很多項(xiàng)目經(jīng)理涉及到規(guī)劃自己的第一個(gè)項(xiàng)目的時(shí)候，往往會(huì)疑惑，究竟是從哪兒開始?如何準(zhǔn)確預(yù)測(cè)一個(gè)任務(wù)需要多長時(shí)間? 如何將利益相關(guān)者的期望轉(zhuǎn)化為可交付成果?如果出現(xiàn)問題怎么辦? 實(shí)際上，即便是新的項(xiàng)目經(jīng)理，也可以做的面面俱到，按照下面的6個(gè)步驟來進(jìn)行創(chuàng)建一個(gè)完善的項(xiàng)目計(jì)劃，就可以讓別人對(duì)你有信心。
第1步：確定并認(rèn)訓(xùn)項(xiàng)目的利益相關(guān)者
項(xiàng)目經(jīng)理一定要記住，利益相關(guān)者的存在不僅僅是雇傭你過來管理項(xiàng)目，而是要從項(xiàng)目中獲得成果，這是說的任何受到項(xiàng)目影響的利益相關(guān)者，其中包括客戶和最終的用戶。
那么在創(chuàng)建項(xiàng)目計(jì)劃的時(shí)候就需要確定所有的利益相關(guān)者并讓他們知道項(xiàng)目中的利益所在。
項(xiàng)目經(jīng)理要和項(xiàng)目的發(fā)起人以及關(guān)鍵利益相關(guān)者進(jìn)行面對(duì)面的溝通，討論其對(duì)項(xiàng)目的需求和期望，并確定項(xiàng)目范圍、預(yù)算和時(shí)間表及相關(guān)的基線。
然后形成一個(gè)范圍的聲明文檔來確定和記錄項(xiàng)目范圍的詳細(xì)信息，這樣可以讓每一個(gè)人在一開始都了解項(xiàng)目的目標(biāo)是一致的，這樣可以減少后面對(duì)項(xiàng)目范圍進(jìn)行變更的機(jī)會(huì)。
這里需要注意的是：如果想要得到項(xiàng)目中好客戶滿意度，那么就需要了解客戶的期望，并在實(shí)際的項(xiàng)目中達(dá)成的要遠(yuǎn)超過客戶所期望的利益。
第2步：設(shè)置和確定目標(biāo)的優(yōu)先級(jí)
一旦項(xiàng)目經(jīng)理獲得了一個(gè)項(xiàng)目利益相關(guān)者各方面的需求清單，那接下來就是要將這些需求進(jìn)行優(yōu)先級(jí)的排序，并確定達(dá)成這些需求的項(xiàng)目目標(biāo)。
或者說通過這些目標(biāo)的達(dá)成能夠帶來的好處。把這些寫到項(xiàng)目計(jì)劃中去，可以用來和各個(gè)利益相關(guān)者進(jìn)行輕松的溝通。
盡管我們可能都覺得項(xiàng)目中所有的一切都很重要，但如果遇到問題的時(shí)候，根據(jù)緊急性和重要性開始拍賣，或者通過時(shí)間管理優(yōu)先矩陣來幫助項(xiàng)目經(jīng)理確定優(yōu)先級(jí)，這種方式不僅僅可以用于計(jì)劃中，也可以在項(xiàng)目的日常任務(wù)中用得到。
第3步：定義可交付成果
有的項(xiàng)目的可交付成果是看得見的產(chǎn)品，有的項(xiàng)目的可交付成果可能是看不見的服務(wù)，但不管是有形的產(chǎn)品還是無形的服務(wù)，都需要和項(xiàng)目的目標(biāo)對(duì)應(yīng)起來。
是不是可交付成果滿足了項(xiàng)目當(dāng)初設(shè)定的目標(biāo)，或者是不是和當(dāng)初預(yù)期的可交付成果是一致的，尤其需要注意的是，可交付成果并非只有一個(gè)，可能有階段性的，也有可能是若干個(gè)。
可交付成果確定后，接下來就是在項(xiàng)目計(jì)劃中確定每個(gè)可交付成果的截止日期，也可以在后面的項(xiàng)目進(jìn)度中確定日期，但不論是那種，可以提前根據(jù)項(xiàng)目整體的截止日期進(jìn)行倒排。
這樣一旦工作開始，就可以確保項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)按照時(shí)間節(jié)點(diǎn)來完成關(guān)鍵任務(wù)，也可以按時(shí)跟蹤進(jìn)度。
第4步：創(chuàng)建項(xiàng)目進(jìn)度表
項(xiàng)目經(jīng)理查看每個(gè)可交付成果的完成需要定義一系列任務(wù)，為完成每個(gè)任務(wù)，需要確定每個(gè)任務(wù)需要的時(shí)間，需要的資源以及由誰負(fù)責(zé)完成。
由于項(xiàng)目交付是團(tuán)隊(duì)作業(yè)，同時(shí)可能還涉及到各個(gè)環(huán)節(jié)或部門，那么接下來就需要確定各項(xiàng)任務(wù)的依賴關(guān)系。
哪些任務(wù)需要在其他人開始之前完成?哪些任務(wù)是關(guān)鍵任務(wù)不能延誤?人員項(xiàng)目之間以什么樣的方式進(jìn)行溝通?通過將可交付成果，依賴關(guān)系以及里程碑通過表格或軟件來進(jìn)行管理，這樣可以更加方便的后續(xù)進(jìn)行進(jìn)度管理。
項(xiàng)目經(jīng)理可以讓項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)參與一些規(guī)劃過程，他們是接收任務(wù)的人，那么對(duì)于這些任務(wù)如何完成，需要多長時(shí)間以及誰是最好的人來處理具體任務(wù)都會(huì)有重要的見解。
汲取他們的知識(shí)，這樣也會(huì)需要他們同意項(xiàng)目進(jìn)度，以使工作順利運(yùn)行