的人員組成，而且有能力在管理上做出承諾。
最佳的方式應(yīng)該是給出至少三種變更的解決方案。你應(yīng)該這樣匯報(bào)：“最好，這樣做(上策);如果不行，就這樣做(中策);實(shí)在不行，還可以這樣做(下策)?！笨傊尮芾韺幼鲞x擇題，不要讓他們做問答題。
6、查閱變更系統(tǒng)中對審批權(quán)限的規(guī)定，審批變更
一般情況下，對于導(dǎo)致需求、成本、進(jìn)度變化的變更，項(xiàng)目經(jīng)理是沒有批準(zhǔn)權(quán)限的，需要由CCB批準(zhǔn);項(xiàng)目經(jīng)理有權(quán)處理不涉及范圍、進(jìn)度、成本3個基準(zhǔn)的變更。當(dāng)然，在緊急情況下(比如發(fā)生颶風(fēng)、地震等不可抗力事件)，項(xiàng)目經(jīng)理有權(quán)處理任何變更。
7、召開CCB，批準(zhǔn)或否決變更
如果需要，就應(yīng)該及時(shí)召開CCB對變更做出決策。
8、執(zhí)行變更，跟蹤變更執(zhí)行狀態(tài)
在
變更執(zhí)行過程中，要注意將變更執(zhí)行結(jié)果及時(shí)通告相關(guān)利益相關(guān)方，同時(shí)使用需求跟蹤矩陣實(shí)時(shí)跟蹤。保證變更的正確執(zhí)行，保證相應(yīng)的變更都被登記、評估、批準(zhǔn)、跟蹤和正確實(shí)施，從而確保配置文件所規(guī)定的功能要求都已實(shí)現(xiàn)。
9、根據(jù)變更請求的審批狀態(tài)，與利益相關(guān)方進(jìn)行溝通
如果CCB否決了變更方案：客戶認(rèn)可的情況下，項(xiàng)目經(jīng)理應(yīng)該記錄變更并將結(jié)果歸檔，結(jié)束變更;如果客戶不認(rèn)可，項(xiàng)目經(jīng)理要記錄問題，安排雙方領(lǐng)導(dǎo)見面并溝通問題，這時(shí)問題升級了。
如果CCB經(jīng)過審批接受了一種變更方案：客戶認(rèn)可的情況下，項(xiàng)目經(jīng)理應(yīng)該記錄變更并將結(jié)果歸檔，與利益相關(guān)方溝通變更，執(zhí)行變更;如果客戶不認(rèn)可，項(xiàng)目經(jīng)理要記錄問題，安排雙方領(lǐng)導(dǎo)見面并溝通問題，這時(shí)問題升級了。