項(xiàng)目事無巨細(xì)，無論忽略什么都有可能會(huì)導(dǎo)致項(xiàng)目的失敗。雖然從事項(xiàng)目管理年頭不長，但是項(xiàng)目執(zhí)行中的酸甜苦辣卻真真切切的體會(huì)了個(gè)遍，為接下來更精彩的項(xiàng)目生涯打下了基礎(chǔ)。
下面要講到的是我認(rèn)為比較典型的故事，說它典型是因?yàn)樵谶@個(gè)項(xiàng)目執(zhí)行期間，我們項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)和我這個(gè)主要的負(fù)責(zé)人所碰到的問題比較全面，在項(xiàng)目管理中也比較常見。在過去了幾年之后，回顧一下當(dāng)時(shí)的這些事情，慶幸能經(jīng)歷這些問題，讓自己在管理一個(gè)項(xiàng)目的技巧和意識(shí)方面有一定的提高，也讓自己的心理承受能力有了一個(gè)洗禮。同時(shí)也使同事們的感情因?yàn)檫@段一起奮斗過來的歷程更“鐵”了，我想說，只要使用了比較恰當(dāng)?shù)摹败浖记伞?，?xiàng)目可以使團(tuán)隊(duì)更緊密團(tuán)結(jié)在項(xiàng)目管理者的周圍。
本項(xiàng)目發(fā)生在深圳，為客戶提供配套的供氣系統(tǒng)。由于合同簽訂日期晚于設(shè)想的開工日期，導(dǎo)致設(shè)計(jì)，設(shè)備采購和施工周期非常緊張，加上一系列不可預(yù)見的問題，就構(gòu)成了本項(xiàng)目的主要難題。為了解決項(xiàng)目中碰到的問題，項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)做了以下努力，使得項(xiàng)目順利完工。
1.溝通(下包和內(nèi)部)
溝通包括很多方面，有內(nèi)部溝通和外部溝通之分：
內(nèi)部溝通：公司或組織內(nèi)部溝通包括與采購，財(cái)務(wù)，運(yùn)行(項(xiàng)目完成后我們有專門的團(tuán)隊(duì)對(duì)裝置進(jìn)行操作和維護(hù))，項(xiàng)目部門內(nèi)部，項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)內(nèi)部，公司領(lǐng)導(dǎo)的溝通等等。
外部溝通：設(shè)計(jì)院，審圖單位，當(dāng)?shù)乇O(jiān)管部門(包括質(zhì)監(jiān)，安監(jiān)，建設(shè)局，消防局，投資管理局等等)，海關(guān)，客戶和各種各樣的下包商的溝通。
這些溝通都是必須的，可以說只有有效和有針對(duì)性的溝通，才能達(dá)到項(xiàng)目目標(biāo)，很多時(shí)候漂亮的報(bào)告可以事半功倍。這里就強(qiáng)調(diào)下：
與下包商的管理很需要技巧。
·設(shè)備采購，設(shè)備基礎(chǔ)與之前的圖紙不匹配，造成設(shè)備無法完成吊裝。后來設(shè)備供應(yīng)商到現(xiàn)場進(jìn)行了道歉，澄清了是因?yàn)楦聢D紙沒有發(fā)送成功，同時(shí)也沒有追蹤溝通的結(jié)果。作為項(xiàng)目管理人員也應(yīng)該對(duì)該事件反省，在(土建)施工之前應(yīng)該將所有設(shè)備圖紙與供應(yīng)商最后做一次澄清。這點(diǎn)上完全說明了：
溝通不應(yīng)只限于傳達(dá)，還應(yīng)確保對(duì)方接收到了傳達(dá)的信息，并完全理解了所要表達(dá)的內(nèi)容，這樣才算是有效的溝通;
無論是誰的原因，只要溝通沒有達(dá)到目的，雙方都有一定的責(zé)任，對(duì)于項(xiàng)目管理人員更無法逃避因溝通不利而引起的結(jié)果，因?yàn)檫@一切都會(huì)導(dǎo)致項(xiàng)目執(zhí)行受阻;
·設(shè)備采購，設(shè)備交期一再拖延。這時(shí)候就需要及時(shí)和公司領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，調(diào)用公司資源，為項(xiàng)目執(zhí)行鋪平道路;
· 現(xiàn)場施工，你不僅僅是甲方，是支付費(fèi)用的一方，還應(yīng)該是他們的朋友。安全在項(xiàng)目周期中，尤其是現(xiàn)場施工中都是重中之重。但是只是強(qiáng)調(diào)對(duì)分包施工單位的安全要求，一味對(duì)對(duì)方施壓，而沒有有效的溝通，難免不會(huì)引起反彈，對(duì)施工安全，進(jìn)度造成影響。所以在分包合同簽訂之前一定要強(qiáng)調(diào)和讓分包單位掌握安全要求。其次，在現(xiàn)場施工時(shí)，會(huì)有較長一段時(shí)間一起工作生活，工作之余的個(gè)人感情還是需要認(rèn)真培養(yǎng)和維護(hù)的。
和客戶的有效溝通是必須的，只有了解他們的期望并加以管理，項(xiàng)目才能順利得達(dá)到目標(biāo)，如果不在一開始對(duì)客戶的期望有一個(gè)完整徹底的了解，很難說項(xiàng)目不會(huì)失敗或不會(huì)碰到問題。在本項(xiàng)目中，客戶對(duì)工期要求十分苛刻，但是經(jīng)過溝通后發(fā)現(xiàn)：對(duì)于第一期工期是可以通過臨時(shí)系統(tǒng)達(dá)到的，而對(duì)于第二期工期是可以與客戶商榷的。這樣就釋放了一定的施工壓力，項(xiàng)目目標(biāo)也調(diào)整為：必達(dá)臨時(shí)系統(tǒng)工期，努力施行正式系統(tǒng)工期。
有效的溝通：成立項(xiàng)目辦公室，讓核心項(xiàng)目成員一起入住辦公;其