要讓項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)人員只能從一些人員的小報(bào)告來了解情況，而小報(bào)告中因項(xiàng)目的推進(jìn)，對(duì)各部門和各人的工作方式會(huì)產(chǎn)生較大的改變，難免會(huì)有一些抵觸情緒，往往是些對(duì)項(xiàng)目不利的信息，而借助周報(bào)會(huì)，著眼于項(xiàng)目整體進(jìn)行報(bào)告，可以更多的傳達(dá)項(xiàng)目正面的信息，利于項(xiàng)目的推進(jìn)。
做為周報(bào)的延伸，每個(gè)月度，還應(yīng)該召開一次大規(guī)模的月度總結(jié)會(huì)，在更大范圍內(nèi)傳播項(xiàng)目情況。另外說明下，做為例會(huì)，是要求客戶每天要開的，無論實(shí)施顧問是否在現(xiàn)場(chǎng)，而周報(bào)告配合實(shí)施顧問在現(xiàn)場(chǎng)的時(shí)間會(huì)好些。月度的總結(jié)會(huì)議，雙方項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)小組成員都應(yīng)參加。注意，所有會(huì)議之前，應(yīng)就會(huì)議通報(bào)內(nèi)容達(dá)成一致，要求在會(huì)前安排時(shí)間與項(xiàng)目組主要領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行簡單溝通，這點(diǎn)非常重要，這也是顧問要掌握的“如何組織和召開會(huì)議”的一個(gè)基本技能要求了。
例會(huì)和周報(bào)制度可以視做一個(gè)項(xiàng)目組雙方溝通的平臺(tái)，如果沒有這個(gè)平臺(tái)，客我雙方項(xiàng)目組人員往往會(huì)陷于茫茫大海中，為解決問題而解決問題，不知道何時(shí)才有實(shí)施完成之時(shí)，容易喪失目標(biāo)，丟失方向，對(duì)項(xiàng)目的進(jìn)展極為不利。
在一些項(xiàng)目中，會(huì)出現(xiàn)這樣一個(gè)情況：整個(gè)項(xiàng)目從頭至尾沒有一份正式的檢查與報(bào)告，到項(xiàng)目結(jié)束時(shí)，客戶項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)小組長收到一份項(xiàng)目驗(yàn)收?qǐng)?bào)告，要其簽字認(rèn)可實(shí)施工作完成。試想，如果你是這位領(lǐng)導(dǎo)，你會(huì)簽這個(gè)字嗎？
4.做好檢查和總結(jié)工作
在PDCA理論中，首先確定方針和目標(biāo)，確定活動(dòng)計(jì)劃，然后就是執(zhí)行，實(shí)現(xiàn)計(jì)劃中的內(nèi)容，接著是檢查，總結(jié)執(zhí)行計(jì)劃的結(jié)果，注重效果，找出問題，再行動(dòng)，對(duì)總結(jié)檢查的結(jié)果進(jìn)行處理，成功的經(jīng)驗(yàn)加以肯定并適當(dāng)推廣、標(biāo)準(zhǔn)化；失敗的教訓(xùn)加以總結(jié)，以免重現(xiàn)，未解決的問題放到下一個(gè)PDCA循環(huán)中。
同樣，項(xiàng)目管理知識(shí)體系PMBOK（Project Management Body of Knowledge）的五個(gè)過程組：啟動(dòng)、規(guī)劃、執(zhí)行、控制和收尾中，在做好項(xiàng)目規(guī)劃后，接下來也是執(zhí)行，然后呢？它也是有一個(gè)控制的過程，要采取項(xiàng)目績效測(cè)量手段并且分析和確定項(xiàng)目是否符合項(xiàng)目計(jì)劃的過程，如果發(fā)現(xiàn)項(xiàng)目開展工作出現(xiàn)了偏差，就會(huì)采取糾正措施使項(xiàng)目活動(dòng)符合項(xiàng)目計(jì)劃。這可能會(huì)需要再次審核規(guī)劃的過程以便再次確認(rèn)項(xiàng)目的目標(biāo)。
在項(xiàng)目，可以每周對(duì)整個(gè)項(xiàng)目的推行情況進(jìn)行一次檢查，檢查工作不僅僅只是在里程碑的節(jié)點(diǎn)時(shí)才需要做的！檢查要結(jié)合下面講的“建立并執(zhí)行周報(bào)和月度報(bào)告制度”，在每次檢查后要及時(shí)召開項(xiàng)目小組會(huì)議。
我們不難發(fā)現(xiàn)，項(xiàng)目管理的過程組其實(shí)和PDCA理論一樣。可是，在實(shí)際的項(xiàng)目中，經(jīng)常會(huì)發(fā)現(xiàn)顧問沉陷于處理細(xì)節(jié)的問題了，或者說是技術(shù)性的問題，而沒有去做Check的工作，問起來，大多的回答是太忙了，沒有時(shí)間做，表達(dá)的意思是那不重要，其實(shí)是進(jìn)入了誤區(qū)了，沒有認(rèn)識(shí)到檢查的重要性：檢查是必須的，是對(duì)前期工作經(jīng)驗(yàn)和不足的總結(jié)，用來指導(dǎo)下一階段的工作，避免發(fā)生的錯(cuò)誤再次發(fā)生，促進(jìn)項(xiàng)目更順利的推行。