職能式組織結(jié)構(gòu)里，項(xiàng)目經(jīng)理可能除了需要對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行協(xié)調(diào)外，還有自己項(xiàng)目外的工作需要按時(shí)開展，也就是說(shuō)，他的日常工作不僅僅是進(jìn)行項(xiàng)目管理就可以了。項(xiàng)目經(jīng)理在這種職能式組織結(jié)構(gòu)里，權(quán)力相對(duì)比少，更多的時(shí)候只能擔(dān)任“項(xiàng)目協(xié)調(diào)員”的角色。
一個(gè)項(xiàng)目成員，對(duì)項(xiàng)目經(jīng)理的安排的項(xiàng)目任務(wù)，可以參加，也可以以手中的工作為由推辭。技術(shù)處是一個(gè)職能型的單位，這就意味著項(xiàng)目組成員往往隸屬于某一部門，手中有日常的工作任務(wù)。項(xiàng)目經(jīng)理對(duì)此無(wú)能為力，有時(shí)只好自己干，經(jīng)常干著干著，發(fā)現(xiàn)就剩下自己一個(gè)人，項(xiàng)目完成程度可想而知。技術(shù)處的項(xiàng)目實(shí)施不分白天、黑夜，項(xiàng)目經(jīng)理要跟進(jìn)測(cè)試、檢查上線準(zhǔn)備、控制軟件版本、組織培訓(xùn)、協(xié)調(diào)相關(guān)人員、記錄使用情況、撰寫報(bào)告等，項(xiàng)目經(jīng)理沒(méi)有三頭六臂，即使是超人也頂不住，更別說(shuō)還有日常的部門工作、會(huì)議。
負(fù)責(zé)一個(gè)項(xiàng)目，就要承擔(dān)與之相應(yīng)的責(zé)任，承受的巨大壓力，既有身體上的，也有精神上的。壓力面前，有的人不是積極面對(duì)，而是選擇逃避，“知道越少、參與越少，責(zé)任就越小”，站在旁邊遠(yuǎn)遠(yuǎn)地旁觀，有成績(jī)了我就進(jìn)來(lái)，出問(wèn)題了就閃人，天大的事有項(xiàng)目經(jīng)理扛著;有的人不說(shuō)參加，也不說(shuō)不參加，一有任務(wù)就找借口推脫，實(shí)在推不掉，就跟著，只看不說(shuō)，不發(fā)表意見，你都不知道他來(lái)干什么的，稍一不留心，他就跑到一邊歇著去了;有的人發(fā)現(xiàn)一點(diǎn)問(wèn)題，就四處匯報(bào)，唯恐領(lǐng)導(dǎo)不知道他的功勞，把項(xiàng)目小組的團(tuán)結(jié)拋到腦后;有的人有困難也不說(shuō)，“沉默是金”，解決不了，就放在那兒，也不反映，急死你;也有的人想進(jìn)步，抱怨在項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中，因?yàn)橐恢碧幱谂浜衔恢?，沒(méi)有機(jī)會(huì)發(fā)揮自己的能力，獲得提升。
1、相應(yīng)的制度
無(wú)規(guī)矩不成方圓，大到部門，小到項(xiàng)目組，都是這樣。項(xiàng)目經(jīng)理既不能選擇一個(gè)團(tuán)隊(duì)，也不能辭退(從項(xiàng)目組)一個(gè)人，更不能要求部門給骨干成員加薪。項(xiàng)目經(jīng)理能做什么，改變這種被動(dòng)管理的局面?既要給大家一個(gè)發(fā)展的平臺(tái)，也要管理好團(tuán)隊(duì)。項(xiàng)目分組管理制度，是我們項(xiàng)目小組，針對(duì)這些問(wèn)題進(jìn)行的初步嘗試。
(1)跟進(jìn)實(shí)施組任務(wù)：項(xiàng)目啟動(dòng)前，與各應(yīng)用部門溝通，檢查上線準(zhǔn)備情況，按需求分配項(xiàng)目組人手。項(xiàng)目實(shí)施中及時(shí)檢查進(jìn)展?fàn)顩r，實(shí)時(shí)調(diào)度人員。每日流程結(jié)束后，召集在場(chǎng)的項(xiàng)目組成員開項(xiàng)目小結(jié)會(huì)議，收集意見、問(wèn)題、建議，整理成日進(jìn)度報(bào)告。
(2)軟件版本控制內(nèi)容：用表格及時(shí)記錄每臺(tái)機(jī)器軟件版本。
(3)測(cè)試組參與新版本軟件的使用前測(cè)試，保證上線系統(tǒng)的基本穩(wěn)定。測(cè)試時(shí)間一般在每天的下午4：00-6：00。
(4)小組第一人為負(fù)責(zé)人員，測(cè)試組、版本控制組每周發(fā)一份報(bào)告。
(5)所有報(bào)告請(qǐng)發(fā)到項(xiàng)目經(jīng)理郵箱，并抄送到分管領(lǐng)導(dǎo)郵箱。
2、配套的措施
(1)各小組工作要求要?jiǎng)澐智宄?，基本工作要流程化，落?shí)到位。
(2)要利用項(xiàng)目小組會(huì)議檢查項(xiàng)目執(zhí)行情況，交流經(jīng)驗(yàn)，表?yè)P(yáng)先進(jìn)，輔導(dǎo)項(xiàng)目的實(shí)施。
(3) 項(xiàng)目組工作也要計(jì)入個(gè)人年終考評(píng)，自己怎么講沒(méi)有用，看看項(xiàng)目進(jìn)度報(bào)告，誰(shuí)用心了，干了多少工作，一目了然。
(4) 加強(qiáng)項(xiàng)目小組內(nèi)部了解，培養(yǎng)互相配合的精神。經(jīng)常會(huì)有這樣的現(xiàn)象：一個(gè)項(xiàng)目下來(lái)，甲、乙雙方都有人連名字都叫不上，項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中相互能有多少配合、協(xié)調(diào)可想而知。在方法上，可以開展一些諸如登山、拓展、打球等互動(dòng)式的活動(dòng)。