項(xiàng)目中哪些該做，哪些不該做，做到什么程度，都是由“范圍管理”來(lái)決定的。做過(guò)項(xiàng)目的人可能都會(huì)有這樣的經(jīng)歷：一個(gè)項(xiàng)目做了很久，感覺(jué)總是做不完，就像一個(gè)“無(wú)底洞”。實(shí)際上，這里就涉及“范圍管理”。那么，到底什么是“范圍管理”，請(qǐng)跟我們一塊來(lái)揭開(kāi)謎底。
幾年前，我和一位同事在外地共同參與一個(gè)軟件項(xiàng)目的開(kāi)發(fā)。項(xiàng)目本身并不算很大，開(kāi)始的需求調(diào)研進(jìn)行了很長(zhǎng)時(shí)間，期間不但幾乎拜訪(fǎng)了所有部門(mén)，還與用戶(hù)反復(fù)討論，征求意見(jiàn)，需求文檔幾易其稿。即便這樣仍然有許多不確定因素，搞得人心煩意亂。當(dāng)時(shí)我牢騷很多，總覺(jué)得又花時(shí)間似乎還沒(méi)真正做事。
我的同事經(jīng)驗(yàn)比較豐富，他給我說(shuō)了一個(gè)他自己的親身經(jīng)歷。那時(shí)候他在深圳參與一個(gè)證券項(xiàng)目，當(dāng)時(shí)軟件開(kāi)發(fā)管理非常不規(guī)范，基本上是了解需求后就編程序，根本沒(méi)有太多的交流，需求文檔就更沒(méi)有了。系統(tǒng)開(kāi)發(fā)出以后，用戶(hù)不斷提出新需求。每天追著開(kāi)發(fā)人員解決問(wèn)題，項(xiàng)目實(shí)際是一個(gè)無(wú)底洞，沒(méi)完沒(méi)了地往下做，按他的說(shuō)法是項(xiàng)目成員“肥的拖瘦，瘦的拖死”，實(shí)在做不下去只能跑了。
這個(gè)故事剛聽(tīng)起來(lái)感覺(jué)非?？尚Γ?dāng)我自己真正做項(xiàng)目負(fù)責(zé)人時(shí)才體會(huì)到這其實(shí)是一個(gè)項(xiàng)目范圍管理的問(wèn)題。上面提到我所參與的項(xiàng)目中花費(fèi)大量時(shí)間用于需求調(diào)研也是為了確定項(xiàng)目范圍。作為一個(gè)合格的項(xiàng)目經(jīng)理，切記要準(zhǔn)確控制好項(xiàng)目范圍。孫子兵法中提到“知己知彼，百戰(zhàn)不殆”，在一個(gè)項(xiàng)目中我們應(yīng)該知道對(duì)方需要什么，自己要做什么，這是項(xiàng)目成功的基礎(chǔ)所在。那么，首先要明確的是項(xiàng)目范圍管理中的范圍是如何定義的?
1、什么是范圍?
我們知道項(xiàng)目是為完成產(chǎn)品或服務(wù)所做的一次性努力。因此在這里，范圍的概念包含兩方面，一個(gè)是產(chǎn)品范圍，即產(chǎn)品或服務(wù)所包含的特征或功能，另一個(gè)是項(xiàng)目范圍，即為交付具有規(guī)定特征和功能的產(chǎn)品或服務(wù)所必須完成的工作。在確定范圍時(shí)首先要確定最終產(chǎn)生的是什么，它具有哪些可清晰界定的特性。要注意的是特性必須要清晰，以認(rèn)可的形式表達(dá)出來(lái)，比如文字、圖表或某種標(biāo)準(zhǔn)，能被項(xiàng)目參與人理解，絕不能含含糊糊、模棱兩可，在此基礎(chǔ)之上才能進(jìn)一步明確需要做什么工作才能產(chǎn)生所需要的產(chǎn)品。也就是說(shuō)產(chǎn)品范圍決定項(xiàng)目范圍。
舉例說(shuō)明可能會(huì)更好理解一些。假設(shè)你在一家培訓(xùn)公司做培訓(xùn)專(zhuān)員，負(fù)責(zé)組織一次PMP(美國(guó)項(xiàng)目管理專(zhuān)業(yè)人員認(rèn)證)考前培訓(xùn)。那么我們完全可以把這項(xiàng)工作當(dāng)成一個(gè)項(xiàng)目來(lái)管理，如何確定產(chǎn)品范圍和項(xiàng)目范圍呢?培訓(xùn)產(chǎn)生的不是有形的產(chǎn)品，而是無(wú)形的服務(wù)。組織PMP考前培訓(xùn)的目的是講授項(xiàng)目管理體系基礎(chǔ)知識(shí)，提高學(xué)員的項(xiàng)目管理理論水平，為參加PMP考試做準(zhǔn)備，這就是產(chǎn)品范圍。如果學(xué)員突然提出想獲得如何提高企業(yè)核心競(jìng)爭(zhēng)力的知識(shí)，很明顯此內(nèi)容不在本項(xiàng)目的產(chǎn)品范圍之內(nèi)。有了明確的產(chǎn)品范圍，接下來(lái)就可以確定為達(dá)到這個(gè)目的需要做哪些工作，即項(xiàng)目范圍。首先要聘請(qǐng)知名的項(xiàng)目管理權(quán)威專(zhuān)家，擬訂授課內(nèi)容，根據(jù)授課內(nèi)容準(zhǔn)備學(xué)員教材，聯(lián)絡(luò)舒適的培訓(xùn)地點(diǎn)，安排好學(xué)員食宿。開(kāi)始培訓(xùn)也并非萬(wàn)事大吉，每天都要與學(xué)員交流，聽(tīng)取他們的意見(jiàn)并反饋給老師，甚至學(xué)員的日常起居都要過(guò)問(wèn)。由于PMP考試是英文試題，而模擬習(xí)題都是中文，假設(shè)某些學(xué)員希望講解一些英文題以避免翻譯帶來(lái)的理解偏差，這時(shí)老師就要多講一些內(nèi)容，產(chǎn)品范圍有所擴(kuò)大，但從總的培訓(xùn)目標(biāo)看是合理的。
2、如何做好范圍管理?
范圍管理保證項(xiàng)目包含了所有要做的工作而且只包含要求的工作，它主要涉及定義并控制哪些是項(xiàng)目范疇內(nèi)的，哪些不是。范圍管理的基本內(nèi)容包括：項(xiàng)目啟動(dòng)、范圍計(jì)劃編制、范圍核實(shí)、范圍變更控制