項目溝通的對等原則
參加過PMP考前培訓(xùn)或者是通過PMP考試后，大家都會明確這樣一個概念：項目經(jīng)理最重要的工作就是溝通，溝通占據(jù)了項目經(jīng)理工作時間的80%甚至更多。項目經(jīng)理的溝通協(xié)調(diào)能力決定了這個項目能否順利的完成。
在閱讀PMBOK和PMP考前培訓(xùn)的過程中，我們逐步了解和明確了一些溝通的方法和概念。例如：如何識別干系人，溝通的模型是什么，有哪些可以采用的溝通方法，如何選擇合適的溝通方式進(jìn)行溝通。然而當(dāng)我們在項目的溝通中，運(yùn)用這些知識和方法后，確發(fā)現(xiàn)他們并非想象中的靈丹妙藥，可以解決所有項目溝通中存在的問題。溝通的阻力依舊存在，溝通的效率依然不高，溝通的效果還是很差。
為什么會出現(xiàn)這種情況？是不是PMBOK到了中國，水土不服了？其實不然，我們將溝通分為兩個層面來分析，這兩個層面分別是溝通的技術(shù)層面和溝通的心理層面。溝通的技術(shù)層面是基礎(chǔ)，溝通的心理層面關(guān)鍵。技術(shù)層面定義了成功的溝通對溝通信息本身和溝通途徑的要求；心理層面解決的是溝通時機(jī)的選擇和溝通雙方的溝通意愿。PMBOK中的對于溝通的要求是幫助我們更好的完成溝通技術(shù)層面的準(zhǔn)備，而掌握溝通心理層面上的技巧和原則，才能真正保證溝通的順利進(jìn)行。溝通心理層面的技巧和原則有很多，我們只選取了其中的“對等原則”來進(jìn)行討論。
下面是一個發(fā)生在真實項目中案例。
這是一個跨職能的大項目，項目經(jīng)理需要跟蹤和分析項目的進(jìn)度，他將數(shù)據(jù)的采集的任務(wù)分配給一位新加入項目團(tuán)隊的成員。這位新同事，對項目的情況不是很熟悉，他按照項目經(jīng)理的指示，首先通過項目的溝通計劃，得到了職能經(jīng)理們的聯(lián)系方式，再通過WBS和OBS，將項目經(jīng)理需要的信息分類，分別對應(yīng)不同的職能經(jīng)理，并對需要提供數(shù)據(jù)給出了詳細(xì)的說明，且制成EXCEL表格，最后發(fā)出郵件，請求職能經(jīng)理提供數(shù)據(jù)。結(jié)果卻是，發(fā)出的郵件如石沉大海，杳無音信。
在這個案例中，這位新同事完全是按照PMBOK的要求來準(zhǔn)備溝通，但卻沒有達(dá)到的溝通的目的，取得需要的數(shù)據(jù)。為什么呢？答案就是，項目經(jīng)理忽略了溝通中的對等原則，導(dǎo)致了溝通的失敗，失敗的責(zé)任在項目經(jīng)理。
首先我們用一個例子來解釋什么是溝通中的對等原則。前兩年有一部很火的電視劇《亮劍》，估計大家應(yīng)該都看過。其中有一個情節(jié)就是：八路軍團(tuán)長李云龍去找晉綏軍358團(tuán)團(tuán)長楚云飛，但楚云飛外出未歸，他的參謀長出來接待李云龍，表明他可以為楚云飛傳話，但李云龍說了一句“你同我官階不對等，我沒有什么可以同你講的”，我就在這等你們楚團(tuán)長回來。其中“你同我官階不對等，我沒有什么可以同你講的”這句話就很精辟的解釋了什么是溝通的對等原則。溝通的雙方在同一個層級上，溝通起來比較容易；溝通的雙方在職務(wù)或者地位相差很大的情況下，職務(wù)或者地位比較低的一方作為溝通信息的發(fā)送者，職務(wù)或地位比較高的一方作為信息的接受方的情況下，溝通的成功率不會很高。
在上面的例子中，項目經(jīng)理就是沒有考慮到溝通的對等原則，讓一位職位較低且新加入的項目的成員直接向職位較高的職能經(jīng)理索取信息，結(jié)果是可想而知的。
如何避免這種情況的出現(xiàn)，下面給出兩個解決方案，算是拋磚引玉。
1.在同職能經(jīng)理或者是組織內(nèi)外部職位較高的人員進(jìn)行溝通的時候，最好由項目經(jīng)理親自出面，不要委派其他人來完成。項目經(jīng)理是項目發(fā)起人授權(quán)管理項目的個人，在項目層面上來說，同職能經(jīng)理可以算作對等，滿足了溝通的對等原則。除此之外，在項目啟動會上或者在項目進(jìn)行的過程中，項目經(jīng)理同各位職能經(jīng)理都有過接觸，比起這位新項目成員來，更容易進(jìn)行溝通。
2.在有職能經(jīng)理參加的項目溝通會議上，主動向職能經(jīng)理們介紹新加入的項目成員
和他將要負(fù)責(zé)的工作，請求職能經(jīng)理在適當(dāng)?shù)臅r候予以協(xié)助。項目成員在發(fā)給職能經(jīng)理的郵件中應(yīng)該增加項目經(jīng)理作為收件人。如果一直沒有收到職能經(jīng)理的回復(fù)，項目經(jīng)理應(yīng)該主動同職能經(jīng)理進(jìn)行溝通，而不是責(zé)成項目成員來處理這個溝通問題。
在項目的溝通的過程中，項目經(jīng)理不僅僅需要保證自己的溝通效率，還要規(guī)劃整個項目的溝通環(huán)境，全面考慮溝通的技術(shù)層面和心理層面的各種因素，這樣才能保證項目的溝通能夠順暢的進(jìn)行，為項目的順利完成保駕護(hù)航。