用戶講到的一些術(shù)語(yǔ)有可能被忽略,因?yàn)閱?wèn)得太多了,給用戶的感覺(jué)不好。但這些術(shù)語(yǔ)并沒(méi)有得到解決,怎么辦呢? 只好開(kāi)始第二次調(diào)研,回過(guò)頭來(lái)問(wèn)前面提到的術(shù)語(yǔ)。有的項(xiàng)目組這個(gè)過(guò)程可能會(huì)重復(fù)兩三遍。這時(shí),用戶的信賴感會(huì)下降,用戶會(huì)認(rèn)為這么簡(jiǎn)單的問(wèn)題還需要問(wèn)幾次? 因?yàn)槟承┬g(shù)語(yǔ)可能確實(shí)是用戶行業(yè)中的基本術(shù)語(yǔ)。這種情況下,差旅費(fèi)、顧問(wèn)費(fèi)等調(diào)研成本不斷增加,項(xiàng)目的調(diào)研時(shí)間也相應(yīng)拉長(zhǎng),而客戶的信賴感和配合程度逐漸降低。顯然,一上來(lái)就采取訪談?dòng)脩舻霓k法是不明智的。
正確的方法應(yīng)該首先請(qǐng)用戶提供能反映用戶業(yè)務(wù)的相關(guān)資料和書(shū)籍,開(kāi)始文獻(xiàn)調(diào)研。在閱讀文獻(xiàn)的過(guò)程中,對(duì)方的一些基本業(yè)務(wù)術(shù)語(yǔ)就能夠搞清楚,并且對(duì)用戶的業(yè)務(wù)流程有一個(gè)初步的認(rèn)識(shí);其次,如果需要的話,請(qǐng)用戶帶領(lǐng)項(xiàng)目組參觀用戶現(xiàn)場(chǎng)的業(yè)務(wù)流程,從而對(duì)某些字面上不容易理解的術(shù)語(yǔ)和業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)建立感性認(rèn)識(shí);第三,在此基礎(chǔ)上,可以根據(jù)文獻(xiàn)調(diào)查和實(shí)地考察中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題,有針對(duì)性地列出訪談大綱,與用戶進(jìn)行訪談。這時(shí)訪談的效率和訪談的質(zhì)量都會(huì)很高,用戶也會(huì)因?yàn)轫?xiàng)目組提到的問(wèn)題很專(zhuān)業(yè)很有針對(duì)性,從而產(chǎn)生較強(qiáng)的信賴感。
有的項(xiàng)目組訪談完后就認(rèn)為得到了用戶的真實(shí)、完整的需求,就開(kāi)始進(jìn)行項(xiàng)目的設(shè)計(jì)了。事實(shí)上,有些項(xiàng)目比較敏感,由于訪談的結(jié)果是要紀(jì)錄的,用戶為了回避自己的“風(fēng)險(xiǎn)”,會(huì)按照“官方”的口徑講話,這樣,需求就可能被扭曲,項(xiàng)目推進(jìn)過(guò)程中的風(fēng)險(xiǎn)也就種下了。正確的方法應(yīng)該是接著訪談繼續(xù)進(jìn)行第四項(xiàng),發(fā)放無(wú)記名需求調(diào)查表。由于是無(wú)記名的,一般都能收集到較真實(shí)的需求信息。
最后,由于訪談是單個(gè)進(jìn)行或按部門(mén)進(jìn)行的,每個(gè)具體的用戶或部門(mén)對(duì)于自己的業(yè)務(wù)非常清楚,而對(duì)于與其他崗位、其他部門(mén)的業(yè)務(wù)“接口”和聯(lián)系就不清楚。這時(shí),一定要請(qǐng)用戶的高層業(yè)務(wù)主管作一個(gè)用戶企業(yè)的全面業(yè)務(wù)報(bào)告,這個(gè)報(bào)告應(yīng)該是總括性的,既能使項(xiàng)目組看到用戶業(yè)務(wù)的全貌,也能看到各部門(mén)、各崗位之間的聯(lián)系或接口。
從上面的論述可知,正確的需求調(diào)研方法既可以了解到真實(shí)、完整的用戶需求信息,也可以確立客戶的信心,節(jié)約項(xiàng)目的成本,大大縮短項(xiàng)目的調(diào)研時(shí)間。這就是為什么有的項(xiàng)目組花三個(gè)月甚至半年也沒(méi)有將需求調(diào)研清楚,而掌握了正確的方法的項(xiàng)目組可能一個(gè)月就得到了高質(zhì)量的需求。調(diào)研時(shí)間縮短了,設(shè)計(jì)、實(shí)施的時(shí)間就比較富裕了。如果調(diào)研時(shí)間拉得很長(zhǎng),甘特圖、網(wǎng)絡(luò)圖再有威力,恐怕也縮短不了那么多的進(jìn)度! 我們可以用數(shù)字來(lái)說(shuō)明。假設(shè)一個(gè)項(xiàng)目總工期為12 個(gè)月。如果我們需求調(diào)研就花了3 個(gè)月,那實(shí)際上設(shè)計(jì)階段和實(shí)施階段只有9 個(gè)月了。而如果我們只花1 個(gè)月時(shí)間調(diào)研,那實(shí)際上設(shè)計(jì)階段和實(shí)施階段就延長(zhǎng)至11 個(gè)月了。很顯然,要想通過(guò)甘特圖、網(wǎng)絡(luò)圖這樣的項(xiàng)目管理工具調(diào)整出2 個(gè)月的有效時(shí)間,那是很難的。
三、縮短團(tuán)隊(duì)組建與磨合時(shí)間有助于加快進(jìn)度
任何一個(gè)項(xiàng)目組從接受任務(wù)到任務(wù)完成、團(tuán)隊(duì)解散,項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)一般都會(huì)經(jīng)歷五個(gè)階段:組建階段,磨合階段,正規(guī)階段,表現(xiàn)階段,解散階段。
在組建階段(又叫形成階段) ,項(xiàng)目組成員從各個(gè)方面抽調(diào)或招募而來(lái),每個(gè)人在這一階段都有許多疑問(wèn):我們的目的是什么? 其他團(tuán)隊(duì)成員的技術(shù)、人品都怎么樣? 每個(gè)人都急于知道他們能否與其他成員合得來(lái),擔(dān)心他們?cè)陧?xiàng)目中的角色是否會(huì)與他們的個(gè)人興趣及職業(yè)發(fā)展相一致。這一階段項(xiàng)目成員的情緒特點(diǎn)包括激動(dòng)、希望、懷疑、焦急和猶豫。
進(jìn)入磨合階段(又叫震蕩階段) ,項(xiàng)目成員們開(kāi)始運(yùn)用技能著手執(zhí)行分配到的任務(wù),開(kāi)始緩慢推進(jìn)工作?，F(xiàn)實(shí)也許會(huì)與個(gè)人當(dāng)初的設(shè)想不一致。例如,任務(wù)比預(yù)計(jì)的更繁重或更困難,成本或進(jìn)度計(jì)劃的限制可能比預(yù)計(jì)的