很多項目經(jīng)理人往往會陷入“忙”的誤區(qū)，認(rèn)為“忙”是事業(yè)成功的必要代價，甚至陷入一種“嗜忙”的狀態(tài)，一刻都閑不下來——這就是我們通常說的“工作狂”。
然而，這種“忙”真的是有效率么?
回答這個問題很簡單，把你一天處理的事情記錄一下，看看哪些事情是產(chǎn)生績效的，哪些是沒有產(chǎn)生績效的。結(jié)果可能會嚇你一跳。很多所謂忙碌的事情，其實產(chǎn)生的績效很低，很多忙碌是沒有價值的。有時候的問題在于，你處理事情的效率太低了，因此只好依靠延長工作時間來解決問題。這兩個誤區(qū)沒處理好，就可能導(dǎo)致很多人忙碌不堪而沒有績效了。
管理時間是每一個職場人士的必修課，可惜很多人都不及格。
首先，管理自己的時間也要有戰(zhàn)略觀念，那就是：你的目標(biāo)是什么?沒有清晰的目標(biāo)，從技術(shù)層面去談時間管理，很容易滑落到有效率沒效果的誤區(qū)。所以，要管理好自己的時間，第一個要問的問題是：我要去往哪里?然后，你的所有時間都應(yīng)該是為這個目標(biāo)服務(wù)的，這樣的時間管理才有意義。
在時間管理這個問題上，《哈佛商業(yè)評論》發(fā)表過很多時間管理方面的經(jīng)典文章，其中最經(jīng)典的兩篇是《誰背上了猴子》和《管理能量，而非時間》。這兩篇文章被重新印刷過很多次，值得每個項目經(jīng)理人反復(fù)閱讀?？戳诉@兩篇文章，你就知道如何利用好時間，把時間當(dāng)作你的朋友，而不是把時間塞得滿滿的，把自己搞得筋疲力盡。
在《誰背上了猴子》一篇文章中，關(guān)鍵思想在于：你不要什么事情都要做。做那些你不得不做的事情，然后把其他事情更好的授權(quán)給他人來做。而在《管理能量，而非時間》一文中，則強調(diào)要調(diào)整自己的工作和生活習(xí)慣，在精力最旺盛的時候處理最重要的事情，保證自己最有工作效率，所謂的“要事第一”。處理好這兩件事情，你就不會覺得那么忙碌了。
《哈佛商業(yè)評論》采訪了工作效能專家——戴維·艾倫和托尼·施瓦茨，他們都強調(diào)了提高專注力、排除各種干擾(尤其是電子郵件的干擾)對于提升工作效率的重要性。如何更合理地安排工作，提高工作效率，排遣精神壓力，是每位管理者和員工共同關(guān)心的話題。個體的工作效率會在未來影響整個團隊的績效和業(yè)績。
戴維·艾倫發(fā)明了“GTD工作法”——先列出工作清單，逐項推進的效能管理方法。戴維·艾倫認(rèn)為，影響工作效率的最大阻礙是，人們既沒有明確工作事項，也沒有具體落實，事情就一直縈繞在心頭，造成了巨大的精神壓力，卻沒有進展。因此，最好用記錄的方式，將頭腦中的任務(wù)移出來，安排好每一步行動，做到心無掛念，集中精力做好手頭的事情。
托尼·施瓦茨則認(rèn)為，人的能量包括四個基本層面——身體、情緒、思維、精神。他建議人們合理管理自己的能量，在一段時間的高度專注之后，要適當(dāng)休息，做到能量的平衡。在他看來，工作應(yīng)當(dāng)是一段一段的“短跑”，而不是馬拉松似的“長跑”，在緊張工作90分鐘后稍事休息，就能恢復(fù)能量，從而保持最佳狀態(tài)。
托尼·施瓦茨認(rèn)為，90%的人一上班就查收電子郵件，這等于把工作安排的主動權(quán)交給了別人。人們之所以對查收電郵上癮，原因是這不費勁，回復(fù)郵件讓人覺得短時間內(nèi)做了不少事情。而且，能收到郵件說明別人需要你，被需要的感覺挺不錯。為了避免受到電子郵件的干擾，一個人應(yīng)該每天定