項(xiàng)目集生命周期就是項(xiàng)目集從“生”到“死”的整個(gè)存在周期。項(xiàng)目集經(jīng)理需要對項(xiàng)目集的整個(gè)生命周期有一個(gè)宏觀的認(rèn)知和長遠(yuǎn)的審視,尤其需要清楚項(xiàng)目集生命周期各個(gè)階段的關(guān)注點(diǎn)與管理點(diǎn)。對項(xiàng)目集生命周期有預(yù)期性的了解,有助于項(xiàng)目集管理團(tuán)隊(duì)更好對項(xiàng)目集進(jìn)行規(guī)劃與管理,從而實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目集的戰(zhàn)略目標(biāo)與預(yù)期收益。通常來說,項(xiàng)目集的生命周期會比項(xiàng)目的更長。
因行業(yè)劃分與業(yè)務(wù)類型的區(qū)別, 項(xiàng)目集的生命周期階段劃分可以千差萬別,但是從管理的角度,PMI《項(xiàng)目集管理標(biāo)準(zhǔn)》將項(xiàng)目集生命周期進(jìn)行高度抽象后,宏觀劃分成三個(gè)階段:項(xiàng)目集定義階段、項(xiàng)目集收益交付階段、項(xiàng)目集結(jié)束階段,這三個(gè)階段組成了項(xiàng)目集生命周期的宏觀視圖。
1、項(xiàng)目集定義階段
項(xiàng)目集定義階段的主要工作是對項(xiàng)目集進(jìn)行從“粗”到“細(xì)”的規(guī)劃,從而為整個(gè)項(xiàng)目集的執(zhí)行提供指導(dǎo)框架。項(xiàng)目集定義階段又分成兩個(gè)互相區(qū)分但又重疊的子階段:項(xiàng)目集構(gòu)思與項(xiàng)目集準(zhǔn)備。
項(xiàng)目集構(gòu)思子階段本質(zhì)是項(xiàng)目集的高層次規(guī)劃過程。在這個(gè)階段,組織需要明確項(xiàng)目集的發(fā)起人,并由項(xiàng)目集發(fā)起人來組織與引導(dǎo)這個(gè)規(guī)劃過程。項(xiàng)目集構(gòu)思子階段主要需要開展下列工作:
(1)項(xiàng)目集的資金來源規(guī)劃。項(xiàng)目集往往規(guī)模大、周期長、資金需求量大,在項(xiàng)目集的初步規(guī)劃階段就需要對項(xiàng)目集在各個(gè)階段所需的資金來源有個(gè)規(guī)劃與初步確認(rèn)。資金短缺或者收支銜接不當(dāng),往往是項(xiàng)目集失敗的重要原因之一。
(2)初步的項(xiàng)目范圍規(guī)劃。
(3)初步的項(xiàng)目集資源、成本估算。
(4)項(xiàng)目集路線圖的制定。項(xiàng)目集路線圖是高層面的項(xiàng)目集進(jìn)展路線描繪,明確了項(xiàng)目集內(nèi)組件(子項(xiàng)目)的里程碑達(dá)成時(shí)間與收益。項(xiàng)目集路線圖宏觀描述了項(xiàng)目集的執(zhí)行路徑與進(jìn)展方向。
(5)初始的風(fēng)險(xiǎn)評估。
(6)開發(fā)項(xiàng)目集章程。項(xiàng)目集章程是組織高層決策委員會批準(zhǔn)項(xiàng)目集的正式文件,涵蓋了項(xiàng)目集構(gòu)思階段的成果,并通過正式的形式任命項(xiàng)目集負(fù)責(zé)人。
項(xiàng)目集準(zhǔn)備階段為項(xiàng)目集的執(zhí)行提供基礎(chǔ),該階段核心工作包括三項(xiàng):
(1)建立項(xiàng)目集治理結(jié)構(gòu)。項(xiàng)目集治理結(jié)構(gòu)為項(xiàng)目集管理團(tuán)隊(duì)提供管理項(xiàng)目集所需的結(jié)構(gòu)、流程、決策模式和工具。項(xiàng)目集治理為項(xiàng)目集的執(zhí)行提供支持,并實(shí)施監(jiān)管,是項(xiàng)目集成功交付的制度保障。
(2)組建初始項(xiàng)目集組織與團(tuán)隊(duì)。
(3)制定項(xiàng)目集管理計(jì)劃。項(xiàng)目集經(jīng)理需要與初始的項(xiàng)目集管理團(tuán)隊(duì)一道投入精力制定項(xiàng)目集管理計(jì)劃。項(xiàng)目集管理計(jì)劃是項(xiàng)目集的執(zhí)行指導(dǎo)計(jì)劃,由若干個(gè)子計(jì)劃構(gòu)成。需要注意的是,項(xiàng)目集內(nèi)各子項(xiàng)目的管理計(jì)劃由各自的項(xiàng)目管理團(tuán)隊(duì)制定。
2、項(xiàng)目集收益交付階段
項(xiàng)目集的主要實(shí)施工作在項(xiàng)目集收益交付階段開展,項(xiàng)目集內(nèi)各個(gè)組件項(xiàng)目在該階段不斷地被啟動(dòng)、執(zhí)行并收尾。項(xiàng)目集的收益實(shí)現(xiàn)得益于各個(gè)子項(xiàng)目的依次收益交付或者整合交付。項(xiàng)目集的主要資源與精力投入在該階段,項(xiàng)目集內(nèi)各個(gè)項(xiàng)目管理團(tuán)隊(duì)負(fù)責(zé)各自項(xiàng)目的執(zhí)行與管理,而項(xiàng)目集經(jīng)理與項(xiàng)目管理團(tuán)隊(duì)則聚焦于跨項(xiàng)目的接口管理與集成管理,以及高層次的項(xiàng)目與項(xiàng)目之間的協(xié)調(diào)管理。
項(xiàng)目集經(jīng)理在項(xiàng)目集收益交付階段站在高于單個(gè)子項(xiàng)目的位置,做好下列三方面的工作:
(1)組件的規(guī)劃與授權(quán)。作為項(xiàng)目集內(nèi)子項(xiàng)目的發(fā)起人,項(xiàng)目集經(jīng)理需要做好子項(xiàng)目的前期規(guī)劃并在適當(dāng)時(shí)機(jī)授權(quán)啟動(dòng)子項(xiàng)目。
(2)組件監(jiān)管與整合。在整個(gè)收益交付階段,項(xiàng)目集經(jīng)理作為子項(xiàng)目發(fā)起人需要做好對子項(xiàng)目的監(jiān)管與