項目績效管理是一個系統(tǒng)，是一個持續(xù)、循環(huán)的過程。其核心是通過提高團隊成員的績效，達到提高項目績效以及整個組織績效的目的。項目管理五大階段為：啟動、計劃、實施、監(jiān)控、收尾，其中計劃、實施、監(jiān)控，這是項目管理最重要的三個階段。
作者經(jīng)過多年的項目管理實踐，個人認(rèn)為進度控制階段績效信息跟蹤的四個步驟：
1、首先是確定績效跟蹤的時間跨度，即多長時間進行一次績效報告和績效考察。
績效跟蹤的時間跨度太長，很容易造成計劃對實際操作的失控;但時間跨度太密，又會增加管理成本和團隊負(fù)擔(dān)。因此，需要統(tǒng)籌規(guī)劃績效信息的跟蹤節(jié)奏、報告層面和考察內(nèi)容，讓秒針轉(zhuǎn)一周，分針動一格，分針轉(zhuǎn)一周，時針動一格，張弛有度，層序分明。例如，每周一次例會，一線基層工作人員報告上周績效狀況;每月一份項目經(jīng)理的書面報告，匯總月度績效;每季度一次高層管理的報告會議，分析計劃與績效偏差;每年度一次全員總結(jié)報告，回顧過去展望未來。
2、其次是確定度量績效的指標(biāo)。
若績效可以計件，當(dāng)然最好，加工了多少產(chǎn)品，運輸了多少噸貨，打印了多少字?jǐn)?shù)，簡單明了。如果績效不能計件，還可以用百分比衡量，例如筑路工程完成50%，管道安裝完成了80%，修房子完成了30%，也容易度量?？墒强傆行┕ぷ髁坎痪獾捻椖浚葻o法用計件也無法用百分比來衡量。例如科研開發(fā)項目，軟件編程項目等，研發(fā)人員腦袋沒開竅，十天半個月毫無進展，但是腦袋一開竅，只須捅破窗戶紙的功夫就大功告成。
這類科技項目的績效跟蹤度量問題，至今仍是項目管理界所面臨的難題，目前只能采取里程碑度量法，把一些關(guān)鍵任務(wù)點設(shè)置為里程碑，然后用一系列里程碑組成的實施過程來度量績效進度。在項目成本管理的章節(jié)中，我們還將介紹一種項目管理獨特的績效跟蹤工具，掙值分析法。這種方法是把進度與成本績效指標(biāo)捆綁在一起進行考察分析，甚至用貨幣單位來衡量進度指標(biāo)，讓進度計劃和成本計劃互為尺度，其優(yōu)點不言而喻。
3、第三是績效信息的采集方式。
自下而上的方式通常是報告制度，報告又有很多種形式，有口頭匯報、書面匯報、會議匯報等;書面匯報可以是文字報告、統(tǒng)計報表、圖像演示等。自上而下的績效跟蹤可以是定期考察、隨機抽查、分段驗收等。關(guān)于績效信息的具體采集方法，我們將在信息溝通管理的章節(jié)中詳細(xì)討論。
4、最后是績效信息處理方式。
首先要分析績效信息，找出需要糾偏的地方，接著用計劃的尺度對績效信息進行評估，確定采取何種糾偏措施。如果需要修改工期計劃，則需要將調(diào)整措施納入新的計劃，最后還需要對調(diào)整措施的功效和后續(xù)影響進行評估。
時間管理不存在實施這個階段，因為誰也無法左右時間的流速和流向，面對時間人類只能被動地計劃和控制。在計劃階段我們已經(jīng)打造了一把計劃的尺子，到了實施階段就是要如何來適用這把尺子，到了控制階段，剩下的問題就是如何跟蹤項目實施過程中的績效信息，以便確定現(xiàn)實情況是否偏離了工期計劃尺度，偏離了多遠(yuǎn)。