在當(dāng)今社會(huì)的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中，項(xiàng)目已成為普遍現(xiàn)象。項(xiàng)目本身也相當(dāng)廣泛，有些抽象。根據(jù)PMP的項(xiàng)目管理理論知識(shí)，項(xiàng)目的定義是：為了獲得一定結(jié)果而進(jìn)行的臨時(shí)工作。當(dāng)然很多項(xiàng)目經(jīng)理在初次接觸項(xiàng)目時(shí)，都有自己的一套流程和理論。那么新手項(xiàng)目經(jīng)理項(xiàng)目進(jìn)行管理時(shí)，首要做的事情有哪些?本文主要介紹7個(gè)要點(diǎn)。
一、確定項(xiàng)目目標(biāo)
項(xiàng)目怎么可能沒有目標(biāo)呢?仔細(xì)想一下吧，你的項(xiàng)目目標(biāo)明確嗎?會(huì)不會(huì)有好幾個(gè)目標(biāo)?是否大家都有一致的認(rèn)同?
項(xiàng)目應(yīng)該只有一個(gè)主要的目標(biāo)，過多的目標(biāo)會(huì)分散注意力。超過兩個(gè)的主要目標(biāo)，將會(huì)使項(xiàng)目組在以后的工作中難以分清工作重點(diǎn)，并且在某些目標(biāo)不能實(shí)現(xiàn)時(shí)產(chǎn)生失落感。
如果有些目標(biāo)是大家認(rèn)為可以在項(xiàng)目過程中順便產(chǎn)生的，那么就讓它自然產(chǎn)生好了，不要一開始把它定為項(xiàng)目的目標(biāo)。將目標(biāo)盡可能的細(xì)分為明細(xì)的任務(wù)(子目標(biāo))，這與多個(gè)目標(biāo)不同，每個(gè)任務(wù)都是圍繞一個(gè)中心服從統(tǒng)一的原則的，不會(huì)互相抵觸。
更重要的一點(diǎn)是，大家眼中的目標(biāo)是否一致。在項(xiàng)目開始前一定要與公司領(lǐng)導(dǎo)和客戶(如果與客戶有關(guān))就該問題達(dá)成絕對(duì)一致的看法，然后將這個(gè)信息傳達(dá)到所有相關(guān)的人員。如何描述不是主要問題，可以直接交流、提交專門的報(bào)告，當(dāng)然最好在正式的計(jì)劃中作出闡述。
二、明確職責(zé)權(quán)限
是否有崗位職責(zé)書、項(xiàng)目任命書?有，那最好，仔細(xì)研讀一下，明確管理的職責(zé)和權(quán)限。
有些事是你能做的，有些是你愿做的，這里要明確哪些是你負(fù)責(zé)做的——具體的事情可能需要其他人協(xié)助或者授權(quán)給別人，但是責(zé)任還是你的。
作為管理者一定要明確你有哪些權(quán)利，而且要清楚如何利用職權(quán)，這樣才能清楚可以采取的策略。權(quán)利很大，可以更威嚴(yán)，但是要公證;權(quán)利很小，試試多一些的感情投資。明確的文檔也好，直接的交流也好，總之最好在項(xiàng)目開始前確定該做和能做的事。
三、熟悉工作流程
通常公司會(huì)有對(duì)項(xiàng)目管理的規(guī)范，如ISO9000或CMM或其他即定的規(guī)范，應(yīng)該使自己的項(xiàng)目過程符合規(guī)定。項(xiàng)目開始前就應(yīng)該弄清楚你的一些習(xí)慣是否與公司規(guī)范有沖突。如果確實(shí)有些好的操作是規(guī)范以外的，可以在項(xiàng)目中將它們結(jié)合起來，或者提出來并修改規(guī)范，但不能作為違反規(guī)范的理由。
有時(shí)規(guī)范可以在許可的情況下進(jìn)行裁減或調(diào)整，但前題也是你要先清楚規(guī)范是什么。你所理解的流程會(huì)在項(xiàng)目中得以貫徹，所以一開始就要讓它是合乎要求的。一般規(guī)范中都規(guī)定了需要產(chǎn)生的文檔和其他提交項(xiàng)，建議在項(xiàng)目開始的時(shí)候就將各環(huán)節(jié)需要的文檔建立好，這樣在需要用時(shí)就不用到處找，也不會(huì)遺漏。
四、掌握技術(shù)要點(diǎn)
如果項(xiàng)目是在需求明確后才確定實(shí)現(xiàn)的技術(shù)，那么現(xiàn)在可以不考慮這個(gè)問題。不過大多數(shù)情況在項(xiàng)目開始時(shí)就已決定使用某種技術(shù)了。
通常項(xiàng)目經(jīng)理可以不需要非常嫻熟的技術(shù)能力，因?yàn)榭梢栽陧?xiàng)目組或公司層面配置技術(shù)專家，但是項(xiàng)目經(jīng)理還是應(yīng)該對(duì)需要使用的技術(shù)有一定的理解——這樣可以理解其他專家或資深技術(shù)人員所描述的問題和解決方案，然后作出決策。
項(xiàng)目經(jīng)理可以根據(jù)實(shí)際情況制定一個(gè)自己的學(xué)習(xí)計(jì)劃，不需要公布，但是最好有一個(gè)明確的計(jì)劃，并按照計(jì)劃執(zhí)行，否則日后忙于各種事務(wù)時(shí)就會(huì)總覺得沒時(shí)間補(bǔ)課——這很正常，因?yàn)殚_始就沒有給這件事安排時(shí)間?？偸怯每赡苁Ｓ嗟牧阈菚r(shí)間來做的事是很難有成效的，所以要對(duì)應(yīng)該做的事有個(gè)計(jì)劃。
五、了解人力狀況
人員其實(shí)也是一種可用資源