很少有公司擁有無限的預(yù)算，所以項(xiàng)目的利益相關(guān)者首先要確定他們的項(xiàng)目是否取得了巨大的成功或巨大的失敗是最重要的。這個(gè)事實(shí)推動(dòng)了項(xiàng)目負(fù)責(zé)人和他們的團(tuán)隊(duì)每天要面對(duì)的壓力。預(yù)算超支是項(xiàng)目經(jīng)理的噩夢(mèng)。有效的預(yù)算管理是重視職業(yè)發(fā)展的項(xiàng)目經(jīng)理的重點(diǎn)領(lǐng)域。
預(yù)算超支是項(xiàng)目成敗的試金石。以下的預(yù)算管理策略將使你的項(xiàng)目預(yù)算得到控制，同時(shí)也能讓你的利益相關(guān)方高興。在你的項(xiàng)目被成本超支壓垮前，遵照下列的五個(gè)策略來控制你的項(xiàng)目預(yù)算。
1、了解利益相關(guān)者的真正需求
利益相關(guān)者在項(xiàng)目中所說的需要往往不像一開始時(shí)那么簡(jiǎn)單。這可能導(dǎo)致雙方的目標(biāo)和期望不明確。如果項(xiàng)目經(jīng)理、贊助商、團(tuán)隊(duì)成員和供應(yīng)商對(duì)利益相關(guān)者的真正愿望沒有牢固的把握，那么這幾乎不可能確定項(xiàng)目的需求。確保投入盡可能多的時(shí)間來更深入地了解利益相關(guān)方的期望。最終，包括預(yù)算在內(nèi)的一切都是由利益相關(guān)者的期望、可交付成果和其它要求定義的。因此，高效管理項(xiàng)目預(yù)算的第一步是確保項(xiàng)目需求都準(zhǔn)確地得到所有利益相關(guān)者的認(rèn)可、記錄和確認(rèn)，并將其傳達(dá)給所有相關(guān)方。這一關(guān)鍵步驟應(yīng)在預(yù)算設(shè)定之前完成。很多項(xiàng)目都基于需求而被發(fā)起，但基于需求執(zhí)行，自動(dòng)將項(xiàng)目置于預(yù)算超支的風(fēng)險(xiǎn)之下，這讓所有人失望。
2、意外的預(yù)算
估算成本的時(shí)候要現(xiàn)實(shí)。確保從所有適用的利益相關(guān)者獲得投入。更重要的是建立突發(fā)事件。這一步是至關(guān)重要的。你需要考慮到不在你控制范圍內(nèi)的事物，例如可能會(huì)影響供應(yīng)量、資源、勞動(dòng)力、融資、產(chǎn)品/服務(wù)短缺、匯率等的外部環(huán)境因素。今天的價(jià)格或費(fèi)率可能不會(huì)貫穿到項(xiàng)目的后期階段。確保供應(yīng)商履行承諾并準(zhǔn)備后背計(jì)劃。獲得其他利益相關(guān)方的信息資源并審查供應(yīng)商有助于制定可滿足需求的現(xiàn)實(shí)的預(yù)算，即便有意外的情況影響成本。我看到很多項(xiàng)目經(jīng)理因成本不斷上漲而措手不及，供應(yīng)商無法履行規(guī)定的義務(wù)或其它問題。為意外而計(jì)劃，你就不會(huì)受到意外打擊。
3、制定相關(guān)的關(guān)鍵績(jī)效指標(biāo)(KPI)
在沒有建立關(guān)鍵績(jī)效指標(biāo)(key performance indicator，KPI)的情況下，你無法有效地管理項(xiàng)目預(yù)算。關(guān)鍵績(jī)效指標(biāo)可幫你確認(rèn)項(xiàng)目花費(fèi)了多少，項(xiàng)目的實(shí)際預(yù)算在多大程度上與計(jì)劃的預(yù)算有差異。這里只是一些常用的已知和常用的項(xiàng)目的關(guān)鍵績(jī)效指標(biāo)，它們對(duì)于有效的項(xiàng)目預(yù)算管理至關(guān)重要：
·實(shí)際成本(AC)也稱為實(shí)際工作成本(ACWP)，顯示了迄今為止在項(xiàng)目上花了多少錢。
·成本偏差(CV)表示估算的項(xiàng)目成本是否高于或低于設(shè)定的基準(zhǔn)。
·掙得值(earned value，EV)，又稱已完工作量的預(yù)算成本(Budgeted Cost of Work Performed，BCWP)顯示了在特定時(shí)間內(nèi)執(zhí)行的項(xiàng)目活動(dòng)的核準(zhǔn)預(yù)算。
·計(jì)劃價(jià)值(Planned Value，PV)，又稱計(jì)劃工作量的預(yù)算成本(Budgeted Cost of Work scheduled，BCWS)，是截止到報(bào)告日期的計(jì)劃/安排的項(xiàng)目活動(dòng)的估算成本。
·投資回報(bào)率(Return on investment，ROI)顯示了項(xiàng)目的盈利能力以及利益是否超過成本。
4、重新討論、評(píng)估、重新預(yù)測(cè)
一個(gè)沒有預(yù)算管理和重新預(yù)測(cè)的項(xiàng)目將導(dǎo)致失敗。頻繁的預(yù)算監(jiān)督對(duì)于防止預(yù)算的過度失控來說至關(guān)重要。10%的預(yù)算超支比50%的超支更容易糾正，如果你不關(guān)注你的預(yù)算和重新預(yù)測(cè)，那么在你知道之前，10%的超支可能會(huì)變成50%的預(yù)算超支。通過頻繁的預(yù)算審查來維持項(xiàng)