時(shí)間，既意味著機(jī)會(huì)，又意味著成本。進(jìn)度的加快，很大程度上直接表現(xiàn)為生產(chǎn)力的提高。一個(gè)客戶關(guān)系信息系統(tǒng)項(xiàng)目，提前一天投入使用，就意味著客戶能更便利地享受產(chǎn)品和服務(wù)，從而對(duì)我們產(chǎn)生比競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手更加良好的預(yù)期，帶來(lái)更多的利潤(rùn)；一個(gè)建設(shè)項(xiàng)目，能提早一天投產(chǎn)，就意味著能提前一天支付貸款的利息，還意味著能提前一天收取利潤(rùn)。因而，項(xiàng)目時(shí)間管理就成為項(xiàng)目管理所要追求的重要目標(biāo)之一。
一、用正確的需求調(diào)研方法有助于加快進(jìn)度
不管哪類(lèi)項(xiàng)目，在立項(xiàng)之初，都需要對(duì)項(xiàng)目最終用戶的需求作充分的調(diào)研和分析。很多項(xiàng)目組一想到需求調(diào)研，就馬上想到與用戶訪談。并且項(xiàng)目一開(kāi)始，就開(kāi)始與用戶進(jìn)行面對(duì)面的訪談。 但是訪談作為項(xiàng)目組采用的第一種方法并不好。
一般來(lái)講，項(xiàng)目承建方不一定十分了解用戶的業(yè)務(wù)術(shù)語(yǔ)，這一點(diǎn)在信息化項(xiàng)目中尤為普遍。這樣，在訪談的過(guò)程中，用戶講到的一些術(shù)語(yǔ)有可能被忽略，因?yàn)閱?wèn)得太多了，給用戶的感覺(jué)不好。但這些術(shù)語(yǔ)并沒(méi)有得到解決，怎么辦呢? 只好開(kāi)始第二次調(diào)研，回過(guò)頭來(lái)問(wèn)前面提到的術(shù)語(yǔ)。有的項(xiàng)目組這個(gè)過(guò)程可能會(huì)重復(fù)兩三遍。這時(shí)，用戶的信賴感會(huì)下降，用戶會(huì)認(rèn)為這么簡(jiǎn)單的問(wèn)題還需要問(wèn)幾次? 因?yàn)槟承┬g(shù)語(yǔ)可能確實(shí)是用戶行業(yè)中的基本術(shù)語(yǔ)。這種情況下，差旅費(fèi)、顧問(wèn)費(fèi)等調(diào)研成本不斷增加，項(xiàng)目的調(diào)研時(shí)間也相應(yīng)拉長(zhǎng)，而客戶的信賴感和配合程度逐漸降低。顯然，一上來(lái)就采取訪談?dòng)脩舻霓k法是不明智的。
正確的方法應(yīng)該是：
首先請(qǐng)用戶提供能反映用戶業(yè)務(wù)的相關(guān)資料和書(shū)籍，開(kāi)始文獻(xiàn)調(diào)研。在閱讀文獻(xiàn)的過(guò)程中，對(duì)方的一些基本業(yè)務(wù)術(shù)語(yǔ)就能夠搞清楚，并且對(duì)用戶的業(yè)務(wù)流程有一個(gè)初步的認(rèn)識(shí);
其次，如果需要的話，請(qǐng)用戶帶領(lǐng)項(xiàng)目組參觀用戶現(xiàn)場(chǎng)的業(yè)務(wù)流程，從而對(duì)某些字面上不容易理解的術(shù)語(yǔ)和業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)建立感性認(rèn)識(shí)。
再次，在此基礎(chǔ)上，可以根據(jù)文獻(xiàn)調(diào)查和實(shí)地考察中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，有針對(duì)性地列出訪談大綱，與用戶進(jìn)行訪談。這時(shí)訪談的效率和訪談的質(zhì)量都會(huì)很高，用戶也會(huì)因?yàn)轫?xiàng)目組提到的問(wèn)題很專(zhuān)業(yè)很有針對(duì)性，從而產(chǎn)生較強(qiáng)的信賴感。
有的項(xiàng)目組訪談完后就認(rèn)為得到了用戶的真實(shí)、完整的需求，就開(kāi)始進(jìn)行項(xiàng)目的設(shè)計(jì)了。事實(shí)上，有些項(xiàng)目比較敏感，由于訪談的結(jié)果是要紀(jì)錄的，用戶為了回避自己的“風(fēng)險(xiǎn)”，會(huì)按照“官方”的口徑講話，這樣，需求就可能被扭曲，項(xiàng)目推進(jìn)過(guò)程中的風(fēng)險(xiǎn)也就種下了。正確的方法應(yīng)該是接著訪談繼續(xù)進(jìn)行第四項(xiàng)，發(fā)放無(wú)記名需求調(diào)查表。由于是無(wú)記名的，一般都能收集到較真實(shí)的需求信息。
最后，由于訪談是單個(gè)進(jìn)行或按部門(mén)進(jìn)行的，每個(gè)具體的用戶或部門(mén)對(duì)于自己的業(yè)務(wù)非常清楚，而對(duì)于與其他崗位、其他部門(mén)的業(yè)務(wù)“接口”和聯(lián)系就不清楚。這時(shí)，一定要請(qǐng)用戶的高層業(yè)務(wù)主管作一個(gè)用戶企業(yè)的全面業(yè)務(wù)報(bào)告，這個(gè)報(bào)告應(yīng)該是總括性的，既能使項(xiàng)目組看到用戶業(yè)務(wù)的全貌，也能看到各部門(mén)、各崗位之間的聯(lián)系或接口。
從上面的論述可知，正確的需求調(diào)研方法既可以了解到真實(shí)、完整的用戶需求信息，也可以確立客戶的信心，節(jié)約項(xiàng)目的成本，大大縮短項(xiàng)目的調(diào)研時(shí)間。這就是為什么有的項(xiàng)目組花三個(gè)月甚至半年也沒(méi)有將需求調(diào)研清楚，而掌握了正確的方法的項(xiàng)目組可能一個(gè)月就得到了高質(zhì)量的需求。調(diào)研時(shí)間縮短了，設(shè)計(jì)、實(shí)施的時(shí)間就比較富裕了。如果調(diào)研時(shí)間拉得很長(zhǎng)，甘特圖、網(wǎng)絡(luò)圖再有威力，恐怕也縮短不了那么多的進(jìn)度! 我們可以用數(shù)字來(lái)說(shuō)明。假設(shè)一個(gè)項(xiàng)目總工期為12個(gè)月。如果我們需求調(diào)研就花了3個(gè)月，那實(shí)際上設(shè)計(jì)階段和實(shí)施階段只有9個(gè)月了。而如果我們只花1個(gè)月時(shí)間調(diào)研，那實(shí)