企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)其實(shí)可以拆分成若干個(gè)項(xiàng)目，業(yè)界有專家甚至提出“在當(dāng)今社會(huì)中，一切都是項(xiàng)目，一切也將成為項(xiàng)目”，可以說，項(xiàng)目已經(jīng)成了企業(yè)的一種生存方式。管理學(xué)大師彼得·德魯克有一句經(jīng)典的名言：“企業(yè)的唯一目的就是創(chuàng)造顧客。”企業(yè)憑什么創(chuàng)造顧客?一定是通過企業(yè)生產(chǎn)的產(chǎn)品或提供的服務(wù)，而企業(yè)在提供產(chǎn)品或服務(wù)過程中一定會(huì)產(chǎn)生項(xiàng)目。
那么，到底什么是項(xiàng)目管理?企業(yè)真的了解這門與其生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)密切相關(guān)的技術(shù)嗎?我看不盡然!在《項(xiàng)目管理：項(xiàng)目思維與管理關(guān)鍵》(第2版)一書中，作者丁榮貴教授提及很多例子：有在項(xiàng)目啟動(dòng)階段就預(yù)示著失敗的，有在項(xiàng)目組織管理階段失效的，也有項(xiàng)目在合作伙伴關(guān)系上處理不當(dāng)導(dǎo)致夭折的?6?8?6?8林林總總，原因其實(shí)都可以歸結(jié)為一種：企業(yè)并不真正懂得項(xiàng)目，更不懂得項(xiàng)目管理的關(guān)鍵點(diǎn)。
筆者常年給企業(yè)提供咨詢服務(wù)，每年要做大量項(xiàng)目，工作性質(zhì)就與項(xiàng)目管理有關(guān)，自認(rèn)為是非常懂項(xiàng)目管理了。然而，這本書仍然在多個(gè)環(huán)節(jié)激發(fā)我的共鳴，并給我?guī)砩羁痰膯l(fā)。
該書如同一個(gè)項(xiàng)目管理智庫，它不僅讓人深刻了解項(xiàng)目管理，更是從項(xiàng)目管理的全過程和全要素出發(fā)，內(nèi)容涉及項(xiàng)目決策、啟動(dòng)、組織管理、合作伙伴關(guān)系、項(xiàng)目范圍、項(xiàng)目工期、項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)、項(xiàng)目沖突、項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)、項(xiàng)目績效管理、項(xiàng)目收尾以及如何做卓有成效的項(xiàng)目經(jīng)理等各個(gè)環(huán)節(jié)的關(guān)鍵問題，可以毫不夸張地說，該書真正做到了一冊(cè)在手，項(xiàng)目無憂。
因?yàn)樵摃鴥?nèi)容全面，每個(gè)章節(jié)都有作者的實(shí)戰(zhàn)感悟，筆者在這里以溝通和項(xiàng)目收尾兩部分來分享書中的精彩觀點(diǎn)以及對(duì)自己的啟發(fā)。
1、溝通環(huán)節(jié)謹(jǐn)防“信息漏斗”
眾所周知，項(xiàng)目溝通工作至關(guān)重要，但因?yàn)榇嬖凇靶畔⒙┒贰爆F(xiàn)象，導(dǎo)致信息在從發(fā)送者向接收者傳遞過程中出現(xiàn)遞減。而這一現(xiàn)象在項(xiàng)目經(jīng)理對(duì)客戶的理解中尤為明顯，因?yàn)樵诤芏嗲闆r下，客戶只會(huì)告訴你問到的東西，而不會(huì)告訴你他們所想的東西。一旦項(xiàng)目溝通存在“信息漏斗”，就會(huì)導(dǎo)致理解出現(xiàn)偏差，最終有可能會(huì)導(dǎo)致結(jié)果與預(yù)期背道而馳。
