即使我們有最好的專家和軟件，做好了最完備的計(jì)劃，但項(xiàng)目在實(shí)施過程中不會像我們想象中的那樣順利進(jìn)行，項(xiàng)目經(jīng)理需要在項(xiàng)目的實(shí)施過程中不斷的學(xué)習(xí)，并能夠在出現(xiàn)問題的時(shí)候及時(shí)的進(jìn)行應(yīng)對。當(dāng)然一個(gè)更好的方法是在項(xiàng)目中的重大問題發(fā)生之前，就能夠及時(shí)找出這個(gè)問題，雖然持續(xù)監(jiān)控項(xiàng)目狀態(tài)是一種最好的方式，實(shí)際上項(xiàng)目經(jīng)理和團(tuán)隊(duì)成員都不會做到這個(gè)程度。那可以嘗試從下面5個(gè)地方去找找看，是不是有潛藏的問題存在。
01 從項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃中找
首先要看的就是項(xiàng)目的進(jìn)度計(jì)劃，進(jìn)度計(jì)劃可能是一個(gè)詳細(xì)的excel表格，也可能是一個(gè)已經(jīng)錄入數(shù)據(jù)的項(xiàng)目管理軟件系統(tǒng)，這些都可以讓項(xiàng)目經(jīng)理快速了解項(xiàng)目進(jìn)展情況，項(xiàng)目經(jīng)理需要尋找這些任務(wù)的完成情況，除此之外，還要觀察下面幾點(diǎn)：
任務(wù)之間的依賴關(guān)系
任務(wù)的資源分配
任務(wù)的主要完成日期和里程碑
以上這些區(qū)域都是可能存在問題的地方
02 從項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)列表中
項(xiàng)目的風(fēng)險(xiǎn)是等待發(fā)生的問題，因此，項(xiàng)目經(jīng)理要全面了解風(fēng)險(xiǎn)記錄是有道理的，這也是確保項(xiàng)目經(jīng)理避免未來遇到麻煩的來源。
項(xiàng)目的風(fēng)險(xiǎn)管理一般在項(xiàng)目開始的時(shí)候?qū)嵤?，隨著項(xiàng)目生命周期的不斷變化也需要不斷的識別新的風(fēng)險(xiǎn)，項(xiàng)目經(jīng)理需要在項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)會議中去花時(shí)間對新的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行分析，避免影響未來的工作任務(wù)。
03 從已經(jīng)發(fā)生的問題中找
項(xiàng)目中出現(xiàn)的問題是已經(jīng)發(fā)生的事情或者說是已經(jīng)引起的麻煩，從這方面來看，項(xiàng)目經(jīng)理應(yīng)該知道這些問題并管理它們，也值得花時(shí)間去深入研究這些問題，檢查項(xiàng)目的管理計(jì)劃是不是足以保證問題的解決。
如果當(dāng)前的問題沒有被迅速的處理，那么問題的管理不善很容易會變成一個(gè)更大的問題。把項(xiàng)目中出現(xiàn)的問題應(yīng)該放到項(xiàng)目的任務(wù)列表中，并提高它的優(yōu)先級來專注于該問題。
04 從項(xiàng)目的資源中找
找到存在問題的最后一個(gè)地方就是項(xiàng)目的資源池，項(xiàng)目資源主要是人力資源部分可能會對項(xiàng)目造成各種麻煩，有些事故意的，有的是無意識的。
項(xiàng)目經(jīng)理需要對可能對項(xiàng)目可交付成果產(chǎn)生負(fù)面影響的項(xiàng)目資源保持警惕，或者由于生病不能及時(shí)完成交付任務(wù)的人員也要關(guān)注，類似這些都會影響到項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)和項(xiàng)目進(jìn)度的問題，但是需要以不同的方式 處理。
更加常見的是，項(xiàng)目中的資源可能會被過度分配導(dǎo)致在可用時(shí)間內(nèi)他們有太多的工作無法完成，又或者分配不足形成項(xiàng)目中的“窩工”現(xiàn)象，這些都可能是項(xiàng)目問題的潛在原因。項(xiàng)目經(jīng)理需要定期檢查項(xiàng)目中的資源狀態(tài)情況，以便在這些資源問題變得更難管理之前，把問題先找出來進(jìn)行處理掉。
05 從項(xiàng)目的要求中找
項(xiàng)目的要求是潛在問題的另外一個(gè)來源，通常由于兩個(gè)原因?qū)е碌模?/span>
不明確的定義
較差的質(zhì)量
當(dāng)項(xiàng)目成員不知道要具體要交付什么的時(shí)候，就很難用緊迫感來推動(dòng)項(xiàng)目，就算是你做了你應(yīng)該做的事情，也很難看清楚這件事到底對項(xiàng)目目標(biāo)的達(dá)成是否有幫助。
項(xiàng)目經(jīng)理要確保項(xiàng)目中對于問題的要有直接了當(dāng)?shù)拇鸢福M可能的避免模糊或歧義，當(dāng)出現(xiàn)定義變化導(dǎo)致的范圍變更時(shí)，要有合適的渠道或流程來完成變更。
對于質(zhì)量不同的人可能會有不同的理解，項(xiàng)目經(jīng)理需要了解關(guān)鍵利益相關(guān)者如客戶、項(xiàng)目管理層等相關(guān)人員的想法，以便他們能夠提供滿足項(xiàng)目中對于質(zhì)量要求的建議。