隨著項(xiàng)目活動(dòng)分解的深入和細(xì)化，工作分解結(jié)構(gòu)（WBS）可能會(huì)需要修改，這也會(huì)影響項(xiàng)目的其他部分。例如成本估算，在更詳盡地考慮了活動(dòng)后，成本可能會(huì)有所增加，因此完成活動(dòng)定義后，要更新項(xiàng)目工作分解結(jié)構(gòu)上的內(nèi)容。項(xiàng)目活動(dòng)是確定為項(xiàng)目各種可交付成果而必須進(jìn)行的具體計(jì)劃活動(dòng)。在項(xiàng)目實(shí)施中，要將所有活動(dòng)列成一個(gè)明確的活動(dòng)清單，活動(dòng)清單應(yīng)該采取文檔形式，以便于項(xiàng)目其他過(guò)程的使用和管理，讓項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的每一個(gè)成員能夠清楚有多少工作需要處理。將項(xiàng)目工作分解為更小、更易管理的工作包也叫活動(dòng)或任務(wù)，這些小的活動(dòng)應(yīng)該是能夠保障完成交付產(chǎn)品的可實(shí)施的詳細(xì)任務(wù)。
1、選擇合適工具
目前項(xiàng)目管理軟件正被廣泛地應(yīng)用于項(xiàng)目管理工作中，尤其是它清晰的表達(dá)方式，在項(xiàng)目時(shí)間管理上更顯得方便、靈活、高效。在管理軟件中輸入活動(dòng)列表、估算的活動(dòng)工期、活動(dòng)之間的邏輯關(guān)系、參與活動(dòng)的人力資源、成本，項(xiàng)目管理軟件可以自動(dòng)進(jìn)行數(shù)學(xué)計(jì)算、平衡資源分配、成本計(jì)算，并可迅速地解決進(jìn)度交叉問(wèn)題，也可以打印顯示出進(jìn)度表。項(xiàng)目管理軟件除了具備項(xiàng)目進(jìn)度制定功能外還具有較強(qiáng)的項(xiàng)目執(zhí)行記錄、跟蹤項(xiàng)目計(jì)劃、實(shí)際完成情況記錄的能力，并能及時(shí)給出實(shí)際和潛在的影響分析。
2、活動(dòng)工期估算
項(xiàng)目工期估算是根據(jù)項(xiàng)目范圍、資源狀況計(jì)劃列出項(xiàng)目活動(dòng)所需要的工期。估算的工期應(yīng)該現(xiàn)實(shí)、有效并能保證質(zhì)量。所以在估算工期時(shí)要充分考慮活動(dòng)清單、合理的資源需求、人員的能力因素以及環(huán)境因素對(duì)項(xiàng)目工期的影響。在對(duì)每項(xiàng)活動(dòng)的工期估算中應(yīng)充分考慮風(fēng)險(xiǎn)因素對(duì)工期的影響。項(xiàng)目工期估算完成后，可以得到量化的工期估算數(shù)據(jù)，將其文檔化，同時(shí)完善并更新活動(dòng)清單。
一般說(shuō)來(lái)，工期估算可采取以下幾種方式：
1）專(zhuān)家評(píng)審形式。由有經(jīng)驗(yàn)、有能力的人員進(jìn)行分析和評(píng)估。項(xiàng)目分析主要是要求有多年從事相關(guān)和類(lèi)似項(xiàng)目的施工的技術(shù)和管理人員，依靠過(guò)年的工作經(jīng)驗(yàn)做出比較詳細(xì)的可行的分析和評(píng)估，為項(xiàng)目的管理做指導(dǎo)工作。
2）模擬估算。使用以前類(lèi)似的活動(dòng)作為未來(lái)活動(dòng)工期的估算基礎(chǔ)，計(jì)算評(píng)估工期。 在進(jìn)行模擬估算的時(shí)候根據(jù)多年的工作經(jīng)驗(yàn)應(yīng)適當(dāng)?shù)牧舫鲆欢ǖ念A(yù)留范圍。
保留時(shí)間。工期估算中預(yù)留一定比例作為冗余時(shí)間以應(yīng)付項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)。隨著項(xiàng)目進(jìn)展，冗余時(shí)間可以逐步減少。例如在西安通信學(xué)院自動(dòng)錄播系統(tǒng)項(xiàng)目中，根據(jù)多年的系統(tǒng)集成經(jīng)驗(yàn)，錄播系統(tǒng)的教室和集成過(guò)程比較復(fù)雜，出現(xiàn)問(wèn)題的幾率很高，所以給項(xiàng)目的保留時(shí)間定為七天。在施工的過(guò)程中布線、設(shè)備安裝都比較順利，在集成和調(diào)試的過(guò)程中第一天出現(xiàn)問(wèn)題較多，在技術(shù)人員的通力合作下第二天所以設(shè)備調(diào)試完成，項(xiàng)目的最大瓶頸突破后保留時(shí)間就可以精確對(duì)一天，工程進(jìn)度得到很好的控制。
3、活動(dòng)排序
在產(chǎn)品描述、活動(dòng)清單的基礎(chǔ)上，要找出項(xiàng)目活動(dòng)之間的依賴(lài)關(guān)系和特殊領(lǐng)域的依賴(lài)關(guān)系、工作順序。在這里，既要考慮團(tuán)隊(duì)內(nèi)部希望的特殊順序和優(yōu)先邏輯關(guān)系，也要考慮內(nèi)部與外部、外部與外部的各種依賴(lài)關(guān)系以及為完成項(xiàng)目所要做的一些相關(guān)工作，例如在最終的硬件環(huán)境中進(jìn)行軟件測(cè)試等工作。
設(shè)立項(xiàng)目里程碑是排序工作中很重要的一部分。里程碑是項(xiàng)目中關(guān)鍵的事件及關(guān)鍵的目標(biāo)時(shí)間，是項(xiàng)目成功的重要因素。里程碑事件是確保完成項(xiàng)目需求的活動(dòng)序列中不可或缺的一部分。比如在開(kāi)發(fā)項(xiàng)目中可以將需求的最終確認(rèn)、產(chǎn)品移交等關(guān)鍵任務(wù)作為項(xiàng)目的里程碑。
在進(jìn)行項(xiàng)目活動(dòng)關(guān)系的定義時(shí)一般采用優(yōu)先圖示法、箭線圖示法、條件圖示法、網(wǎng)絡(luò)模板這4種方法，最終形成一套項(xiàng)目網(wǎng)絡(luò)圖