組織應(yīng)該從哪里開(kāi)始入手開(kāi)始改進(jìn)呢?一般來(lái)說(shuō)，應(yīng)該根據(jù)企業(yè)的實(shí)際情況以及基準(zhǔn)比較后所得到的信息再因地制宜。 越來(lái)越多的組織開(kāi)始認(rèn)識(shí)了項(xiàng)目管理。在項(xiàng)目管理成熟度模型中所介紹的，項(xiàng)目管理實(shí)施中的持續(xù)改進(jìn)是其中至關(guān)重要的一環(huán)。現(xiàn)在有一些成熟的方式可以借鑒。目前引起業(yè)界關(guān)注的持續(xù)改進(jìn)的領(lǐng)域有以下幾個(gè)方面，下面來(lái)一一介紹。
1、開(kāi)發(fā)有效的程序文件
程序文件可以是政策、程序、指導(dǎo)方針、表格和檢查表，或者是這些東西的組合。好的程序文件將加快項(xiàng)目管理成熟過(guò)程，促進(jìn)對(duì)各層次管理的支持，大大地改善項(xiàng)目溝通。
項(xiàng)目管理的動(dòng)態(tài)特性及其多功能的內(nèi)涵，使得組織需要大量的程序文件來(lái)指導(dǎo)一個(gè)項(xiàng)目通過(guò)一系列的階段和時(shí)期。尤其對(duì)于大公司，挑戰(zhàn)不僅是要為每個(gè)項(xiàng)目活動(dòng)提供管理的指導(dǎo)方針，而且還要提供一個(gè)連貫的程序化框架。在這個(gè)框架中，來(lái)自各部門的項(xiàng)目負(fù)責(zé)人能夠合作和相互溝通。特別是，每個(gè)政策和程序必須保持在項(xiàng)目生命周期內(nèi)與相關(guān)的職能部門一致。
程序性文件的一個(gè)簡(jiǎn)單有效的粗略分類方法是利用工作分解結(jié)構(gòu)的概念進(jìn)行分類。這種分類概念以項(xiàng)目的主要生命周期階段為主線，將主要的程序性類別進(jìn)行組織，然后每一類又被細(xì)分為：指導(dǎo)方針、政策、程序、表格和檢查表。必要時(shí)，還可以延伸出附加的步驟，以針對(duì)各種項(xiàng)目和運(yùn)作的職能次級(jí)單位開(kāi)發(fā)政策、程序、表格和檢查表。這種正規(guī)的做法適用于很大的項(xiàng)目，但由于增加額外的管理人員，很可能發(fā)生新的工作接口問(wèn)題和額外的管理費(fèi)用，所以要盡力減少政策和程序的分層。
當(dāng)公司在運(yùn)用項(xiàng)目管理方法方面變得更加成熟的時(shí)候，項(xiàng)目管理政策和程序就可以被廢棄，而代之以指導(dǎo)方針、各種表格和檢查表。這樣可以為項(xiàng)目經(jīng)理提供更多的彈性。然而，達(dá)到這種程度需要較長(zhǎng)的時(shí)間。
2、認(rèn)識(shí)持續(xù)改進(jìn)的必要性
當(dāng)企業(yè)在項(xiàng)目管理上走向成熟，并達(dá)到了一定程度的成功時(shí)，就獲得了可持續(xù)性競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)。然而，企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)者不會(huì)坐視這些，他們必然也在不斷進(jìn)步。這樣，也許企業(yè)會(huì)喪失大部分的可持續(xù)性競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)。所以，要想保持企業(yè)的持續(xù)競(jìng)爭(zhēng)力，就必須要認(rèn)識(shí)到持續(xù)改進(jìn)的必要性。持續(xù)改進(jìn)可以使企業(yè)保持住它的競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)，不斷應(yīng)對(duì)新的挑戰(zhàn)。
3、能力規(guī)劃
伴隨著企業(yè)在項(xiàng)目管理上的優(yōu)秀程度的提高，在較短的時(shí)間內(nèi)，利用較少的資源而執(zhí)行較多的工作，這樣的好處十分明顯。問(wèn)題是組織能多承擔(dān)多少工作?為了解決這個(gè)問(wèn)題，目前大多數(shù)公司都致力于建立能力規(guī)劃模型，進(jìn)而分析在現(xiàn)有的人力、物力的條件下能承擔(dān)多少新的工作量。在進(jìn)行能力規(guī)劃時(shí)，需要考慮的因素應(yīng)該包括：人力資源、時(shí)間、設(shè)備、現(xiàn)金流、技術(shù)等多方面的因素。
4、能力模型
在21世紀(jì)，企業(yè)將用能力模型來(lái)代替工作描述。項(xiàng)目管理中工作描述傾向于強(qiáng)調(diào)可交付成果及來(lái)自項(xiàng)目經(jīng)理的期望，而能力模型側(cè)重的是為獲得這些可交付成果而需要的技能。
美國(guó)著名的制藥公司Eli Lilly公司的能力模型顯示，項(xiàng)目經(jīng)理應(yīng)具備三大領(lǐng)域的能力：科學(xué)技術(shù)技能、領(lǐng)導(dǎo)才能、工藝技能。
引入能力模型概念的一個(gè)好處就是能使培訓(xùn)部門開(kāi)發(fā)定制項(xiàng)目管理培訓(xùn)計(jì)劃來(lái)滿足技能要求。沒(méi)有能力模型，大多數(shù)培訓(xùn)計(jì)劃將是空泛的，而非定制的、有針對(duì)性的。同樣，能力模型還可以使組織更容易開(kāi)發(fā)出一整套培訓(xùn)系列課程，而不是某一種單一的課程。
5、項(xiàng)目管理方法
當(dāng)開(kāi)發(fā)和購(gòu)買一個(gè)項(xiàng)目管理方法時(shí)，需要考慮該方法應(yīng)該支持企業(yè)
文化。要把方法變成一流的項(xiàng)目管理實(shí)踐，關(guān)鍵是它對(duì)企業(yè)文化的適應(yīng)性。項(xiàng)目管理方法的建立，可以大大地增加組織在項(xiàng)目管理方面不斷成功的可能性。一個(gè)成功的項(xiàng)目管理方法是基于它的指導(dǎo)方針和表格，而不是政策方針和程序。方法必須有足夠的彈性，以便于它們能很容易適應(yīng)所有的項(xiàng)目。