項目啟動階段準(zhǔn)備的充足與否往往決定著一個項目的成敗,所以對項目啟動管理形成統(tǒng)一的認知,對于甲方實施IT項目來說有著非常重要的意義。
對一個IT項目來講最重要的部分就應(yīng)該是項目的啟動階段,項目只有真正啟動了才談得上IT項目的管理方法和技巧,項目啟動階段準(zhǔn)備的充足與否往往決定著一個項目的成敗,所以對項目啟動管理形成統(tǒng)一的認知,對于甲方實施IT項目來說有著非常重要的意義。一般來說,項目的啟動管理可以劃分為以下幾個階段:
一、意向提出階段項目管理論壇
在意向提出階段,業(yè)務(wù)部門發(fā)現(xiàn)需要由信息化手段來實現(xiàn)的業(yè)務(wù)需求,并提出建設(shè)信息化系統(tǒng)的期望。由于信息化項目的意向伴隨著業(yè)務(wù)發(fā)展的全過程,因此,對于意向的統(tǒng)籌管理與規(guī)劃對企業(yè)的信息化部門始終是一個難題。
對于有集中業(yè)務(wù)規(guī)劃期間的企業(yè),意向的產(chǎn)生經(jīng)常集中在業(yè)務(wù)規(guī)劃期間,比如:財年末,業(yè)務(wù)對自身的模式進行盤點期間,往往產(chǎn)生業(yè)務(wù)模式的改進或改革的需求,從而對信息化工具產(chǎn)生需求。在這一時間產(chǎn)生的想法或需求,往往不是很成熟,不確定性很大,后期變化的風(fēng)險也很高。但這一時期,也是意向最集中,最易于統(tǒng)籌規(guī)劃的時期。信息化部門通常在這一時期,對所有的意向進行收集,分類整理,初步形成項目建設(shè)清單。并考慮公司戰(zhàn)略重點與資源投入的約束,對項目進行排序,以確定建設(shè)重點。
對于不在集中規(guī)劃時期提出的項目意向,正如案例中出現(xiàn)的一樣,往往會影響到原有的整體規(guī)劃與計劃,各方面的論證更應(yīng)謹慎,比如,項目的必要性、投入的合理性、資源到位的可能性,對已建和在建系統(tǒng)的影響等等。信息化管理部門可以通過建立一些制度與流程,對業(yè)務(wù)需求的意向進行引導(dǎo),盡量使意向在集中規(guī)劃時期提出。項目經(jīng)理圈子
意向提出作為項目啟動的一個階段來管理,其意義就在于:對意向進行統(tǒng)籌規(guī)劃,保證系統(tǒng)建設(shè)的整體合理性。
二、需求分析階段
在受理了項目的意向以后,就進入對項目需求的分析階段。這一階段需要有信息化人員與業(yè)務(wù)人員組成的小組,對業(yè)務(wù)需求進行詳細的調(diào)研與分析。采用的方法主要包括各業(yè)務(wù)層次人員訪談、會議。
在這一階段,往往出現(xiàn)案例中的情況,信息化人員可能認為業(yè)務(wù)的需求不清晰,而業(yè)務(wù)認為自己的需求已經(jīng)十分清晰。解決這個矛盾的關(guān)鍵在于,要有詳細的管理控制方法,引導(dǎo)業(yè)務(wù)人員進行需求的細化。如,制定需求分析報告的框架,針對關(guān)鍵點形成文檔。一般來說,需求分析包括以下內(nèi)容:
當(dāng)前業(yè)務(wù)流程分析、未來業(yè)務(wù)流程分析、當(dāng)前業(yè)務(wù)與未來業(yè)務(wù)的差異分析、信息化功能點需求、對將來系統(tǒng)的非功能需求,如:性能需求,環(huán)境需求,安全需求等、需求的優(yōu)先次序、需求分析報告形成以后,還需要組織對需求的評審,以達成項目關(guān)系人對需求的一致認可。
三、可行性方案論證階段
可行性方案的論證是項目啟動階段的關(guān)鍵活動,它的質(zhì)量直接影響項目的實施效果。論證小組一般由企業(yè)內(nèi)部的業(yè)務(wù)與IT技術(shù)兩方面的人員組成,視項目的重要程度、難度與規(guī)模,可能還需要企業(yè)外部的專業(yè)顧問資源。
可行性方案論證的目的是通過確認管理體系和系統(tǒng)技術(shù)構(gòu)架,從而確認未來的管理和技術(shù)方案是否有效。它立足于項目從管理上、技術(shù)上、實現(xiàn)上的難點進行闡述,逐步理清楚客戶的需求。并在需求的基礎(chǔ)上,規(guī)劃總體解決方案,以作為項目投入產(chǎn)出評估的依據(jù)、產(chǎn)品選型的依據(jù),以及后續(xù)實施方案的約束。
產(chǎn)品選型的依據(jù):可行性方案的制定是建立在業(yè)務(wù)需求的基礎(chǔ)上,是不受任何產(chǎn)品影響的。因而它是后續(xù)產(chǎn)品選型的依據(jù),它使得企業(yè)可以在產(chǎn)品選型過程中始終堅持從自身的需求和規(guī)劃為原則選擇產(chǎn)品與方案,而不至于受到供應(yīng)商解決方案的誤導(dǎo)。
實施