項目范圍是由WBS定義的，所以WBS也是一個項目的綜合工具。WBS同時也是控制項目變更的重要基礎(chǔ)。無論在項目管理實踐中，還是在PMP考試中，工作分解結(jié)構(gòu)（WBS）都是最重要的內(nèi)容。WBS總是處于計劃過程的中心，也是制定進(jìn)度計劃、資源需求、成本預(yù)算、風(fēng)險管理計劃和采購計劃等的重要基礎(chǔ)。
1、集思廣益列出工作
做好項目WBS的第一步是發(fā)散思維，此時項目經(jīng)理負(fù)責(zé)組織項目團(tuán)隊成員(必要時聘請專家)本著寧濫勿缺的原則，列出大家所能想到的所有項目工作，確保沒有丟項漏項。為了便于集思廣益，在本階段建議使用思維導(dǎo)圖相關(guān)軟件開展工作，具體工作內(nèi)容及要求如下：
(1)、明確進(jìn)行項目工作分解的依據(jù)，通常包括項目相關(guān)資料(招標(biāo)文件、合同等)、國家有關(guān)法律法規(guī)、本單位相關(guān)管理制度、項目團(tuán)隊成員經(jīng)驗、專家意見以及類似項目的WBS參考借鑒等。
(2)、確定項目WBS的整體框架，主要是基于可交付成果或工作過程，依據(jù)項目特點與項目管理的實際要求進(jìn)行劃分，設(shè)計項目WBS的整體框架(即第一層工作)。在此特別需要注意組織對稱原則，即在工作包的范圍劃分上，盡量與本單位目前執(zhí)行主體的部門職責(zé)相一致，以便于操作和管理。
(3)、基于項目WBS的整體框架，一層一層地進(jìn)行具體分解，列出大家所能想到的所有項目工作，如下圖項目分解。在此需要注意的是保持同層分解一致性。
2、精益求精確定WBS
做好項目WBS的第二步是思維收斂。在本階段，項目經(jīng)理要負(fù)責(zé)將第一階段形成的成果進(jìn)行優(yōu)化調(diào)整，形成結(jié)構(gòu)規(guī)范、層次清晰的項目WBS。
(1)、對于按照寧濫勿缺原則形成的第一階段成果，首先要根據(jù)六大原則之中的“完整”要求，將對實現(xiàn)項目目標(biāo)無用的工作剔除。在此要特別注意適用性原則，即考慮本單位對項目WBS整體框架包含的各項工作管理的流程完整性和經(jīng)驗水平，具體分解時要繁簡相間：管理能力欠缺的工作要盡量細(xì)分，以加強(qiáng)經(jīng)驗積累;管理已經(jīng)成熟的工作分解盡量簡化，以減少管理投入成本，從而更好地實現(xiàn)項目目標(biāo)。
(2)、理順各項工作的邏輯關(guān)系，確保各項工作分解符合同層分解一致性，并按照內(nèi)在邏輯關(guān)系確定每一層工作排列的先后順序，使之符合各項工作之間的工序要求。
(3)、根據(jù)六大原則之中的“編碼唯一”要求，設(shè)定編碼規(guī)則，確定各項工作及其唯一編碼，并按照樹形結(jié)構(gòu)要求由上層向下層依次排列，形成項目WBS。其表現(xiàn)形式并不唯一，可以是項目工作分解樹狀圖，也可以是項目工作分解列表。
3、充分發(fā)揮項目WBS的重要功能
(1)、與其他項目管理工具結(jié)合。雖然項目WBS包含的是完成項目目標(biāo)所需的所有工作，但并不能完全覆蓋整個項目，很多信息(如概算、合同以及管理部門的組織結(jié)構(gòu)等)都不能在WBS中完整地表現(xiàn)。作為項目WBS的補(bǔ)充，可以使用OBS(組織分解結(jié)構(gòu))、RBS(資源分解結(jié)構(gòu))以及文檔圖紙編碼系統(tǒng)等。因此，在實際使用中，項目WBS應(yīng)與其他項目管理工具結(jié)合。例如，WBS可以與OBS結(jié)合進(jìn)行職責(zé)配置，以確定部門或個人的工作任務(wù)和責(zé)任。
(2)、不同項目階段有不同側(cè)重。在項目實施過程中，項目WBS是貫穿項目管理全過程的一條主線，將項目各個階段的工作串聯(lián)起來形成項目集成管理。在不同階段，項目WBS要進(jìn)行不同側(cè)重的使用。
在項目啟動階段，項目WBS主要用來確認(rèn)項目范圍;在項目計劃階段，要根據(jù)項目WBS估算項目進(jìn)
度、成本等，制定進(jìn)度計劃、資源需求、成本預(yù)算、風(fēng)險管理計劃、采購計劃等;在項目執(zhí)行和控制階段，用項目WBS作為依據(jù)來檢查項目是否按時按量完成、進(jìn)行整體項目路徑的調(diào)整、項目進(jìn)度/費(fèi)用的聯(lián)合控制;在項目結(jié)束階段，項目WBS則是衡量項目績效的重要依據(jù)。
(3)、對管理活動要求柔性。實際工作中，我們根據(jù)六大原則中的“完整”要求進(jìn)行項目工作分解，形成的項目WBS包含了所有涉及項目實體交付成果的工作單元，但對于聯(lián)系工作單元的工作管理活動沒有固定的分解原則。一般對項目管理工作不再進(jìn)行細(xì)分，對管理活動的要求也是柔性的，具體活動在很大程度上要靠項目管理者對項目的認(rèn)知程度和實際管控水平。