所以，在項(xiàng)目過程中，要謹(jǐn)防溝通環(huán)節(jié)的“信息漏斗”，解決方法就是制定有效的溝通形式。該書提到要明確溝通目的、對(duì)象、內(nèi)容和方式以及建立反饋機(jī)制。結(jié)合筆者的項(xiàng)目管理經(jīng)驗(yàn)，我們要在項(xiàng)目推進(jìn)計(jì)劃中明確不同階段的這五個(gè)方面。
比如啟動(dòng)會(huì)溝通，目的是引起雙方重視，積極備戰(zhàn)到推進(jìn)項(xiàng)目的狀態(tài);對(duì)象是雙方項(xiàng)目組所有人員及項(xiàng)目中涉及的配合人員;內(nèi)容是項(xiàng)目的目的、人員、內(nèi)容及進(jìn)度安排;方式是項(xiàng)目啟動(dòng)大會(huì)宣講;反饋是項(xiàng)目相關(guān)人員是否了解自身的角色和工作任務(wù)。其他的項(xiàng)目組碰頭會(huì)、重大階段成果匯報(bào)會(huì)、關(guān)鍵事件溝通會(huì)等，也按照這五個(gè)方面考慮周全，如此才能做到溝通順暢高效。
2、讓項(xiàng)目收尾價(jià)值最大化
做項(xiàng)目如同行軍打仗，《孫子兵法》中提到一個(gè)概念——“勝敵而益強(qiáng)”。項(xiàng)目收尾就是要做到，每完成一個(gè)項(xiàng)目，不僅要取得項(xiàng)目預(yù)期結(jié)果，而且要“益強(qiáng)”，也就是有沒有贏得客戶的心和員工的心，有沒有沉淀經(jīng)驗(yàn)，團(tuán)隊(duì)有無進(jìn)步，是否有益于日后其他項(xiàng)目，是否還會(huì)犯同類錯(cuò)誤、消耗不必要的資源等。如果不能做到項(xiàng)目收尾最大化，就如同項(xiàng)羽打仗，盡管每次都取得戰(zhàn)爭勝利，但只是一種表象的勝利，一種損耗的勝利，最終會(huì)走向失敗。
該書在對(duì)項(xiàng)目全過程的闡釋中，不僅透徹分析關(guān)鍵要點(diǎn)，更是穿插一些寓言、游戲和大量案例，以此把項(xiàng)目管理簡單化、通俗化和趣味化。正如該書作者丁榮貴教授堅(jiān)持認(rèn)為的，有效的項(xiàng)目管理思維方式才是對(duì)項(xiàng)目經(jīng)理最有用的指導(dǎo)。
事實(shí)上，很多項(xiàng)目經(jīng)理在學(xué)會(huì)了關(guān)鍵路徑(CPM)法、工作分解結(jié)構(gòu)(WBS)方法和掙值方法后，并沒有將這些方法運(yùn)用到他們正在管理的項(xiàng)目中去，甚至有些人對(duì)這些方法反而產(chǎn)生了不信任感。為什么會(huì)這樣?項(xiàng)目都是獨(dú)特性的，我們過去的知識(shí)和經(jīng)驗(yàn)常常會(huì)因?yàn)檫@些獨(dú)特性而失效。當(dāng)我們不知道自己該做什么的時(shí)候，再好的方法和工具也不能發(fā)揮其應(yīng)有的作用，這時(shí)候能夠幫助我們的只能是有效的思維方式，只有它能夠幫助我們以不變應(yīng)萬變，只有它能夠幫助我們找到成功管理不同項(xiàng)目的共性。
彼得·圣吉在《第五項(xiàng)修煉》中說過：“要改變一個(gè)企業(yè)，首先要改變我們的心智模式。” 同樣，在信息時(shí)代，面對(duì)著層出不窮的變化，我們只有率先改變對(duì)項(xiàng)目的認(rèn)知，培養(yǎng)出項(xiàng)目思維，才能動(dòng)態(tài)管理一個(gè)又一個(gè)成功的項(xiàng)目，助推企業(yè)在競爭中脫穎而出，從而邁向基業(yè)長青。