在很多人看來，壓力大是因?yàn)榭傆X得時(shí)間不夠。為了解決這一問題，很多人嘗試時(shí)間管理，希望通過“更高效”的方式將一小時(shí)會(huì)議壓縮成半小時(shí)，或者在日程表里的空檔安排一些小任務(wù)，盡量減少無效時(shí)間。然而矛盾的是，時(shí)間管理往往會(huì)增壓而非減壓。效率提升時(shí)，人們會(huì)為更多任務(wù)騰出空間，感到壓力更大。如果感覺不知所措，最好從根本上解決問題。
時(shí)間管理陷阱
疫情暴發(fā)之后很多人改為遠(yuǎn)程工作，也成了有趣且自然的實(shí)驗(yàn)，充分證明時(shí)間管理的悖論。超過四分之三的受訪者表示在家工作可以節(jié)省時(shí)間，通常因?yàn)槭∪チ送ㄇ诤蜕虅?wù)旅行，約一半遠(yuǎn)程工作人員稱工作效率更高。
盡管人們宣稱節(jié)省時(shí)間且生產(chǎn)率提高，來自企業(yè)軟件公司Atlassian的數(shù)據(jù)顯示，全球平均工作日延長了整整30分鐘，與預(yù)期中更有效利用時(shí)間的情況相反。導(dǎo)致問題更加復(fù)雜的是，額外30分鐘工作時(shí)間主要犧牲了晚上的休閑時(shí)間。
人們都相信，只要時(shí)間管理得當(dāng)并提升效率，就能騰出空間輕松完成各種待辦事項(xiàng)。然而，時(shí)間管理就像海灘上挖洞，洞越大，沖進(jìn)去填滿的水就越多。身處潛在需求無限的世界，日程表上騰出一小時(shí)就好像點(diǎn)燃信號(hào)燈，宣布有能力投身另一個(gè)項(xiàng)目或承擔(dān)新職責(zé)。
這并不意味著時(shí)間管理沒價(jià)值。生產(chǎn)力很重要。但在工作倦怠不斷蔓延的世界里，人們也需要采取一些策略減少工作，而不是簡(jiǎn)單地適應(yīng)。想逃脫陷阱可以做三件事。
減少任務(wù)量
待辦事項(xiàng)代表達(dá)成某個(gè)協(xié)議：“我要處理下周會(huì)議的預(yù)算更新”，“回家路上我要買點(diǎn)東西吃”或“今晚晚些時(shí)候我把更新的幻燈片發(fā)給你”。
一旦協(xié)議存在，就會(huì)產(chǎn)生完成的壓力。如果不得不打破或重新談判協(xié)議，又會(huì)產(chǎn)生進(jìn)行艱難談話的額外壓力以及導(dǎo)致他人失望的內(nèi)疚感。為了減少任務(wù)量造成的壓力，一開始就要守住底線，才不會(huì)之后被迫重新協(xié)商。至于如何守住底線，取決于待辦事項(xiàng)為分配任務(wù)還是自愿選擇承擔(dān)。
對(duì)于分配任務(wù)，要考慮優(yōu)先次序而不是時(shí)間。上級(jí)要求做某事時(shí)，用“沒時(shí)間”回答可能讓人覺得太粗魯。可以考慮這樣問：“x、y和z三項(xiàng)任務(wù)，應(yīng)該怎么安排先后？”這么問有兩個(gè)作用。首先，安排的責(zé)任交給了上級(jí)而不是自己。第二，問題從二元選擇變成共同討論哪項(xiàng)工作最緊要。
對(duì)于考慮主動(dòng)承擔(dān)的任務(wù)，請(qǐng)先在日歷上添加。人們常常對(duì)自身能力過于樂觀，等事到臨頭才不知所措。經(jīng)常是看看日歷發(fā)現(xiàn)還有時(shí)間，然后想，“好吧，大概星期五能完成。”然后星期五到了，又得重新商量。
挑戰(zhàn)在于，日程表通常只顯示涉及同步工作（即自己跟其他人同時(shí)執(zhí)行的任務(wù)）的時(shí)間，包括會(huì)議、電話、喝咖啡討論等等。而待辦事項(xiàng)是并不與其他人同步但占用自己時(shí)間的工作（自己執(zhí)行，不與其他人實(shí)時(shí)合作）。如何解決？可在日歷上為每個(gè)待辦事項(xiàng)鎖定時(shí)間，合并日歷和待辦事項(xiàng)列表。通過全面了解目前的承諾，就能在同意承擔(dān)更多任務(wù)之前認(rèn)清自己的實(shí)際能力。
用原則代替決定
過去一年的特點(diǎn)是無休止的決定：要送孩子上學(xué)嗎？能去看望父母嗎？回辦公室安全嗎？不斷面對(duì)后果很重要而信息并不完善的決策，可能導(dǎo)致科學(xué)家說過的認(rèn)知過載，即需要完成的腦力勞動(dòng)需求超過實(shí)際應(yīng)對(duì)能力。認(rèn)知過載會(huì)增加犯錯(cuò)的可能性，也會(huì)讓人不知所措。
可以用絕對(duì)原則代替決定，開始減少認(rèn)知負(fù)荷。例如，減肥管理科學(xué)告訴我們，宣布“晚上7點(diǎn)以后不吃東西”比起說“晚上7點(diǎn)以后限制吃零食”要有效得多，因?yàn)橄拗频恼f法會(huì)產(chǎn)生無數(shù)后續(xù)決定：“能喝酸奶嗎？吃塊水果怎么樣？”只要決定晚上7點(diǎn)以后不吃東西，就杜絕了各種可能。無需再做任何決定。
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