文檔是迄今為止企業(yè)運(yùn)營中被證實(shí)行之有效的一種信息載體。作為有效的信息載體，基本上企業(yè)的所有信息都以文檔的方式來保存，傳播。所以，企業(yè)運(yùn)營中各過程和結(jié)果都需要各種文檔進(jìn)行支持，文檔被用來記錄每項(xiàng)業(yè)務(wù)工作進(jìn)行的相關(guān)信息。
隨著企業(yè)的發(fā)展，企業(yè)組織過程資產(chǎn)的持續(xù)積累是個(gè)客觀的過程，因此，作為知識(shí)經(jīng)驗(yàn)庫的重要組成部分，項(xiàng)目文檔管理的規(guī)范化是每個(gè)企業(yè)遲早需要進(jìn)行的必要工作。項(xiàng)目管理作為企業(yè)業(yè)務(wù)運(yùn)營推進(jìn)的一種方式也不例外。
1．項(xiàng)目文檔生命期
文檔作為一種信息承載物，有其自己的生命期。同理亦然，項(xiàng)目文檔也有自己的生命期。項(xiàng)目文檔生命期的始終貫穿于項(xiàng)目文檔管理的運(yùn)營各環(huán)節(jié)。
2．科學(xué)的文檔設(shè)計(jì)
一個(gè)項(xiàng)目文檔的產(chǎn)生不是任何人憑空想象的結(jié)果。在文檔產(chǎn)生意向階段，項(xiàng)目的各干系人根據(jù)自己對(duì)項(xiàng)目的理解要求，在現(xiàn)有文檔模板庫滿足不了自身需求的基礎(chǔ)上，產(chǎn)生文檔的設(shè)計(jì)編寫意向。項(xiàng)目文檔設(shè)計(jì)編寫的目的是為了滿足項(xiàng)目涉及到的各干系人的需求。
項(xiàng)目經(jīng)理匯總各干系人的需求及意見進(jìn)行項(xiàng)目文檔的設(shè)計(jì)編寫，在正式進(jìn)入文檔審批階段之前，項(xiàng)目經(jīng)理應(yīng)該與相關(guān)干系人對(duì)設(shè)計(jì)編寫的文檔達(dá)成相關(guān)一致。
3．嚴(yán)謹(jǐn)?shù)奈臋n審批
設(shè)計(jì)編寫完成的項(xiàng)目文檔需要經(jīng)過相關(guān)干系人嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膶徟徟吒鶕?jù)公司規(guī)定及項(xiàng)目現(xiàn)狀，可能是公司專門的職能領(lǐng)導(dǎo)，職能部門或者由項(xiàng)目涉及到的雙方共同組成的相關(guān)審批委員會(huì)。
嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膶徟侵疙?xiàng)目文檔的審批應(yīng)該具有規(guī)范的審批流程制度，以保證審批結(jié)果的嚴(yán)肅性。
4. 正式的文檔發(fā)布
項(xiàng)目文檔通過審批后應(yīng)該由項(xiàng)目經(jīng)理對(duì)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)內(nèi)外進(jìn)行正式發(fā)布。
正式發(fā)布的目的是對(duì)發(fā)布的文檔正式定義授權(quán)，對(duì)相關(guān)干系人廣而告之。項(xiàng)目文檔的正式發(fā)布，標(biāo)志著項(xiàng)目文檔正式進(jìn)入文檔的流轉(zhuǎn)階段。發(fā)布的項(xiàng)目文檔進(jìn)入項(xiàng)目文檔模板庫，同時(shí)，進(jìn)入企業(yè)組織過程資產(chǎn)的文檔庫。
5. 流程化的文檔收集匯總整理
本階段是項(xiàng)目文檔的流轉(zhuǎn)階段，文檔生命期的絕大部分時(shí)間在此階段展開，文檔的自身功能也主要在此階段發(fā)揮作用。
項(xiàng)目文檔的收集、匯總、整理、分發(fā)是一個(gè)紛繁的持續(xù)過程。項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)?wèi)?yīng)該根據(jù)具體項(xiàng)目特點(diǎn)，制定具體的溝通流程制度對(duì)項(xiàng)目文檔的有序流轉(zhuǎn)進(jìn)行保證。
6. 系統(tǒng)的項(xiàng)目文檔歸檔
項(xiàng)目完成后，項(xiàng)目經(jīng)理應(yīng)該組織項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)，根據(jù)公司知識(shí)經(jīng)驗(yàn)庫的要求及項(xiàng)目的具體特點(diǎn)對(duì)項(xiàng)目所有文檔進(jìn)行系統(tǒng)的篩選、分類、整理，最后統(tǒng)一歸檔。
一個(gè)科學(xué)有效的項(xiàng)目歸檔不僅是對(duì)整體項(xiàng)目的完備的總結(jié)，更重要的是，更應(yīng)該給公司相關(guān)業(yè)務(wù)的拓展提供寶貴的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)。項(xiàng)目的最后歸檔應(yīng)該匯總進(jìn)企業(yè)組織過程資產(chǎn)的知識(shí)經(jīng)驗(yàn)庫。
7．項(xiàng)目文檔的持續(xù)改進(jìn)
項(xiàng)目文檔與項(xiàng)目管理一樣，需要在持續(xù)不斷地改進(jìn)中來完善自身，發(fā)展自身。只有這樣，項(xiàng)目文檔才能在生命期內(nèi)更好的滿足不同項(xiàng)目干系人的不同需求。
項(xiàng)目管理流程化，文檔化是科學(xué)項(xiàng)目管理的標(biāo)志之一。項(xiàng)目文檔管理規(guī)范化需要企業(yè)制訂項(xiàng)目文檔的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。項(xiàng)目文檔具有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)于項(xiàng)目文檔管理中各環(huán)節(jié)的運(yùn)營都具有重要的意義。項(xiàng)目文檔歸檔后將轉(zhuǎn)化為企業(yè)組織過程資產(chǎn)知識(shí)經(jīng)驗(yàn)庫的重要組成部分。項(xiàng)目文檔有效的設(shè)計(jì)，審批，發(fā)布，收集，匯總，整理，歸檔，持續(xù)改進(jìn)是項(xiàng)目文檔管理運(yùn)營的必然環(huán)節(jié)。