項目溝通是確保項目團隊的相關信息能及時、正確地產生、收集、發(fā)布、儲存和最終處理好項目信息所需的各個過程。為了更好地提升你的溝通能力，我們來學習一下高效項目溝通者常用的最佳方法。我們會了解綜合溝通管理、狀態(tài)報告、主持會議、人際關系技巧以及常見溝通媒介的最佳用途。
1、指定主力隊員
為了保證項目溝通的質量和一貫性，一定要指定具體的團隊成員來負責正式的項目溝通。在大多數項目中，你(項目經理)會扮演溝通的主要角色。不過，在大型項目中，你可能要將某些溝通事項或者與目標項目干系人溝通的任務委派給其他人來做。這可能包括同公司的相關部門密切合作，比如人力資源部、市場部和/或公司通信部等。
2、利用強項
盡管你總是要用到很多種溝通方式和媒介，還是要利用好你具備的溝通強項，這些其他的方法只是用來支撐這些強項。
3、進行項目干系人分析
溝通計劃中包含了項目干系人分析。這項分析應弄清楚每個項目干系人的需求和動機。此外，根據這些評估來確認，要采用哪種類型的項目溝通才能恰當地支持每個項目干系人以及管理他們的期望。
4、使用推拉策略
高效的項目溝通者會使用推(傳送)和拉(提供)這兩種溝通方法。隨著中央項目儲存庫的出現(xiàn)，拉的方法越來越受歡迎。盡管這種方法在處理項目干系人隨時需要的信息時非常好使，但是重要的、緊急的項目溝通最好不要依靠它。遇到重要的、緊急的項目溝通時，一定要直接發(fā)送(推)給目標項目干系人。此外，如果你在使用團隊協(xié)作技術(比如Sharepoint)，就可以同時使用推和拉的方法?？梢宰岉椖扛上等擞嗛喯嚓P提醒，以便在某項產品更新的時候自動通知他們(推)。提醒的消息包含了一個鏈接，項目干系人可以通過鏈接來訪問目標產品(拉)。
5、保持信息流通
許多高效的項目溝通者都推薦一種簡單卻有效的方法，就是一定要讓對的人獲得對的信息，這樣便于他們扮演好自己的角色。在很多組織里，各個團體之間的信息流通不是很好。高效的項目經理就會找出信息流通不順暢的地方，扮演促進信息流通的角色。
6、認真對待溝通決策
在做溝通決策時，要考慮各方關系、信息內容以及可用媒介?？偟膩碚f，不同的溝通方法適合不同的情況，高效的溝通者都會做出明智的選擇。
7、確保技術可用、加強用戶培訓
一定要保證用于具體溝通的技術能正常起作用，還要保證相關的項目干系人知道如何正確使用這些技術。
8、讓事情簡單一些
要想在項目干系人那里拿高分，就要讓他們很容易就理解你發(fā)給他們的東西(提供概要)或者讓他們做的事情(提供背景和目標)。不要讓他們去找任何東西(包括溝通的參考事項)。你的項目干系人整天為很多任務和重要事項忙得團團轉，困惑和不確定會令他們不痛快。如果你能努力去讓他們迅速理解你發(fā)過去的東西或者你讓他們去做的事情，他們一定會心存感激，這樣也會提升你在整個項目中的價值。