你知道你的項(xiàng)目管理軟件有多好嗎?我猜你會覺得你知道了所有的功能，但現(xiàn)實(shí)中普遍的項(xiàng)目經(jīng)理，只用上了少半工具中所給予的功能。知道如何使用你項(xiàng)目管理軟件的所有功能，會讓你更容易的去安排你的項(xiàng)目。
新型的項(xiàng)目管理程序會專注在提供十分優(yōu)秀的功能，是一次又一次的你確需要和想要去用的，把那些系統(tǒng)膨漲的功能拿走，多數(shù)人就無需要去用了。其它的工具就保留著大量可修改，和在公司中可靈活使用的功能。無論你現(xiàn)時的工具是怎樣，我猜在選單的對象中仍然有些加載的功能，是你從未曾點(diǎn)擊過的!這些竅門會幫助你，更快的制定你的計劃，和幫助你能真正飛越你的項(xiàng)目管理任務(wù)!
1. 更新人力資源日程
資源日程展示出你人力資源的標(biāo)準(zhǔn)(預(yù)載)工時，就如9am到5pm，星期一到星期五。它們亦會顧及假期的非工作時間，如春節(jié)假期。
當(dāng)你在執(zhí)行項(xiàng)目資源計劃時，很重要的是要把非工作時間也考慮進(jìn)去，所以更新人力資源日程是精粹。你需要考慮到并非每個人都像你一樣的地方假期，特別是如果你在國際性或者分散性的團(tuán)隊(duì)中。用你的人力資源日程去制定國家性的專門假期，這會幫助你能避免，在他們正常不在辦公室時，分配任何工作給海外的人力資源。
如果你喜歡，讓你的人力資源能接觸去管理他們自己的日程。這樣的好處是他們能把他們自己的放假時間加進(jìn)去，并且?guī)椭阕黜?xiàng)目安排。
2. 使用提醒
當(dāng)有事發(fā)生時，項(xiàng)目管理軟件可以電郵提醒給你。很多人很擔(dān)心的是這種「公眾媒體」功能上會有數(shù)據(jù)超載，或者是他們不能控制接收數(shù)據(jù)的數(shù)量。當(dāng)然，這是不正確的，你可以把關(guān)上的提醒打開，這樣你就可以巧妙地控制你所發(fā)出的數(shù)據(jù)了。
提醒可以制定來告訴你，任務(wù)已經(jīng)完成、剛開始或者是超時了。自定義適合你需要的提醒，比一起避開它們更好。
3. 個性化屏幕
改變顏色、加上你公司的標(biāo)志或者上載你項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員的照片，很多項(xiàng)目經(jīng)理并不意識到，當(dāng)要作個性化時，他們網(wǎng)上項(xiàng)目管理軟件是可以如何的靈活。
項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)個性化的經(jīng)驗(yàn)，通常都只會變得更好!有趣的是，看到你的同事在他們評論的對象旁彈出一幅圖像。當(dāng)你可以看到和你說話的是誰，這讓協(xié)作的努力看來會少些困難!
4. 創(chuàng)建網(wǎng)上活頁夾
文件儲存是任何項(xiàng)目信息策略中很重要的部份，你需要在一瞬間就能把文件找出來，這意味著要創(chuàng)建一個適合你的存盤系統(tǒng)，建立活頁夾，并善用它們。
用樣要善用預(yù)載的活頁夾，例如，收件夾(out-of- the-boxfolders)可以自動設(shè)定來儲存，你在系統(tǒng)中建立的文件副本，很好的例子是以一個文件來儲存所有你的項(xiàng)目報表，而并非是儲存項(xiàng)目進(jìn)度信息的報表，或者是在一個與該月完成了的工作的活頁夾中，為所有你的報表建立起活頁夾。然后如果你再不需把它們找出來，這就容易了—它們所有都可以放在一個地方。在你系統(tǒng)中自動執(zhí)行的好處，是你甚么都不用做，就能移動報表!
5. 工作及匯報
你是否知道，你可以在背后作報表的嗎?你不需要盯著屏幕，去等候你的報表過程。當(dāng)產(chǎn)生報表通常是甚為實(shí)時的，如果你要從一個大型項(xiàng)目中抽出數(shù)據(jù)來，或者要求系統(tǒng)送回很多行復(fù)雜信息，這要用上好一會。
當(dāng)你報表運(yùn)作中，并很著要做一些工作時，從屏幕中瀏覽，你會注意到，當(dāng)你的報表完成后，你就可以繼續(xù)做了。
6. 分享
你的項(xiàng)目管理軟件并不只是為你所用，有一個很大的可能性，根據(jù)你所用的工具，你可以和任何人分享數(shù)據(jù)。用選項(xiàng)來作內(nèi)
部分享，意味著你可以準(zhǔn)許他們接觸你項(xiàng)目的文文件(有你的準(zhǔn)許)，簡單的以他們的電郵地址。分享你的報表、預(yù)算信息、時間表、文件和資源分配，這些當(dāng)與顧問或其他第三方一起工作時，可以是十分重要的。
7. 學(xué)會有關(guān)功能帶
功能帶是一套在屏幕頂端的圖示，你是否知道所有它們是做甚么的嗎?我不知道—在某些程序，我知道所有它們是做甚么的，但在另一些我并不經(jīng)常用的程序(如微軟Excel)，某些十分復(fù)雜的功能避開了我，同時我并不了解那些描述意味著甚么。
花些時間去瀏覽功能帶，并看看所有圖示是做甚么的。我能保證你會發(fā)現(xiàn)有些你不知道現(xiàn)存的東西，并且在你的工作中你會發(fā)覺是很有用的!
如果你的屏幕看來是太繁忙了，同時你想你的項(xiàng)目信息有更多的空間(如果你是在一個細(xì)小的屏幕，這會十分有用)，你亦可以縮少功能帶。