新型的項(xiàng)目管理程序會(huì)專注在提供十分優(yōu)秀的功能，是一次又一次的你確需要和想要去用的，把那些系統(tǒng)膨漲的功能拿走，多數(shù)人就無(wú)需要去用了。其它的工具就保留著大量可修改，和在公司中可靈活使用的功能。你知道你的項(xiàng)目管理軟件有多好嗎?我猜你會(huì)覺(jué)得你知道了所有的功能，但現(xiàn)實(shí)中普遍的項(xiàng)目經(jīng)理，只用上了少半工具中所給予的功能。知道如何使用你項(xiàng)目管理軟件的所有功能，會(huì)讓你更容易的去安排你的項(xiàng)目。
無(wú)論你現(xiàn)時(shí)的工具是怎樣，我猜在選單的對(duì)象中仍然有些加載的功能，是你從未曾點(diǎn)擊過(guò)的! 這些竅門(mén)會(huì)幫助你，更快的制定你的計(jì)劃，和幫助你能真正飛越你的項(xiàng)目管理任務(wù)!
1. 更新人力資源日程
資源日程展示出你人力資源的標(biāo)準(zhǔn)(預(yù)載)工時(shí)，就如9am到5pm，星期一到星期五。它們亦會(huì)顧及假期的非工作時(shí)間，如春節(jié)假期。
當(dāng)你在執(zhí)行項(xiàng)目資源計(jì)劃時(shí)，很重要的是要把非工作時(shí)間也考慮進(jìn)去，所以更新人力資源日程是精粹。你需要考慮到并非每個(gè)人都像你一樣的地方假期，特別是如果你在國(guó)際性或者分散性的團(tuán)隊(duì)中。用你的人力資源日程去制定國(guó)家性的專門(mén)假期，這會(huì)幫助你能避免，在他們正常不在辦公室時(shí)，分配任何工作給海外的人力資源。
如果你喜歡，讓你的人力資源能接觸去管理他們自己的日程。這樣的好處是他們能把他們自己的放假時(shí)間加進(jìn)去，并且?guī)椭阕黜?xiàng)目安排。
2. 使用提醒
當(dāng)有事發(fā)生時(shí)，項(xiàng)目管理軟件可以電郵提醒給你。很多人很擔(dān)心的是這種「公眾媒體」功能上會(huì)有數(shù)據(jù)超載，或者是他們不能控制接收數(shù)據(jù)的數(shù)量。當(dāng)然，這是不正確的，你可以把關(guān)上的提醒打開(kāi)，這樣你就可以巧妙地控制你所發(fā)出的數(shù)據(jù)了。
提醒可以制定來(lái)告訴你，任務(wù)已經(jīng)完成、剛開(kāi)始或者是超時(shí)了。自定義適合你需要的提醒，比一起避開(kāi)它們更好。
3. 個(gè)性化屏幕
改變顏色、加上你公司的標(biāo)志或者上載你項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員的照片，很多項(xiàng)目經(jīng)理并不意識(shí)到，當(dāng)要作個(gè)性化時(shí)，他們網(wǎng)上項(xiàng)目管理軟件是可以如何的靈活。
項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)個(gè)性化的經(jīng)驗(yàn)，通常都只會(huì)變得更好!有趣的是，看到你的同事在他們?cè)u(píng)論的對(duì)象旁彈出一幅圖像。當(dāng)你可以看到和你說(shuō)話的是誰(shuí)，這讓協(xié)作的努力看來(lái)會(huì)少些困難!
4. 創(chuàng)建網(wǎng)上活頁(yè)夾
文件儲(chǔ)存是任何項(xiàng)目信息策略中很重要的部份，你需要在一瞬間就能把文件找出來(lái)，這意味著要?jiǎng)?chuàng)建一個(gè)適合你的存盤(pán)系統(tǒng)，建立活頁(yè)夾，并善用它們。
用樣要善用預(yù)載的活頁(yè)夾，例如，收件夾(out-of- the-boxfolders)可以自動(dòng)設(shè)定來(lái)儲(chǔ)存，你在系統(tǒng)中建立的文件副本，很好的例子是以一個(gè)文件來(lái)儲(chǔ)存所有你的項(xiàng)目報(bào)表，而并非是儲(chǔ)存項(xiàng)目進(jìn)度信息的報(bào)表，或者是在一個(gè)與該月完成了的工作的活頁(yè)夾中，為所有你的報(bào)表建立起活頁(yè)夾。然后如果你再不需把它們找出來(lái)，這就容易了—它們所有都可以放在一個(gè)地方。在你系統(tǒng)中自動(dòng)執(zhí)行的好處，是你甚么都不用做，就能移動(dòng)報(bào)表!
5. 工作及匯報(bào)
你是否知道，你可以在背后作報(bào)表的嗎?你不需要盯著屏幕，去等候你的報(bào)表過(guò)程。當(dāng)產(chǎn)生報(bào)表通常是甚為實(shí)時(shí)的，如果你要從一個(gè)大型項(xiàng)目中抽出數(shù)據(jù)來(lái)，或者要求系統(tǒng)送回很多行復(fù)雜信息，這要用上好一會(huì)。
當(dāng)你報(bào)表運(yùn)作中，并很著要做一些工作時(shí)，從屏幕中瀏覽，你會(huì)注意到，當(dāng)你的報(bào)表完成后，你就可以繼續(xù)做了。
6. 學(xué)會(huì)有關(guān)功能帶
功能帶是一套在屏幕頂端的圖示，你是否知道所有它們是做甚么的嗎?我不知道—在某些程
序，我知道所有它們是做甚么的，但在另一些我并不經(jīng)常用的程序(如微軟Excel)，某些十分復(fù)雜的功能避開(kāi)了我，同時(shí)我并不了解那些描述意味著甚么。
花些時(shí)間去瀏覽功能帶，并看看所有圖示是做甚么的。我能保證你會(huì)發(fā)現(xiàn)有些你不知道現(xiàn)存的東西，并且在你的工作中你會(huì)發(fā)覺(jué)是很有用的!
如果你的屏幕看來(lái)是太繁忙了，同時(shí)你想你的項(xiàng)目信息有更多的空間(如果你是在一個(gè)細(xì)小的屏幕，這會(huì)十分有用)，你亦可以縮少功能帶。
7. 分享
你的項(xiàng)目管理軟件并不只是為你所用，有一個(gè)很大的可能性，根據(jù)你所用的工具，你可以和任何人分享數(shù)據(jù)。用選項(xiàng)來(lái)作內(nèi)部分享，意味著你可以準(zhǔn)許他們接觸你項(xiàng)目的文文件(有你的準(zhǔn)許)，簡(jiǎn)單的以他們的電郵地址。分享你的報(bào)表、預(yù)算信息、時(shí)間表、文件和資源分配，這些當(dāng)與顧問(wèn)或其他第三方一起工作時(shí)，可以是十分重要的。