根據(jù)“項(xiàng)目”的定義：一個(gè)項(xiàng)目必須包含明確的起點(diǎn)和終點(diǎn)、有預(yù)算、有規(guī)范明確的工作范圍，最重要的是要展現(xiàn)出特定的成果。職能管理者們，可以試試在符合時(shí)間(Time)、成本(Cost)、范圍(Scope)、成果(Performance)這四個(gè)條件內(nèi)完成一項(xiàng)任務(wù)!這對(duì)于企業(yè)組織與個(gè)人工作來(lái)說(shuō)，都具有重要意義和價(jià)值。
日本趨勢(shì)大師大前研一指出，在全球化、網(wǎng)絡(luò)化及環(huán)境變動(dòng)快速的新世界里，項(xiàng)目導(dǎo)向的企業(yè)將成為贏家，因?yàn)轫?xiàng)目導(dǎo)向的組織更為靈活、應(yīng)變能力更強(qiáng)，比容易流于墨守成規(guī)的各層體制更適于創(chuàng)新。
傳統(tǒng)企業(yè)膜拜“獨(dú)角獸”型企業(yè)的創(chuàng)新變革、互聯(lián)網(wǎng)思維，難道職能管理真的就要在變革洪流中默默地退出歷史舞臺(tái)嗎?難道職能管理與項(xiàng)目管理真的不能“融合”嗎?——如果您嘗試一下在職能管理的同時(shí)運(yùn)用“項(xiàng)目思維”方式，結(jié)果將不同凡響!
全球已有許多企業(yè)都打破了一切聽(tīng)命總部指揮的金字塔架構(gòu)，改采任務(wù)型、項(xiàng)目型的編制，以提高執(zhí)行成效與效率。那么，職能管理中如何做“項(xiàng)目”?以下為您簡(jiǎn)單介紹7個(gè)關(guān)鍵點(diǎn)。
1、項(xiàng)目立項(xiàng)——準(zhǔn)備充分
企業(yè)管理中遴選合適的項(xiàng)目，不論是戰(zhàn)略規(guī)劃中預(yù)定的項(xiàng)目，還是臨時(shí)增加的項(xiàng)目，都不能缺少立項(xiàng)環(huán)節(jié)。立項(xiàng)的目的是論證可行性，常見(jiàn)工具：SWOT分析。
大項(xiàng)目要反復(fù)論證、層層審批，甚至推演。小項(xiàng)目環(huán)節(jié)可以簡(jiǎn)化，但論證環(huán)節(jié)的數(shù)據(jù)分析、權(quán)衡利弊，都不可或缺。
宗旨：這個(gè)項(xiàng)目要有利于企業(yè)目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)和價(jià)值增長(zhǎng)。
2、項(xiàng)目規(guī)劃——資源預(yù)算
項(xiàng)目論證可后行，預(yù)算必須先行，明確人、財(cái)、物等資源的界限范圍。這里需要明確適度的時(shí)間限制、成本控制、工作范圍以及可以呈現(xiàn)的成果說(shuō)明。
企業(yè)運(yùn)行的實(shí)踐告訴我們，沒(méi)有預(yù)算的項(xiàng)目最容易開(kāi)支失控，同時(shí)還容易滋生腐敗——事前的控制遠(yuǎn)遠(yuǎn)強(qiáng)過(guò)事后的處罰。
3、項(xiàng)目啟動(dòng)——組織成立
項(xiàng)目是一次性的活動(dòng)集合，項(xiàng)目在企業(yè)組織的事務(wù)工作中總是處于臨時(shí)地位。一旦立項(xiàng)后，企業(yè)有必要設(shè)置臨時(shí)項(xiàng)目小組，授予項(xiàng)目小組處置與本項(xiàng)目相關(guān)事宜的權(quán)力，項(xiàng)目結(jié)束臨時(shí)小組即宣告解散。項(xiàng)目啟動(dòng)時(shí)需要明確職責(zé)矩陣，這就是常說(shuō)的“項(xiàng)目授權(quán)”，介于崗位授權(quán)和臨時(shí)授權(quán)之間。
