有的項目組在訪談完后，就認為得到了用戶的真實、完整的需求，從而開始項目設(shè)計。事實上，有些IT項目比較敏感，因為訪談的結(jié)果是要記錄的，用戶為了回避自己的“風險”，會按照“官方”的口徑講話，這樣，需求就可能被扭曲。
正確的方法應(yīng)該是在訪談后，繼續(xù)進行第四項任務(wù)，即發(fā)放無記名需求調(diào)查表。由于是無記名的，一般都能收集到比較真實的需求信息。
最后，由于訪談是單個進行或按部門進行的，每個具體的用戶或部門對于自己的業(yè)務(wù)非常清楚，而對于與其它崗位、其它部門的業(yè)務(wù)“接口”就不清楚。這時，一定要請用戶單位的高層業(yè)務(wù)主管，作一個全面的業(yè)務(wù)報告，這個報告應(yīng)該是總括性的，既能使項目組看到用戶業(yè)務(wù)的全貌，也能看到各部門、各崗位之間的聯(lián)系或接口。
掌握了正確的需求調(diào)研方法的項目組，就能很快得到高質(zhì)量的需求信息，縮短調(diào)研時間，使設(shè)計和實施的時間比較富裕，從而縮短進度。
三、縮短團隊組建與磨合時間
任何一個項目組從接受任務(wù)到任務(wù)完成、團隊解散，一般都會經(jīng)歷五個階段：組建階段，磨合階段，正規(guī)階段，表現(xiàn)階段，解散階段。
組建階段(又叫形成階段)：項目組成員從各個方面抽調(diào)而來，每個人在這一階段都有許多疑問：我們的目的是什么?其他團隊成員的技術(shù)、人品都怎么樣?每個人都急于知道他們能否與其他成員合得來，擔心他們在項目中的角色，是否會與他們的個人興趣及職業(yè)發(fā)展相一致。這一階段項目成員的情緒特點包括激動、希望、懷疑、焦急和猶豫。
磨合階段(又叫震蕩階段)：項目成員開始運用技能著手執(zhí)行分配到的任務(wù)，開始緩慢推進工作。現(xiàn)實也許會與個人當初的設(shè)想不一致。例如，任務(wù)比預(yù)計的更繁重或更困難，成本或進度計劃的限制可能比預(yù)計的更緊張。成員們越來越不滿意項目經(jīng)理的指導(dǎo)或命令。在工作過程中，每個成員根據(jù)其他成員的情況，對自己的角色及職責產(chǎn)生更多的疑問。震蕩階段的特點是隊員有挫折、憤怨或者對立情緒。
正規(guī)階段(又叫規(guī)范階段)：經(jīng)受了磨合階段的考驗后，項目團隊就進入了正規(guī)階段。團隊成員之間、團隊與項目經(jīng)理之間的關(guān)系已確立好了。項目團隊逐漸接受了現(xiàn)有的工作環(huán)境，項目規(guī)程得以改進和規(guī)范化?？刂萍皼Q策權(quán)從項目經(jīng)理移交給了各活動的負責人，團隊的凝聚力開始形成，每個人覺得他是團隊的一員，他們也接受其他成員作為團隊的一部分。
表現(xiàn)階段(又叫實干階段)：這時，項目團隊積極工作，急于實現(xiàn)IT項目目標。這一階段的工作績效很高，團隊有集體感和榮譽感，信心十足。項目團隊能開放、坦誠、及時地進行溝通。團隊相互依賴度高，他們經(jīng)常合作，并盡力相互幫助。團隊能感覺到高度授權(quán)，如果出現(xiàn)技術(shù)難題，就由適當?shù)某蓡T組成臨時攻關(guān)小組，解決問題后，再將有關(guān)的知識或技巧在團隊內(nèi)部快速共享。隨著工作的進展并得到表揚，團隊獲得滿足感。個體成員會意識到為項目工作正在使他們獲得職業(yè)上的發(fā)展。
解散階段(又叫消亡階段)：隨著所有項目任務(wù)的完成，項目團隊進入解散階段，項目團隊成員面臨著重新分配。
在這五個階段中，解散階段由于項目任務(wù)已經(jīng)完成，對于項目的影響不大。對于一個項目經(jīng)理來講，一定要清楚，真正工作的階段是正規(guī)和表現(xiàn)階段。因而，項目經(jīng)理的重要職責，就是使項目團隊的組建和磨合階段的耗時盡量短，這樣，項目團隊的正規(guī)和表現(xiàn)階段的歷時就會越長，在布置任務(wù)和執(zhí)行任務(wù)時，就更加從容。
為使項目團隊組建階段的時間縮短，項目經(jīng)理一定要向團隊說明IT項目的目標，并設(shè)想出項目成功的美好前景，以及成功所產(chǎn)生的好處，公布有關(guān)IT項目的工作范圍、質(zhì)量標準、預(yù)算及進度計劃的標準和限制。項目經(jīng)理要公開討論項目團隊的組成、選擇團隊成員的原因、他們的互補能力和專門知識，以及每個人為協(xié)助完成項目目標所充當?shù)慕巧?。這樣，公開的信息就構(gòu)成一項重要的激勵——信息激勵，團隊意識就會加快形成。
為使項目團隊磨合階段的時間縮短，在這個階段，IT項目經(jīng)理要引導(dǎo)所有成員參與到IT項目計劃的制定、規(guī)章制度的制定和任務(wù)的分配中來，同時要允許成員表達他們所關(guān)注的問題。這樣，主動參與對成員來講就構(gòu)成一項重要的激勵—參與激勵，團隊成員就會更加容易接受團隊的規(guī)章制度以及分配到的工作，團隊意識就能得到進一步強化。