非例行溝通就是在項(xiàng)目過程中進(jìn)行的非正式溝通，可能是跟客戶，也可能是與項(xiàng)目組成員或者自公司的利害干系人。
(三)項(xiàng)目溝通管理模型
一個(gè)完整的溝通管理體系模型至少應(yīng)包括以下四個(gè)方面：溝通管理計(jì)劃編制、信息分發(fā)、績效報(bào)告和項(xiàng)目干系人管理。這四個(gè)過程彼此之間不但相互作用，而且也與其它知識領(lǐng)域的過程相互作用。
1. 溝通管理計(jì)劃就是確定項(xiàng)目利益者對信息和溝通的需求，是對項(xiàng)目整個(gè)生命周期中信息溝通的內(nèi)容、方式和渠道等各個(gè)方面的計(jì)劃與管理。制定溝通管理計(jì)劃是項(xiàng)目溝通管理中的第一個(gè)過程，其核心是項(xiàng)目利益相關(guān)者分析，主要搞清楚3WH的問題(Who，What，When，How)，即誰，需要什么信息，何時(shí)需要，怎樣傳遞。
2.信息分發(fā)就是指在合適的時(shí)間，通過合適的方式將合適的信息提供給合適的人?？梢哉f，及時(shí)有效地將信息發(fā)送給所需要的人是項(xiàng)目溝通成功的關(guān)鍵。溝通技巧、信息分發(fā)系統(tǒng)、信息檢索系統(tǒng)和項(xiàng)目記錄是信息分發(fā)過程中常用的四種工具和方法。在信息分發(fā)之前，還要確定信息分發(fā)(溝通)的責(zé)任人、時(shí)間、方式方法、渠道、使用權(quán)限、技術(shù)手段和反饋的方法等。
3. 績效報(bào)告是一個(gè)收集和傳播項(xiàng)目績效信息的動態(tài)過程，績效報(bào)告的輸出主要包括狀態(tài)報(bào)告、進(jìn)度報(bào)告、項(xiàng)目預(yù)測和變更請求。狀態(tài)報(bào)告是用量化的數(shù)據(jù)，從范圍、時(shí)間和成本三個(gè)方面來說明項(xiàng)目所處的狀態(tài);進(jìn)度報(bào)告是某一特定時(shí)間段工作完成情況的報(bào)告;項(xiàng)目預(yù)測是指根據(jù)項(xiàng)目當(dāng)前的情況和掌握的歷史資料、數(shù)據(jù)，對項(xiàng)目將來狀況進(jìn)行的估計(jì);變更請求是對需要或變化的情況做出的一種反應(yīng)。
4. 項(xiàng)目干系人管理是為了能夠滿足不同干系人的信息需求，解決干系人之間的問題。項(xiàng)目干系人的管理通常由項(xiàng)目經(jīng)理負(fù)責(zé)。最典型也最重要的項(xiàng)目干系人是客戶，可以利用項(xiàng)目客戶關(guān)系管理系統(tǒng)進(jìn)行管理;項(xiàng)目組成員、企業(yè)的上司也是重要的項(xiàng)目干系人，對于他們應(yīng)當(dāng)以面對面溝通為主。
二、項(xiàng)目溝通管理實(shí)施
在項(xiàng)目過程中與客戶的溝通一般屬于例行的正式溝通。按照基于用戶體驗(yàn)的軟件開發(fā)流程，為了更好的設(shè)計(jì)出基于用戶體驗(yàn)的產(chǎn)品，在開發(fā)出最終的商用產(chǎn)品之前需要進(jìn)行兩次迭代。首先是設(shè)計(jì)出低保真模型，讓用戶試用之后總結(jié)改進(jìn)意見設(shè)計(jì)出最終商用的高保真模型。
本階段是在確定項(xiàng)目計(jì)劃和項(xiàng)目范圍之前，因此在溝通的過程中應(yīng)該注意引導(dǎo)客戶，把客戶盡量往與平臺相近或者與公司整體技術(shù)架構(gòu)相近的需求上引，否則很可能導(dǎo)致項(xiàng)目難度增加，項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)增加，從而使得整個(gè)項(xiàng)目延期或者需求變更，浪費(fèi)工作量同時(shí)也浪費(fèi)資源。與傳統(tǒng)的軟件開發(fā)流程相同，在項(xiàng)目開始階段需要對客戶需求進(jìn)行澄清，這里就涉及到與客戶的需求溝通。往往在這時(shí)候，客戶對于自己提出的需求僅僅是一個(gè)概念，也不是非常清楚。通過項(xiàng)目組成員(一般是項(xiàng)目開發(fā)代表者是SE)與客戶的反復(fù)溝通最終讓客戶也明確自己提出的概念會成為一個(gè)什么模型，同時(shí)讓項(xiàng)目組成員充分了解客戶需求確保整個(gè)項(xiàng)目目標(biāo)和項(xiàng)目范圍與客戶期望沒有偏差。