策劃是一項(xiàng)活動成功的關(guān)鍵。以下是應(yīng)考慮的主要具有創(chuàng)新意識的活動舉辦因素：
正如哥爾德布萊特(1997年)指出的，主題應(yīng)完美地吸引人們各種感官和感覺——觸覺、嗅覺、味覺、視覺和聽覺。如果活動的項(xiàng)目的目標(biāo)是要感染觀眾，就應(yīng)首先影響吸引觀眾的所有感官感覺，從而達(dá)到目的。在此一再強(qiáng)調(diào)的是在初訂計劃時應(yīng)圍繞觀眾的需求。例如，如何根據(jù)觀眾愛好而選播音樂。
1、主題
眾所周知，對音樂的欣賞和音量的要求是因人而異截然不同的。布局原本具有體現(xiàn)創(chuàng)新意識的布局卻很少受到關(guān)注。不妨設(shè)想一下，如果你參加的活動使你絲毫感覺不到社交的舒適感，你的心情如何?這些不快的感覺通常源于過大的空曠場地，光線太強(qiáng)或與他人接觸的機(jī)會受到局限，最糟的境遇是就坐在一張又長又寬的桌邊，以致不可能與對面的人交流，而你兩旁的人都不屬于你圈內(nèi)的知己。更可怕的是場地?zé)艋鹜?，甚至是一個小型雞尾酒會被安置在一個大廳的中央，而人們卻又不能隨意交流?？傊?，與會的人員需要一個舒適的環(huán)境，從而建立起一個積極的氛圍。
2、裝飾
布藝、表演物、舞臺道具、幕布和臺桌的擺設(shè)都可采用租賃和方式得到，在確定活動主題之前值得深思熟慮，因?yàn)椴捎米赓U的方式可大大節(jié)約成本。鮮花應(yīng)從有大型活動項(xiàng)目經(jīng)驗(yàn)的花商處預(yù)訂。澳大利亞本地的植物有的高達(dá)2米，能起著驚人的效果。在許多大宴會廳，鮮花擺設(shè)都高于桌子，置于高高的花架上面，這樣客人能更輕松地交談。如果應(yīng)用得當(dāng)，使鮮花成為室內(nèi)的主要裝飾，則能起到極其強(qiáng)烈的效果。
3、供應(yīng)商
與各種商品供應(yīng)商建立良好的關(guān)系能確保高品質(zhì)的供貨，包括市場上提供的最新的鮮花和最佳的食用品。在極為大型的活動中，供應(yīng)商同時受到來自各方的壓力。因?yàn)槿藗兌荚敢獾玫阶罴哑焚|(zhì)的產(chǎn)品，而這一時期的營業(yè)額是要大大超過平時經(jīng)營額。而這時則需要我們與供應(yīng)商的良好關(guān)系發(fā)揮作用。
據(jù)說在1996年亞特蘭大奧運(yùn)會時，人們在任何地區(qū)都買不到衛(wèi)生紙。澳大利亞奧運(yùn)會的成功舉辦主要是由于早期計劃周密(特別是菜單)，使農(nóng)民和其他供應(yīng)商有足夠的時間來簽訂合同。不妨設(shè)想，有些花卉是要提前在活動項(xiàng)目舉行幾年前就開始栽培!所以即使在非常規(guī)季節(jié)也能使人們品嘗到貨源充足的一些非時令水果和蔬菜。
4、技術(shù)要求
參加過活動項(xiàng)目或會議的人都經(jīng)歷過因技術(shù)緣故產(chǎn)生的問題。講演者把手稿用手提電腦顯示出來時，顯示屏卻開始抖動。當(dāng)講演者講話時間過長時，屏幕保護(hù)自動開啟，導(dǎo)致演講中斷，而屏幕上只顯示文件名稱。雖然以上問題不是技術(shù)支持的原因，但有許多方式可避免這些問題。簽約的公司如果出現(xiàn)此類技術(shù)性問題是不可接受的。麥克風(fēng)必須有備用支持，電源必須可靠，舞臺和視頻設(shè)備必須使觀眾一目了然。豐富的經(jīng)驗(yàn)是無可替代的，在挑選技術(shù)承接方時必須考慮這一特質(zhì)。新的技術(shù)，特別是用來演示新產(chǎn)品的設(shè)備，必須反復(fù)調(diào)試，不斷演練。同時還必須安置后備支持系統(tǒng)。
5、娛樂
娛樂對于某些活動項(xiàng)目是主導(dǎo)性的，而對于其他活動則起著配角作用。其基本實(shí)質(zhì)在于娛樂須適應(yīng)活動項(xiàng)目的目的，而不應(yīng)喧賓奪主。只有仔細(xì)審視了觀眾的需求時，才可能對娛樂的尺度問題作出決策。小丑吹氣球的表演對于眾人說來是一種為吸引孩子們的聚會設(shè)計的表演。然而同一構(gòu)思(使用不同圖案)非常適用于客人在婚禮上對攝影師完成他們的拍攝工作的等待。
6、餐飲
除了缺少洗手間設(shè)備之外，沒有什么能比延遲的服務(wù)和低劣的食品更使與會者沮喪的了?？腿艘苍S能容忍其他類型的延遲，但難以忍受幾小時的靜候，特別是毫無希望的等待。在許多活動項(xiàng)目中，食品的質(zhì)量和選料聲譽(yù)十
分低劣，而價格又高得出奇，在制定初始計劃時，必須考慮這一問題。
目前在大多數(shù)的活動項(xiàng)目中幾米的距離間就能找到意大利濃咖啡出售車，這反映出觀眾需求的變化和活動項(xiàng)目經(jīng)理對此變化的反應(yīng)。
創(chuàng)新的活動項(xiàng)目計劃需要一些獨(dú)具特色的餐飲，而這些食品都要花費(fèi)時間去制作和尋找。有時甚至要依賴于進(jìn)口。時間就是金錢，食品的進(jìn)口也是如此，因?yàn)閮烧叨紩?dǎo)致成本的提高。