很多人都頭疼寫周報、月報，覺得用這些時間來寫這玩意兒，還不如用來直接干活，何必浪費時間在寫這些計劃上。其實我一直也是這么想的，不過我現(xiàn)在不這么想了。 其實項目是一個很泛的概念，大到幾十個億的是項目，小到我們?nèi)粘９ぷ髦械囊恢艿墓ぷ饔媱澮部梢苑Q之為項目。在工作中接觸到一些自我管理能力很強的人，我很好奇他們是怎么做到的？后來得知這些自我管理能力很強的人對時間有很強的計劃性，他們制定計劃，并按照計劃完成每天的事項。
我們不善于制定計劃，于是總是陷入一種瞎忙的狀態(tài)，每天都覺得自己挺忙的，但是末了都不知道自己都干了些什么，悲哀啊！忙得一點效率都沒有，給自己的長期目標很宏偉，但是沒有將目標分解，結(jié)果是什么都沒干成。舉個例子，我們給自己定了一個月度計劃：完成拓展新客戶10人。但是我們沒有根據(jù)“完成擴展客戶10人”的目標進行每天的工作量安排。
假如要完成這個10人目標，那一周得擴展2.5個新客戶。那么一周至少要拜訪多少客戶才可能達成2.5個新客戶？假如一周要拜訪20個客戶才能達成2.5個新客戶，那么每天得拜訪2.8個客戶，我們可以略算為每天需要拜訪3個客戶。
如果沒有制定這樣的任務分解，我們則很可能每天很隨意，然后到了臨近月底的那一周就拼命拜訪客戶，最后的結(jié)果可想而知——不可能達成目標。
這么想來，你說寫計劃重要還是不重要？
那么，項目經(jīng)理們，你們平時有寫計劃的習慣嗎？小的項目可能用Excel就能幫助你制定一個計劃，但是大的項目，幾十萬、幾百萬的項目牽涉到跨業(yè)務單位和跨部門，靠簡單的筆桿頭和常用的表格已經(jīng)無法滿足。
古人言“君子生非異也，善假于物也”，優(yōu)秀的人善于利用工具提高自己工作效率，幫助工作的完成。而作為專業(yè)項目管理的項目經(jīng)理人，你們平時都用什么樣的工具幫助自己管理項目呢？
縱然，釘釘、明道是可以滿足個人日常的工作任務制定的，然而時間跨度比較長的跨業(yè)務單位項目則又當如何？專業(yè)項目管理軟件系統(tǒng)中，國外有微軟、惠普、visual project、oracle primavera等，國內(nèi)有藍云EasyTrack（ETPPM）、維普等。
微軟project、oracle primavera更傾向于工程項目方面，由于工程和it項目、產(chǎn)品研發(fā)、軟件開發(fā)和專業(yè)化服務方向的項目管理存在巨大的差異，且這些品牌中有的軟件是從ERP系統(tǒng)演變而來，在專業(yè)項目管理方面無法達到縱向和橫向跨業(yè)務單位的集成和協(xié)同，加之國外軟件基于國外的項目管理理論研究，在國內(nèi)出現(xiàn)嚴重的水土不服現(xiàn)象，以至于國內(nèi)大型企事業(yè)機構(gòu)單位棄之不用，而轉(zhuǎn)向于國內(nèi)專注項目組合管理的藍云、普通項目管理的維普這些供應商。
當然了，針對個人用戶的項目管理軟件和針對企業(yè)級用戶的項目管理軟件存在很大的差異。在我看來，明道、釘釘這些產(chǎn)品更加適合個人用戶使用，但不能滿足專業(yè)的項目管理經(jīng)理，所以，一般項目經(jīng)理們更多的選擇的是project。但是如果是企業(yè)級用戶的話，由于一個項目涉及到多家不同的單位部門，而且項目金額巨大，需要系統(tǒng)能夠集中入口、識別和評估風險、資源調(diào)配、項目進度監(jiān)控等要求，對項目管理的集成性和協(xié)同性要求比較高，所以一般會選擇TechExcel、藍云easytrack（ETPPM）。不過據(jù)說選擇TechExcel的單位很多最后都沒有繼續(xù)使用，具體原因不詳。
具體而言，項目管理軟件并無好壞之分，選擇現(xiàn)階段最適合自己的工具，能夠有效幫助自己工作的管理和提升才是王道。