有很多專業(yè)人士認為，在項目管理中項目經(jīng)理需要花費大量的時間去做溝通管理。這樣的時間甚至占到了項目管理時間的60%以上。想想這是一件多么可怕的事情，但我就開始會質(zhì)疑溝通的流程和效率，并且開始擔心溝通的產(chǎn)出物：需求文檔、系統(tǒng)/產(chǎn)品原型的質(zhì)量等種種問題。軟件項目經(jīng)理的一項最重要的任務就是促成團隊中不同角色成員的直接對話，促成項目信息和資源的共享。這也是項目溝通管理最重要的任務之一。但是，很多項目經(jīng)理太注重自己的存在感和權威性，使得溝通管理成了瓶頸，所有的交流都需要通過這個瓶頸。
沒錯，溝通是很重要。因為項目會不斷地發(fā)展成一個相互交織的整體。溝通的需求信息與項目管理的資源信息在某種程度上會成為系統(tǒng)/產(chǎn)品實現(xiàn)所賴以生存的空氣和水，只到項目全部的功能完成、最終項目目標的實現(xiàn)。項目溝通是確保項目團隊的相關信息能及時、正確地產(chǎn)生、收集、傳播、儲存和最終處理好項目信息所需的各個過程。要想提升項目管理的成功率，管理好項目溝通至關重要。只有良好的溝通，項目經(jīng)理才能夠獲取到足夠多的信息、第一時間發(fā)現(xiàn)項目問題和風險，進而采取一系列應對措施控制好項目的各個方面。
制定有條不紊的溝通計劃。“凡事預則立，不預則廢”，與項目啟動前要制定項目計劃一樣，項目溝通管理也需要預先制定溝通計劃。首先要整理一份項目干系人聯(lián)系清單，這個是為項目經(jīng)理后續(xù)節(jié)約時間，順暢實現(xiàn)項目溝通管理的小助手。然后，明確項目干系人信息交流和溝通的要求，包括與誰溝通、什么時間溝通、溝通內(nèi)容以及溝通方式等等。因為在這些項目干系人當中，有關鍵用戶、有部門高管、也有股東和投資人。和這些關鍵的人物溝通，你若心里或紙上都沒有一個有條不紊的溝通計劃，很難一次性將需要明確和確認的內(nèi)容溝通清楚。
確保溝通信息、效果的同步和反饋。項目的溝通管理，要注重溝通效果的反饋，確保信息接收者完全“消化”了信息。不論是項目需求明確也好、還是系統(tǒng)原型評審也罷。項目經(jīng)理最終需要和關鍵用戶、股東或者投資人討論明確的內(nèi)容，都需要及時梳理出來，并同步反饋傳播到開發(fā)團隊當中去，最終形成項目信息、知識的共享和管理，才能正真地促進項目管理的成功。
注重溝通效率、重要的事項和信息盡量用郵件。項目執(zhí)行是非常復雜的一項工程，為確保溝通順暢，需要對溝通計劃中的任務依據(jù)緊急和重要級別進行優(yōu)先級排序，不同的優(yōu)先級和重要程度，可以允許不同的溝通渠道，如口頭、書面(郵件)，電話、微信等。但書面溝通需要有規(guī)范化的內(nèi)容和互動，那些關鍵的信息和經(jīng)過多方討論達成一致的觀點或者方案(比如梳理明確的業(yè)務邏輯和規(guī)則)，盡量使用書面郵件的方式進行“答復確認”，以免最終項目驗收的時候，會有分歧和沖突。
借助有益的項目溝通管理工具。項目經(jīng)理都需要對項目的溝通進行全面而深入的管理，這樣可以有效地提高溝通效率，提升項目管理效益。然而，這也僅僅是在溝通信息傳遞過程中進行管控。在項目信息的實時性和準確性上方面，借助溝通管理工具，可以實時記錄及審計跟蹤，盡早檢查數(shù)據(jù)輸入的錯誤，并實時地發(fā)出預警，最大程度地確保溝通信息在源頭上的準確性和實時性，幫助項目減少誤解，提高團隊合作效率以及項目的成功率。
借鑒敏捷項目中的溝通策略。項目溝通管理，是為了確保項目信息合理收集和傳輸，以及最終處理所需實施的一系列過程。由于敏捷方法的特殊性，項目過程中的溝通管理要做到合理“收”、“放”，在倡導自主溝通的同時，確保項目中溝通的計劃性、目的性和溝通成本以及過程的可控性。敏捷方法的提出，改變了傳統(tǒng)項目管理方法著
眼于計劃、跟蹤和控制的視角，提出了側重于實效的快速實施、響應變化的管理價值觀。在進度和交付物控制的基礎上，敏捷方法成功的關鍵依賴于項目團隊內(nèi)外溝通和對有效溝通的促成;并且，敏捷方法推薦的溝通過程以頻繁、小范圍、有效率為原則。