責任矩陣是以表格形式表示完成工作分解結構中工作細目的個人責任方法。這是在項目管理中一個十分重要的工具，因為他強調(diào)每一項工作細目由誰負責，并表明每個人的角色在整個項目中的地位。制定責任矩陣的主要作用是將工作分配給每一個成員后，通過責任矩陣可以清楚地看出每一個成員在項目執(zhí)行過程中所承擔的責任。
首先，為什么使用責任矩陣
項目需要完成的任務往往千頭萬緒，參與項目的部門與個人又五花八門，為此需要一種手段將任務落實到相應的人頭上，確保每個任務都有相應的人員去負責和完成，這便是人員分工。責任矩陣(Responsibility Matrix, RM)就是一種將工作任務分配、落實到項目執(zhí)行組織的相關職能部門或個人，并明確表示出其角色、職責和工作關系的矩陣圖形。它以項目的工作任務為行，以組織單元(部門或個人)為列，用字母或特定的符號表示相關部門或個人在不同工作任務中的角色或職責，簡潔明確地顯示出項目人員的分工情況。通過責任矩陣，項目的各項工作都能落實到具體的責任人，確保項目因崗設人，人人有事做，事事有人負責，從而避免責任不清而出現(xiàn)的無人負責、推諉扯皮的現(xiàn)象。
其次，責任矩陣有哪些作用
(1) 將項目的具體任務分配、落實到相關的人員或職能部門，使項目的人員分工一目了然，每個成員都能明確各自的職責;
(2) 清楚地顯示出項目執(zhí)行組織各部門或個人之間的角色、職責和相互關系，避免責任不清而出現(xiàn)的推諉、扯皮現(xiàn)象;
(3) 可以充分考慮任務執(zhí)行人員的工作經(jīng)驗、教育背景、職業(yè)資格、興趣愛好、年齡性別等特征進行分工，確保最適當?shù)娜巳プ鲎钸m當?shù)氖?，從而提高工作和項目管理的效?
(4) 有利于項目經(jīng)理從宏觀上看清任務的分配是否平衡、適當，以便進行必要的調(diào)整和優(yōu)化，確保項目人力資源得到充分、有效的使用;
(5) 確保項目因崗設人，機構精煉;
(6) 便于就人員分工情況與項目利益相關者進行溝通，使大家都知道各自的角色與職責，并且達成共識。
然后，責任矩陣怎么用
(1) 召集項目小組成員運用頭腦風暴法或工作分解結構(WBS)等工具列出需要完成的項目任務，如果已經(jīng)有了項目的WBS，則可以直接用WBS中的工作包。注意要盡可能把任務分解到可由一個人單獨完成，完成這項工作可以有且只能有一個交付結果，任務分解不徹底難以落實到人頭上，或者可能導致人員分工出現(xiàn)混亂的情況。
(2) 列出參與項目管理以及負責執(zhí)行項目任務的個人或職能部門名稱，并且搞清楚這些人員的教育背景、工作經(jīng)驗、性格特征以及能夠用在項目上的工作時間情況，以便在分工時予以考慮。
(3) 以工作任務為行，以執(zhí)行工作任務的個人或部門為列，畫出相互關系矩陣圖。
(4) 在矩陣圖的行與列交叉窗口里，用字母、符號或數(shù)字顯示任務與執(zhí)行者的責任關系，任務執(zhí)行者在項目管理中通常有三種角色和職責——直接責任、參與以及審批，用字母表示為A——審批，R——直接責任，I——參與。
(5) 將責任矩陣與相關的職能部門經(jīng)理溝通，讓職能部門經(jīng)理清楚他們部門的人員在項目中承擔的工作任務和職責，以及項目對這些工作任務的要求，以便最大程度地得到職能部門的支持。
(6) 檢查各個部門或人員的任務分配是否均衡、適當，是否有過度分配或者分配不當?shù)默F(xiàn)象，如有必要則做進一步的調(diào)整和優(yōu)化。
(7) 將責任矩陣與項目成員溝通，讓每個人都明白自己在項目中的任務和
要求，確保他們明確各自的角色和承擔的責任，獲取他們的承諾，從而確保項目各項任務的完成。