預(yù)算包括收入和支出兩個方面。項目預(yù)算就是項目開始前對項目費用的計算,包括人工,材料,等等.一般在工程開始前投標(biāo)中是一個主要指標(biāo)。作為部門預(yù)算的重要組成部分,項目支出預(yù)算除具備部門預(yù)算的基本特點外,還具有以下特點:
1、目的性:項目有一個明確的目標(biāo),以完成部門特定工作任務(wù)或事業(yè)發(fā)展為目標(biāo)。
2、鮮明性:由于各部門職能不同,每個項目有區(qū)別于其他項目的特點和內(nèi)容。
3、時限性:每個項目有明確的開始時間和結(jié)束時間。項目支出預(yù)算中,項目分為經(jīng)常性項目、跨年度項目和一次性項目,跨年度項目和一次性項目都有明確的項目實施時限,經(jīng)常性項目雖然是持續(xù)性項目,但一旦項目預(yù)算單位的職能和目標(biāo)發(fā)生變化,那么經(jīng)常性項目也將隨之結(jié)束。
4、專業(yè)性:項目預(yù)算是單位職能的體現(xiàn),從編制、評審、執(zhí)行和后期監(jiān)督考評,都是以業(yè)務(wù)部門為主體的,具有很強的專業(yè)性。
5、專一性:項目預(yù)算的資金必須專款專用,不得用于其他用途。
6、風(fēng)險性:項目的實施受很多外界因素影響,不同的項目在預(yù)算期間都可能面臨著各種風(fēng)險和不利因素,存在風(fēng)險性。
7、擇優(yōu)性:在對申報的項目進行充分論證和嚴(yán)格審核的基礎(chǔ)上,結(jié)合當(dāng)年財力狀況,按照輕重緩急和項目預(yù)期成果進行排序。
8、規(guī)范性:項目支出預(yù)算必須遵循一定的管理程序,相對于基本支出預(yù)算,項目支出預(yù)算要經(jīng)歷編制、評審、執(zhí)行、控制、評價等階段,每個階段都要按照規(guī)定的格式和程序進行。
費用預(yù)算有兩種基本方法:自上而下方法和自下而上方法 。采用哪一種方法,主要與項目組織的決策系統(tǒng)有關(guān)。
(1)自下而上的項目預(yù)算
自下而上方法要求運用WBS對項目的所有工作任務(wù)的時間和預(yù)算進行仔細(xì)考察。最初,預(yù)算是針對資源(團隊成員的工作時間和原材料)進行的,然后才轉(zhuǎn)化為所需要的經(jīng)費。所有工作任務(wù)估算的總體匯總就形成了項目總體費用的直接估計。項目經(jīng)理在此之上再加上適當(dāng)?shù)拈g接費用(如管理費用、不可預(yù)見費等)以及項目要達(dá)到的利潤目標(biāo)就形成了項目的總預(yù)算。
自下而上的預(yù)算方法要求全面考慮所有涉及到的工作任務(wù)。和自上而下預(yù)算方法一樣,自下而上預(yù)算方法也要求項目有一個詳盡的WBS。自下而上預(yù)算方法也涉及到一定的博弈形勢。例如,當(dāng)基層估算人員認(rèn)為上層管理人員會以一定比例削減預(yù)算時,他們就會過高估計自己的資源需求。這樣又會使得高層管理人員認(rèn)為下層的估算含有水分,需要加以削減,從而陷入一個怪圈。
自下而上預(yù)算的優(yōu)點是,基層人員更為清楚具體活動所需的資源量。而且由于預(yù)算出自于基層人員之手,可以避免引起引起爭執(zhí)和不滿。
(2)自上而下的項目預(yù)算
這種方法主要依賴于中上層項目管理人員的經(jīng)驗和直覺(判斷)。這些經(jīng)驗和判斷可能來自于歷史數(shù)據(jù)或相關(guān)項目的現(xiàn)實數(shù)據(jù)。首先,由項目的上層和中層管理人員對項目的總體費用、構(gòu)成項目的子項目費用進行估計,這些估計的結(jié)果給予低層的管理人員,在此基礎(chǔ)上他們對組成項目或子項目的任務(wù)和子任務(wù)的費用進行估計。然后向下一級傳遞,直到最底層。
這種預(yù)算方法的是,當(dāng)上層的管理人員根據(jù)他們的經(jīng)驗進行的費用估計分解到下層時,可能會出現(xiàn)下層人員認(rèn)為上層的估計不足以完成相應(yīng)任務(wù)的情況。這時,下層人員不一定會表達(dá)出自己的真實觀點,不一定會和上層管理人員進行理智地討論,從而得出更為合理的預(yù)算分配方案。在實際中,他們往往只能沉默地等待上層管理者自行發(fā)現(xiàn)問題并予以糾正,這樣往往會給項目帶來諸
多問題,
有時甚至導(dǎo)致項目失敗。
人們通常認(rèn)為,項目預(yù)算的過程是一個零和博弈,一方的獲得意味著另一方的損失。其間充斥著權(quán)利的爭奪和激烈的競爭。
自上而下方法的優(yōu)點主要是總體預(yù)算往往比較準(zhǔn)確。其次,由于在預(yù)算過程中,總是將既定的預(yù)算在一系列工作任務(wù)間分配,避免了某些任務(wù)獲得了過多的預(yù)算而某些重要任務(wù)又被忽視的情況。