許許多多的項(xiàng)目管理培訓(xùn)，也總是告訴項(xiàng)目經(jīng)理要具備這樣那樣的素質(zhì)和能力，包括溝通能力，項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)建設(shè)及人力資源管理能力，領(lǐng)導(dǎo)能力，等等，要求高而全，更多的項(xiàng)目經(jīng)理在無所適從中選擇了從自身優(yōu)勢出發(fā)，如行業(yè)知識(shí)不多或技術(shù)能力不強(qiáng)的，就更多地看重溝通能力，認(rèn)為通過良好溝通就可以搞好項(xiàng)目，技術(shù)能力強(qiáng)的就更多地關(guān)注技術(shù)問題，以技術(shù)語言組織項(xiàng)目，不能站在客戶角度或使用客戶容易理解的語言進(jìn)行溝通。
我們經(jīng)常遇見這樣的一些情況：在系統(tǒng)集成實(shí)際工作中，遇到過這樣的項(xiàng)目經(jīng)理，他們溝通能力很強(qiáng)，有親和力，特別能夠與客戶保持很好的關(guān)系，但仔細(xì)分析，發(fā)現(xiàn)他們在項(xiàng)目執(zhí)行中實(shí)際上沒有細(xì)致的分解和計(jì)劃，往往以客戶關(guān)系為導(dǎo)向，以一些關(guān)鍵時(shí)間點(diǎn)為監(jiān)控點(diǎn)，進(jìn)行粗放的項(xiàng)目管理，經(jīng)常還會(huì)以自己巧妙的溝通而自喜;也遇到過這樣的項(xiàng)目經(jīng)理，他們技術(shù)能力很強(qiáng)，有一定的計(jì)劃和組織能力，但是他們的計(jì)劃往往太側(cè)重于技術(shù)方面，不能為客戶理解，得不到客戶的認(rèn)可和支持，執(zhí)行項(xiàng)目困難重重。
這些情況都存在一個(gè)問題，就是沒有做好項(xiàng)目的計(jì)劃。
1、計(jì)劃的重要性
其實(shí)，在PMBOK中，對(duì)于項(xiàng)目計(jì)劃過程及重要性描述的很清楚，只是許多人在工作中忽略了，沒有按照項(xiàng)目管理的過程管理和組織項(xiàng)目，而是繼續(xù)沿用自己的經(jīng)驗(yàn)。
沒有全面細(xì)致的計(jì)劃，僅有里程碑式的粗略計(jì)劃，不足以以此指導(dǎo)項(xiàng)目執(zhí)行和控制，對(duì)項(xiàng)目的進(jìn)度情況難以判斷;
計(jì)劃不細(xì)致，不全面，資源難以落實(shí)，成本不易控制，溝通也只能停留在表面問題上，更多的是發(fā)現(xiàn)問題時(shí)才知道溝通什么。往往會(huì)使項(xiàng)目經(jīng)理疲于應(yīng)付。
2、如何編制計(jì)劃
在實(shí)際的項(xiàng)目管理過程中，可以按照下面的步驟編制項(xiàng)目計(jì)劃。
首先明確項(xiàng)目的目標(biāo)和要求。對(duì)目標(biāo)和要求的理解及描述不能只站在自己一方，而要關(guān)注用戶的立場，與用戶的需求掛起鉤來，才能很好地與用戶溝通并達(dá)成一致。同時(shí)，要搞清楚完成項(xiàng)目目標(biāo)給定了哪些條件。
第二步，根據(jù)項(xiàng)目的目標(biāo)和要求，確定項(xiàng)目的工作范圍及不在范圍內(nèi)的工作。工作范圍的確定需要用到WBS，即工作分解結(jié)構(gòu)，對(duì)于工作范圍定義來說，分解到工作包即可。
第三步，根據(jù)工作范圍定義，繼續(xù)分解完成各工作包需要的活動(dòng)，根據(jù)活動(dòng)間的關(guān)系排出活動(dòng)先后順序，估計(jì)活動(dòng)所需時(shí)間，確定活動(dòng)需要的資源，即可作出項(xiàng)目時(shí)間進(jìn)度計(jì)劃。同時(shí)，也可編制出初步的資源計(jì)劃;
第四步，有了進(jìn)度計(jì)劃和資源計(jì)劃，根據(jù)完成項(xiàng)目活動(dòng)所需資源情況，即可進(jìn)行費(fèi)用預(yù)算和分配，得到項(xiàng)目費(fèi)用計(jì)劃;
第五步，根據(jù)進(jìn)度計(jì)劃，資源計(jì)劃以及費(fèi)用計(jì)劃，可以確定哪些資源滿足，哪些資源需要通過采購而取得，哪些資源采購更合算，什么時(shí)候需要什么資源，從而得到項(xiàng)目采購計(jì)劃。
第六步，需要考慮項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)，項(xiàng)目的風(fēng)險(xiǎn)管理主要有風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別，分析和應(yīng)對(duì)，首要的是風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別，風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別實(shí)際上是對(duì)照項(xiàng)目的目標(biāo)和工作范圍，找出影響目標(biāo)完成的可能因素，然后再分析這些因素發(fā)生的可能性及影響程度，最后，制定出應(yīng)對(duì)計(jì)劃。
第七步，編制質(zhì)量計(jì)劃和溝通計(jì)劃;
第八步，將以上計(jì)劃整合，平衡資源和其他因素，形成項(xiàng)目整體計(jì)劃。
3、如何進(jìn)行工作分解
遵循以上步驟，可以編制出項(xiàng)目整體計(jì)劃，這個(gè)項(xiàng)目計(jì)劃涉及到PMBOK所講到的九大知識(shí)領(lǐng)域，可以說，這個(gè)計(jì)劃夠全面了。但是，這個(gè)計(jì)劃是否能夠細(xì)致而全面，有一個(gè)前提條件，就是工作分解能力。層次不清，分解不細(xì)，該想到的沒想到，出來的計(jì)劃可想而知。
有效的工作分解應(yīng)該注意以下三點(diǎn)：