議或者面談中應(yīng)該使用筆記本電腦，指定一個打字熟練的人把所有的討論記錄下來，記錄的同時還要做一定的整理，另一種辦法就是采用錄音的方式，會議參與者全心投入到會議中，而事后通過錄音整理。如果不這樣做，那么你結(jié)束會議的時候就會發(fā)現(xiàn)，所有的討論只剩下一個模糊的印象，需求對你來說仍然是一件遙遠(yuǎn)的事情，會議結(jié)束前總結(jié)會議成果并文檔化，請參與討論的用戶對記下的內(nèi)容評論并更正，控制會見進(jìn)度和討論范圍按時結(jié)束會議；會后，公布會議結(jié)合，要安排人員對項目決定和安排進(jìn)行跟進(jìn)。
第一次用戶和開發(fā)人員的會面就像兩個陌生人的第一次見面一樣，大家都不知道說什么，問什么，都擔(dān)心他們說的或做的帶來分歧，他們都在想自己要得到的東西也就是不同的期望，同時他們都希望同一件事件就是項目的成功。下面建議的問題列表能夠幫助會議組織者有的放矢：
第一階段：從自由的問題開始，得到一些基本的了解，比如要解決的是什么問題，需要解決方案的人，以及解決方案希望達(dá)到的效果。
1、誰是問題的提出者或者是解決方案的受益者？
2、誰將使用這個解決方案？
3、成功的解決方案能夠得到哪些經(jīng)濟(jì)上的利益（不要涉及到用戶的商業(yè)秘密）？
4、是否有或者需要另一種解決方案？
第二階段：得到問題的更好理解和用戶表達(dá)的想法
1、解決方案定位與解決哪些問題？
2、成功的解決方案將產(chǎn)生什么樣的輸出？
3、解決方案將在什么樣的環(huán)境下使用？
4、有什么特殊的性能要求或者約束影響了解決方案？
第三階段：關(guān)注于會議的效果
1、你認(rèn)為是否有更適合的人回答這些問題？
2、是否會議的時間太長，問題太多？
3、其他人是否能提供別的信息？
4、是否我們還有其他的問題沒有問到？
處理沖突：溝通過程中不可避免地會產(chǎn)生沖突，在目標(biāo)、動機(jī)、性格、氣質(zhì)上存在差異產(chǎn)生分歧就會導(dǎo)致沖突，我們必須重視并且正視沖突。沖突也有其有利的一面，它能夠?qū)栴}暴露出來，使之及早得到重視；它能夠激起討論，澄清觀念；迫使尋求求新的方法；培養(yǎng)創(chuàng)造性，更好地解決問題。處理沖突有下面幾種方法：
1、回避或者撤出：卷入沖突的人員主動從這一情況中撤出來，避免發(fā)生爭端。這種做法是一種消極的方法，會使得沖突積累起來，導(dǎo)致后來的逐步升級。
2、競爭或者逼迫：把沖突當(dāng)成勝－負(fù)的局勢，認(rèn)為獲勝比相互之間的關(guān)系更有價值，可能會導(dǎo)致人們的怨恨心里，惡化工作氣氛。
3、調(diào)?；蛘呦罕M力在沖突中找出意見一致的地方，最多可能的忽視差異，對可能產(chǎn)生分歧的地方不進(jìn)行討論，但是這并沒有將問題徹底解決。
4、妥協(xié)：尋求一個調(diào)和的折中解決方案，著重于分散差異。
5、合作解決問題：直接正視問題，尋求雙贏的結(jié)局，盡力得到最好、最全面的方案，卷入沖突的人員都把對方所持觀點的假設(shè)理解清楚，特別是那些發(fā)生沖突的部分，愿意放棄或者重新定義之間的觀點、意見?？梢钥闯鲞@是最積極最好的處理沖突方法。
書面溝通：正視文件、備忘錄或者郵件這些方式都屬于書面溝通，它的特點是持久性。書面溝通應(yīng)該僅僅用在必要的時候并且不會增加雙方的工作量情況下使用，我們往往不愿意在瑣碎的文檔中尋找那些能夠在下次會議上能口頭溝通獲得的信息，所有書面的表達(dá)必須清楚、簡潔，不能附帶與主題無關(guān)的其他內(nèi)容，用短句來替代長句，用主動語態(tài)替代被動語態(tài)，避免使用雙重否定或者古漢語詞匯，措詞要自然。書面溝通也是幫助記憶的一種有效方式。
講演和報告：講演和報告前要明確目的，準(zhǔn)備書面提綱，充分準(zhǔn)備多多練習(xí)，內(nèi)容要簡明，確認(rèn)信息能被清楚、正確的理解，不要以數(shù)量而要用質(zhì)量來打動接受者，多用圖片、表格來說明問題。在講演和報告過程中語言清晰流暢、句式簡短、要點之間過渡自然，也應(yīng)該盡量使用身體語言，有意識的微笑，同時放松雙臂或者加上解釋性的手勢動作，會顯得更加自信一些并且能夠消除緊張情緒。講演和報告一定要在規(guī)定的時間內(nèi)完成，不要拖延，最好留出一段時間與聽眾進(jìn)行相互溝通。
溝通的有效性差異很大，對需求獲取是否成功起了決定性的因素，我們應(yīng)該在關(guān)注獲取需求的專業(yè)技術(shù)，同時看到溝通的重要性，而溝通的效率是可以改進(jìn)的，需要我們努力去提高我們的溝通技巧。