風(fēng)險(xiǎn)及其對(duì)策作為風(fēng)險(xiǎn)管理計(jì)劃中必要的風(fēng)險(xiǎn)內(nèi)容，并切實(shí)評(píng)估相應(yīng)對(duì)策的有效性和可行性。
問(wèn)題五：溝通意識(shí)問(wèn)題
相關(guān)人員：項(xiàng)目經(jīng)理、項(xiàng)目組成員
問(wèn)題說(shuō)明：在項(xiàng)目中一些重要信息沒(méi)有進(jìn)行充分和有效的溝通。在制定計(jì)劃、意見(jiàn)反饋、情況通報(bào)、技術(shù)問(wèn)題或成果等方面與相關(guān)人員的溝通不足，造成各做各事、重復(fù)勞動(dòng)，甚至造成不必要的損失;有些人沒(méi)有每天定時(shí)收郵件的習(xí)慣，以至于無(wú)法及時(shí)接收最新的信息。
問(wèn)題點(diǎn)評(píng)：項(xiàng)目溝通管理指出：“管理者要用70%的時(shí)間用于與人溝通，而項(xiàng)目經(jīng)理需要花費(fèi)90%或更多的時(shí)間來(lái)溝通”。和問(wèn)題三的情況類似，在軟件企業(yè)中，項(xiàng)目經(jīng)理大多是技術(shù)骨干，而項(xiàng)目組成員也都是“高科技人員”，都具有“從專業(yè)或?qū)W術(shù)出發(fā)、工作自主性大、自我欣賞、以自我為中心”等共同的特點(diǎn)。因此妨礙溝通的因素主要是“感覺(jué)和態(tài)度問(wèn)題”，也就是溝通意識(shí)和習(xí)慣的問(wèn)題。
在系統(tǒng)的實(shí)施階段或軟件開(kāi)發(fā)的試運(yùn)行階段，項(xiàng)目成員基本上是持續(xù)是在客戶方進(jìn)行工作，這種情況非常容易忽視溝通。項(xiàng)目組與組織之間、項(xiàng)目組與項(xiàng)目組成員之間，甚至同一個(gè)項(xiàng)目組的不同成員之間，都有可能在不同的地點(diǎn)，如果沒(méi)有足夠的溝通意識(shí)和溝通制度、溝通工具，就有可能造成信息不暢，從而加大項(xiàng)目失敗的風(fēng)險(xiǎn)。即使都在公司內(nèi)部也應(yīng)做到及時(shí)溝通。所以項(xiàng)目經(jīng)理不但自己要把工作重點(diǎn)放在溝通，善于溝通，還要引導(dǎo)、約定整個(gè)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)進(jìn)行及時(shí)充分的溝通。
解決方案：制定有效的溝通制度和溝通機(jī)制，對(duì)由于缺乏溝通而造成的事件進(jìn)行通報(bào)作為教訓(xùn)提醒，以提高溝通意識(shí);溝通方式應(yīng)根據(jù)內(nèi)容而多樣化，講究有效率的溝通;通過(guò)制度規(guī)定對(duì)由于未及時(shí)收取郵件而造成損失的責(zé)任歸屬;對(duì)于特別重要的內(nèi)容要采用多種方式進(jìn)行有效溝通以確保傳達(dá)到位，例如除發(fā)送郵件外還要電話提醒、回執(zhí)等，重要的內(nèi)容還要通過(guò)舉行各種會(huì)議進(jìn)行傳達(dá)。