在項目建設(shè)中，開會是最有效的溝通方法，能夠明確職責(zé)，統(tǒng)一意見，解決項目中的諸多問題。但是項目經(jīng)理一提開會就會讓大家反感，沒有人喜歡開會，但是開會卻難以避免，因為可能大家對開會的厭倦，并不是針對開會本身，而是對開會的形式不太喜歡，因此，項目經(jīng)理最好在組織會議時，能夠采用一些行之有效的方法來提高會議質(zhì)量。
第一，對將要開的會議內(nèi)容進(jìn)行判斷，想清楚會議要解決什么問題，是不是必須開會，這些問題有沒有別的辦法可以解決，如果有其他解決辦法，那說明這種會議可開不可開，干脆就不開。
第二，開會之前首先要制定好會議制度，明確會議的時間，參會人員的范圍和會議流程，這樣便于提高會議的效率。并一貫堅持會議的決策方法：廣泛征求意見、少數(shù)人討論、核心人員決策，不要把參會人員的范圍擴(kuò)大化。
第三，明確會議的目的和期望結(jié)果，明確開會是要解決一些當(dāng)前遇到的問題，還是要集體討論一些想法，還是要化解矛盾和加強(qiáng)溝通。通過這次會議必須要得到問題的解決方案，還是某種想法，還是信息的同步。
第四，會議開始之前就提前把本次會議的資料發(fā)到參會人員的手里，讓他們盡快閱讀知曉，并且要求他們提前思考自己需要發(fā)表的言論和建議，以便在開會的時候大家能夠直截了當(dāng)?shù)剡M(jìn)入主題，節(jié)約會議的時間。
第五，對于會議的場地不必刻意布置，顯得太拘謹(jǐn)不利于參會人員的身心放松，可以采用其他的開會形式，比如視頻會議等，開會的目的是解決問題，會議的形式并不重要，達(dá)到目的即可。
第六，項目經(jīng)理作為會議主持人，勢必要提高自己主持會議的技巧，能夠?qū)h節(jié)奏進(jìn)行有效的控制，最好能夠使會議氣氛輕松和諧，盡量避免爭吵和一些尷尬場面發(fā)生。
第七，會上要找專人做好會議紀(jì)要，會議結(jié)束之前要對本次會議進(jìn)行總結(jié)，并提煉會議結(jié)論，將接下來的工作必須完成的時間、主要責(zé)任人、需要達(dá)到的效果、什么樣的交付物，寫得清清楚楚明明白白，讓所有參會人員在會議紀(jì)要后面簽字確認(rèn)。
第八，會議結(jié)束后要做好后勤保障工作，選擇合適的時間和合適的地點提供餐飲娛樂活動。工作要有張有弛，讓會議既解決了工作問題，又聯(lián)絡(luò)了人與人之間，部門與部門之間感情。當(dāng)然，如果能不惜成本，大方地邀請甲方人員來一起高興，那就會達(dá)到更好的效果了。
一個管理良好的會議是分享信息、明確方向和消除模糊的有效方式。它有益于協(xié)調(diào)團(tuán)隊成員的努力和對項目事項獲得即時反饋，提供了一種集體解決項目問題機(jī)遇的方式。我認(rèn)為，只要項目經(jīng)理做的以上幾點，就能讓項目組成員不再抵觸開會，就能把會議開得更有效果。