4、項(xiàng)目跟蹤——循序漸進(jìn)
項(xiàng)目小組成員往往是基于原有崗位工作的同時(shí)，兼職項(xiàng)目管理。項(xiàng)目小組里只有一個(gè)領(lǐng)頭人——項(xiàng)目經(jīng)理，項(xiàng)目成員應(yīng)當(dāng)服從項(xiàng)目經(jīng)理在項(xiàng)目工作中的安排。企業(yè)所有新增項(xiàng)目都是企業(yè)發(fā)展所必須及時(shí)引進(jìn)和開(kāi)展的業(yè)務(wù)，是有嚴(yán)格時(shí)間要求的，任何人都不得以任何借口阻礙項(xiàng)目進(jìn)程，否則企業(yè)發(fā)展步伐或經(jīng)營(yíng)目標(biāo)就有可能受到影響。循序漸進(jìn)必須以全體成員的支持配合為前提，項(xiàng)目小組成員所做的工作就是跟蹤到位。
5、項(xiàng)目驗(yàn)收——仔細(xì)核算
項(xiàng)目變更也好、遇到風(fēng)險(xiǎn)也罷，既然企業(yè)依法決策了，項(xiàng)目小組成員就要想方設(shè)法、克服困難、戰(zhàn)勝挑戰(zhàn)，確保任務(wù)完成。項(xiàng)目完工，必須立即組織驗(yàn)收檢驗(yàn)，對(duì)照預(yù)算仔細(xì)核算。職能管理成效的顯化，往往會(huì)有一定的時(shí)延和時(shí)滯，所以往往在項(xiàng)目的成效顯化期內(nèi)考慮一個(gè)階段成果數(shù)據(jù)的回收。
這里絕不僅僅是考慮花錢(qián)多少，而是檢驗(yàn)企業(yè)決策是否正確、檢驗(yàn)項(xiàng)目是否真正對(duì)企業(yè)有用，從而判定項(xiàng)目是否達(dá)到預(yù)期目標(biāo)。項(xiàng)目驗(yàn)收必須出具驗(yàn)收?qǐng)?bào)告，必須同時(shí)對(duì)項(xiàng)目小組成員的工作進(jìn)行考核，不能讓企業(yè)的投入沒(méi)有效果，更不能讓企業(yè)的投入打了水漂。
6、項(xiàng)目應(yīng)用——逐步完善
企業(yè)也不要指望項(xiàng)目有立竿見(jiàn)影的功效。
任何好技術(shù)、好方法的引進(jìn)都有一個(gè)消化吸收的過(guò)程，也有一個(gè)被企業(yè)成員理解認(rèn)識(shí)的過(guò)程。有一點(diǎn)項(xiàng)目小組可以做到，那就是項(xiàng)目完工后，對(duì)項(xiàng)目實(shí)施的作用、意義和注意事項(xiàng)向全體成員講清楚、說(shuō)明白。
7、項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)——防患未然
日本管理大師大前研一在《再起動(dòng)》一書(shū)中也提到：企業(yè)成立新項(xiàng)目真正成功的概率，只有“千分之三”，尤其是在開(kāi)發(fā)新產(chǎn)品時(shí)。對(duì)于時(shí)間跨度大、事務(wù)工作多、投入大的項(xiàng)目，就必須設(shè)置風(fēng)險(xiǎn)管理機(jī)制了。例如質(zhì)量門(mén)、成本點(diǎn)、風(fēng)險(xiǎn)清單等。做任何事情都是有風(fēng)險(xiǎn)的，不同的是企業(yè)對(duì)風(fēng)險(xiǎn)了解的程度和防患措施是否到位。時(shí)間短、事務(wù)工作少、投入不多的項(xiàng)目相對(duì)來(lái)說(shuō)風(fēng)險(xiǎn)肯定小，項(xiàng)目小組成員注意安全就夠了。