企業(yè)信息化是當(dāng)前社會(huì)熱門的話題之一，雖然整個(gè)社會(huì)在企業(yè)信息化建設(shè)方面投入了大量資源，但其發(fā)展現(xiàn)狀并不令人十分滿意，很多信息系統(tǒng)利用率很低。其實(shí)，隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展，建立起一個(gè)應(yīng)用系統(tǒng)并不困難，困難的是如何讓應(yīng)用系統(tǒng)真正產(chǎn)生效益。其中，數(shù)據(jù)質(zhì)量是問(wèn)題的關(guān)鍵所在?？蛻糁艺\(chéng)度主要由企業(yè)與客戶及各方面溝通的有效性及準(zhǔn)確性來(lái)決定，系統(tǒng)運(yùn)營(yíng)效率也主要依賴于數(shù)據(jù)獲取的可靠性和及時(shí)性。而數(shù)據(jù)質(zhì)量很大程度上取決于信息化過(guò)程中數(shù)據(jù)準(zhǔn)備階段工作質(zhì)量的好壞。在此，筆者將結(jié)合自己在易飛ERP系統(tǒng)實(shí)施過(guò)程中的體會(huì)，和大家一起探討企業(yè)ERP實(shí)施過(guò)程中數(shù)據(jù)準(zhǔn)備的一些問(wèn)題。
1、基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的形態(tài)分類
企業(yè)中的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)可分為兩種：一種稱為靜態(tài)數(shù)據(jù)，所謂靜態(tài)數(shù)據(jù)是指在一段時(shí)間內(nèi)相對(duì)穩(wěn)定，一般不隨時(shí)間不同而改變的數(shù)據(jù)。以易飛為例，包括：存貨子模塊的品號(hào)基本資料，各部門、倉(cāng)庫(kù)、人員信息，采購(gòu)子模塊的供應(yīng)商信息，銷售子模塊的客戶資料，總賬子模塊的會(huì)計(jì)科目，產(chǎn)品結(jié)構(gòu)子模塊的BOM數(shù)據(jù)，生產(chǎn)過(guò)程中的加工中心、工藝路線等等。靜態(tài)數(shù)據(jù)一般比較穩(wěn)定，可以提前準(zhǔn)備。
另一種稱為動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)，動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)比靜態(tài)數(shù)據(jù)變動(dòng)頻率高，一般隨時(shí)間不同而改變，如庫(kù)存余額、總賬余額、應(yīng)收賬款余額、應(yīng)付賬款余額、未結(jié)銷售訂單、未結(jié)采購(gòu)訂單、未結(jié)工單等等。這些數(shù)據(jù)的準(zhǔn)備要以各模塊上線切換點(diǎn)的數(shù)據(jù)為準(zhǔn)。比如，計(jì)劃7月份總賬模塊上線，一般以6月末總賬余額為準(zhǔn)。
由于兩種數(shù)據(jù)類型不同，在實(shí)施中采用的數(shù)據(jù)準(zhǔn)備對(duì)策也不同。對(duì)于靜態(tài)數(shù)據(jù)，往往在實(shí)施的開始階段就應(yīng)著手準(zhǔn)備，準(zhǔn)備時(shí)間也比較長(zhǎng)，可以安排專人負(fù)責(zé)，而動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)往往在系統(tǒng)上線切換點(diǎn)之前才開始準(zhǔn)備，準(zhǔn)備時(shí)間短，因而需要投入的人力也比較多，比如有些庫(kù)存余額要經(jīng)過(guò)全面盤點(diǎn)后才能得到準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)。
2、數(shù)據(jù)準(zhǔn)備的重要性
在ERP系統(tǒng)的實(shí)施過(guò)程中，通常認(rèn)為系統(tǒng)成功三大因素按重要性排序依次為;人、數(shù)據(jù)、技術(shù)。數(shù)據(jù)作為ERP系統(tǒng)運(yùn)行的基礎(chǔ)，是實(shí)現(xiàn)信息集成的首要條件。業(yè)界曾有“三分技術(shù)、七分實(shí)施、十二分?jǐn)?shù)據(jù)”的說(shuō)法，可見數(shù)據(jù)管理的重要性。數(shù)據(jù)準(zhǔn)備也因此成為實(shí)施過(guò)程中的一個(gè)非常重要的階段。在數(shù)據(jù)準(zhǔn)備的各項(xiàng)工作中，信息編碼這項(xiàng)基礎(chǔ)工作最為復(fù)雜，其復(fù)雜程度遠(yuǎn)遠(yuǎn)超過(guò)ERP軟件提供商的想象。許多軟件應(yīng)用中出現(xiàn)的問(wèn)題并不是出于軟件本身，也不是用戶不想應(yīng)用，而是許多基礎(chǔ)數(shù)據(jù)不能正確收集，其中編碼是最大的問(wèn)題。如在物資庫(kù)存管理中，收發(fā)存并不復(fù)雜，其應(yīng)用成功的關(guān)鍵就是物資編碼和供應(yīng)商編碼工作能否做好，許多企業(yè)設(shè)備到位了，軟件安裝了，但一投入運(yùn)行，便發(fā)現(xiàn)編碼問(wèn)題難以解決，面對(duì)幾萬(wàn)、甚至幾十萬(wàn)條需要編碼的物資信息束手無(wú)策，更談不上應(yīng)用效果。當(dāng)這個(gè)問(wèn)題擴(kuò)大到整個(gè)企業(yè)，其實(shí)施難度是可想而知的。作為實(shí)施顧問(wèn)，從一開始就應(yīng)該非常重視基礎(chǔ)資料的編碼問(wèn)題，以下這些編碼原則供企業(yè)編碼時(shí)參考：
●編號(hào)應(yīng)該反映分類
●編號(hào)應(yīng)該反映順序
●變動(dòng)屬性不應(yīng)納入編號(hào)
●編號(hào)愈簡(jiǎn)短愈好
●避免采用有意義編號(hào)
●避免使用英文字母
●避免使用特殊符號(hào)
●編號(hào)長(zhǎng)度應(yīng)求一致
●編號(hào)應(yīng)有防錯(cuò)功能
實(shí)施顧問(wèn)從一開始就應(yīng)該強(qiáng)調(diào)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的重要性，并要求企業(yè)采取切實(shí)的措施來(lái)保證這一點(diǎn)，使企業(yè)從一開始就對(duì)這個(gè)問(wèn)題表現(xiàn)出極大的關(guān)注，才能保證項(xiàng)目在上線過(guò)程中不因?yàn)閿?shù)據(jù)質(zhì)量差而受到影響。
3、數(shù)據(jù)準(zhǔn)備的過(guò)程