成本管理的前提是做合適的項(xiàng)目預(yù)算，它要求系統(tǒng)而全面、科學(xué)和合理，如果控制不當(dāng)，可以導(dǎo)致項(xiàng)目沒法進(jìn)行下去。成本管理是企業(yè)管理的一個重要組成部分，它對于促進(jìn)增產(chǎn)節(jié)支、加強(qiáng)經(jīng)濟(jì)核算，改進(jìn)企業(yè)管理，提高企業(yè)整體管理水平具有重大意義。一般而言，IT項(xiàng)目的成本管理通常由以下三個主要步驟構(gòu)成：識別項(xiàng)目成本動因；估算項(xiàng)目成本，編制預(yù)算；跟蹤成本執(zhí)行情況，監(jiān)控成本差異。
步驟1：識別項(xiàng)目成本動因
成本動因是揭示成本費(fèi)用開銷的業(yè)務(wù)驅(qū)動因素，依據(jù)成本動因來進(jìn)行成本分類，可以幫助我們較快地透過財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)發(fā)現(xiàn)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)中隱含的問題。盡管成本動因隨項(xiàng)目所處的業(yè)務(wù)環(huán)境、項(xiàng)目類型不同而變化，但一般說來，IT項(xiàng)目成本可以分為以下四類：
(1)人力資源成本：與項(xiàng)目人員相關(guān)的成本開銷，包括：項(xiàng)目成員工薪和紅利、外包合同人員和臨時雇員薪金、加班工資等。
(2)管理費(fèi)用：用于項(xiàng)目環(huán)境維護(hù)，確保項(xiàng)目完工所支出的成本，包括：辦公室供應(yīng)、房屋(租金，設(shè)備)、支持服務(wù)等。
(3)資產(chǎn)類成本：資產(chǎn)購置成本，指產(chǎn)生或形成項(xiàng)目交付物所用到的有形資產(chǎn)，包括：計(jì)算機(jī)硬件、軟件、外部設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)設(shè)施、電信設(shè)備、安裝工具等。
(4)項(xiàng)目特別費(fèi)用：在項(xiàng)目實(shí)施以及完工過程中的成本支出，包括：差旅費(fèi)、餐費(fèi)、會議費(fèi)、印刷及復(fù)印等費(fèi)用。
步驟2：項(xiàng)目成本估算和預(yù)算
項(xiàng)目預(yù)算將項(xiàng)目的預(yù)期投入成本予以量化，這一預(yù)算必須建立在對項(xiàng)目可能發(fā)生的成本和費(fèi)用合理、實(shí)際的估算基礎(chǔ)上。項(xiàng)目成本估算既要富于科學(xué)理性，也要借助邏輯判斷和經(jīng)驗(yàn)常識的積累。事實(shí)上，已有類似項(xiàng)目的成本數(shù)據(jù)對現(xiàn)有項(xiàng)目的參考價值最大。在項(xiàng)目成本估算時，我們還應(yīng)考慮下列一些重要因素：
1)項(xiàng)目中涉及的特定成本因素依賴于項(xiàng)目的需求;
2)過去類似項(xiàng)目的成本支出情況;
3)項(xiàng)目參與者的意見和反饋。
成本估算時，應(yīng)盡可能多搜集相關(guān)信息、經(jīng)驗(yàn)和意見，下列估算方法和計(jì)算公式可以在進(jìn)行成本估算時參考：再精確的項(xiàng)目成本估算也只是估算，依據(jù)這些估算而制定的項(xiàng)目預(yù)算不可能一成不變。項(xiàng)目會經(jīng)常有所調(diào)整，項(xiàng)目外部環(huán)境的變化也會影響項(xiàng)目成本費(fèi)用的支出。為了應(yīng)付這種不確定性，項(xiàng)目經(jīng)理在準(zhǔn)備項(xiàng)目預(yù)算時通常會考慮"機(jī)動因素"，這一"機(jī)動因素"通常以項(xiàng)目預(yù)計(jì)成本的5%-10%來計(jì)提，以應(yīng)對不可預(yù)料情況的發(fā)生。根據(jù)企業(yè)內(nèi)部實(shí)施的不同項(xiàng)目情況，不可預(yù)計(jì)費(fèi)用可以預(yù)算也可以不用預(yù)算。有這樣一種觀點(diǎn)：不可預(yù)計(jì)對項(xiàng)目來說不是件好事，它會使項(xiàng)目成本支出難以控制。
考慮到對不可預(yù)計(jì)費(fèi)用進(jìn)行預(yù)算有利也有弊，比較穩(wěn)妥的做法是：項(xiàng)目組可以編列不可預(yù)料費(fèi)用預(yù)算，但它不在正式審批的預(yù)算范圍內(nèi)，只有在允許的特定情形下，項(xiàng)目組方可使用。
步驟3：追蹤成本，監(jiān)控差異
項(xiàng)目預(yù)算編制完畢并審批以后，在項(xiàng)目實(shí)施過程中，一定要對項(xiàng)目的成本費(fèi)用作實(shí)時記錄，以便追蹤實(shí)際花銷是否按照項(xiàng)目預(yù)算進(jìn)度來支出。預(yù)算與實(shí)際的差異可以時間為參照來比較在某一特點(diǎn)時點(diǎn)(通常在月末)上的成本差異，我們稱之為月度成本差異;也可以工作任務(wù)完成量為參照來比較在項(xiàng)目進(jìn)程中某個里程碑點(diǎn)上的成本差異，我們稱之為項(xiàng)目成本差異。
（1）月度成本差異絕對值=月度預(yù)算支出-實(shí)際支出
（2）月度成本差異相對值=(月度預(yù)算支出-實(shí)際支出)/月度預(yù)算支出*100
（3）項(xiàng)目成本差異絕對值=項(xiàng)目任務(wù)預(yù)算支出-實(shí)際支出
（4）項(xiàng)目成本差異相對值=(項(xiàng)目任務(wù)預(yù)算支出-實(shí)際支出)/項(xiàng)目任務(wù)預(yù)算支出*100
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