按每天的10項(xiàng)任務(wù)，你會(huì)發(fā)現(xiàn)一張將每天上午9∶00-下午5∶00分割完成半小時(shí)一塊的工作表，你的工作是來決策每塊將要完成的任務(wù)。
下面為計(jì)劃工作中需作的假設(shè)。
◆ 因司機(jī)要求，不允許延時(shí)工作。
◆ 下周的家庭義務(wù)防礙了在家工作，因此，你不能在下午5∶00后安排任何工作。
◆ 項(xiàng)目主管一工作，便被告知10項(xiàng)任務(wù)。
解答練習(xí)的第一步是為每項(xiàng)活動(dòng)制訂優(yōu)先級(jí)，依據(jù)：
◆ A級(jí)：該項(xiàng)活動(dòng)非常緊急，必須今天完成。(但是，某些A級(jí)工作也可延到小組會(huì)議時(shí))。
◆ B級(jí)：該活動(dòng)很重要但不緊急。
◆ C級(jí)：該活動(dòng)可被延遲，甚至可能無限期。
按合理優(yōu)先級(jí)在每一活動(dòng)后填空，接著，你必須決定該天哪些活動(dòng)你有時(shí)間來完成。依據(jù)你想要半小時(shí)還是一小時(shí)的午飯時(shí)間，你有七或七個(gè)半小時(shí)用于有效的時(shí)間管理。
你可以選擇如何來實(shí)現(xiàn)每一活動(dòng)。各選擇如下：
◆ 你可以自己來完成該活動(dòng)。(代號(hào)=Y)
◆ 你可會(huì)將責(zé)任委托于你的一位項(xiàng)目副主管(代號(hào)=D)。如果你采用這一方法，你對(duì)每位助手只能委托你的工作中1小時(shí)的工作，才不會(huì)招致處罰。這兒關(guān)鍵的詞匯你在委托你的工作。如果你想委托工作的是項(xiàng)目副主管通常應(yīng)做的工作，那么這將不算在你那一小時(shí)價(jià)值的工作。這種工作為轉(zhuǎn)移工作，將在下面論述。例如：如果你想向你的一位副手委托五個(gè)小時(shí)的工作，其中的4個(gè)小時(shí)是通常他的職責(zé)范圍內(nèi)的活動(dòng)。那么將不會(huì)被處罰，你實(shí)際上在分派4小時(shí)的工作，委托了1小時(shí)的工作你可以假設(shè)，不管分配給項(xiàng)目副主管的是什么工作，也不管其優(yōu)先級(jí)別，
都會(huì)在分配當(dāng)天完成。
◆ 在許多時(shí)候，項(xiàng)目主管和其小組被要求完成通常是別人責(zé)任的工作，像一位執(zhí)行人員或直線管理者的工作。例如，一位直線雇員說沒時(shí)間寫一份報(bào)告，想讓你來參與，因?yàn)槟闶沁@項(xiàng)目的主管，這種類型的請(qǐng)求可被返回給請(qǐng)求者。因這通常不屬項(xiàng)目主管的責(zé)任。你可能因此選擇下面四種中的一種。
◆ 因不是你的責(zé)任，你可以將活動(dòng)請(qǐng)求退回給提出者，不論其直線管理者，執(zhí)行人員或下屬(代號(hào)=R)。當(dāng)然，如果你有時(shí)間，為與請(qǐng)求者建立良好關(guān)系，你可能想做這項(xiàng)活動(dòng)。
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