項目溝通管理是指在項目的進(jìn)程中，為了確保及時與恰當(dāng)?shù)貏?chuàng)建、搜集、發(fā)布、存儲，與最終處理項目信息所需的過程。它在企業(yè)的項目管理中經(jīng)常出現(xiàn)，對項目的實施和目標(biāo)實現(xiàn)有著至關(guān)重要的影響。
十幾歲的時候，有天媽媽說要做皮蛋拌豆腐給我吃，緊接著讓我買點雞蛋回來。我猶豫了一下，看她忙沒有再問，雞蛋買回來之后，她卻生氣了：“明明知道是做皮蛋拌豆腐，你買雞蛋干嘛?”我不服氣：“是你說的要買雞蛋啊!”媽媽說：“明顯是我說錯了，但是你想也該想得到啊!”我：“我以為你是有別的用?！?/span>
假如說“做皮蛋拌豆腐”這件事情是一個臨時性項目的話，那么這個項目就因為溝通的問題而導(dǎo)致失敗。在仟吉接觸項目管理以來，對項目管理溝通問題深有感觸，每當(dāng)此時，我便想起這個故事來提醒自己。
我根據(jù)個人經(jīng)驗總結(jié)了幾個常見的項目管理溝通問題以及對應(yīng)的改善建議，希望對大家有所幫助。
1、常犯“我以為”的錯誤
在項目經(jīng)理與項目發(fā)起人、項目成員以及其他相關(guān)方溝通的過程中，信息發(fā)布方表達(dá)不明確，信息接收方執(zhí)行不思考，雙方溝通往往也是“只打一個來回”。以為溝通過，別人就清楚了;以為沒有反饋就是沒有意見了，等到驗收成果的時候才發(fā)現(xiàn)問題。特別是跨部門的溝通，無論是口頭還是書面，更要注意雙方是否理解一致，必要時可以“多打兩個來回”。
2、不敢與高層直接溝通
像上面的例子，我看媽媽太忙，而不敢多問。不少的項目經(jīng)理在職能層級上比項目發(fā)起人或者項目總監(jiān)低，所以經(jīng)常出現(xiàn)項目經(jīng)理或者成員不敢直接找高層或其他部門經(jīng)理溝通;即使有一些想法建議，思考很久才敢提出來，白白延誤了好時機。
我認(rèn)為在項目管理的實踐中，特別是對于跨部門較多的項目，項目經(jīng)理要敢于“管理”公司高層，選擇適當(dāng)時機，就項目問題和高層進(jìn)行直接溝通?？赡懿糠猪椖拷?jīng)理擔(dān)心不知如何與高層溝通，因為高層的思維是較發(fā)散和概要的，如果詳談解決方案等細(xì)節(jié)問題，估計很難交流。這里也要求項目經(jīng)理要對問題有很好的總結(jié)歸納及分析能力，能夠拿出給高層做決策所參考的建議或者方案。
3、在項目計劃階段溝通太少
計劃階段由項目經(jīng)理一人或少數(shù)成員完成，底層工作包的責(zé)任成員往往不清楚所做任務(wù)與總目標(biāo)的關(guān)系。在開項目啟動會時應(yīng)該全員參加，把握好最開始的溝通時機，讓每個任務(wù)責(zé)任人清楚任務(wù)目標(biāo)和各任務(wù)之間的聯(lián)系，可以給后期的溝通減少很多的困難。
4、不重視項目溝通計劃
在項目實施的過程中經(jīng)常出現(xiàn)這樣的情況：
(1)需要某個負(fù)責(zé)人參加某項工作的討論或者決策，但因為沒有提前計劃，到時約不到人，結(jié)果推遲等待，無謂的增長滯后時間;
(2)發(fā)布的信息和通知，相關(guān)責(zé)任人表示不了解不清楚;
(3)項目成員交付作業(yè)的方式和時間沒有標(biāo)準(zhǔn)等等。
根據(jù)我的經(jīng)驗和教訓(xùn)，在項目計劃階段要制定科學(xué)的溝通計劃，包括不同溝通對象需要的信息以及信息發(fā)布頻率等。只有把溝通計劃做好，什么時候什么任務(wù)需要采取什么方式，和誰溝通，并明確溝通目的，才能在執(zhí)行控制階段更好的把握項目不出現(xiàn)偏差，即便出現(xiàn)緊急事件時可以及時反饋或進(jìn)行調(diào)整。
5、欠缺適當(dāng)?shù)臏贤记?/span>
執(zhí)行溝通計劃，看上去很簡單，每個項目都可以依此模式套用，但實際上很多項目在執(zhí)行中都會出現(xiàn)溝通問題。作為兼職的項目經(jīng)理，我們不是管理專家，雖然不用在溝通技巧中耗費太多時間，但也要掌握適當(dāng)?shù)臏贤记桑饕菍θ藢κ碌拿舾卸?。我認(rèn)為項目經(jīng)理應(yīng)該具備這樣的能力，能夠針對具體事情判斷是單獨溝通、
書面溝通或是口頭溝通，還是需要適當(dāng)借力更有效。
我認(rèn)為項目經(jīng)理應(yīng)該首先是一個積極主動的溝通者，其次是能夠制定科學(xué)的溝通計劃，最后才是掌握一定的溝通方法和技巧，從而才能在最大程度上保障項目的成功。識別和管理項目利益相關(guān)方的需求和期望并實現(xiàn)主要利益相關(guān)方的滿意度最大化，是項目成功的標(biāo)志;而“溝通”在此過程中扮演著至關(guān)重要的角色。